Mitarbeiterunterweisung: Leitfaden & Tipps für eine erfolgreiche Durchführung

Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet ihre Mitarbeiter regelmäßig über Sicherheit und Gesundheitsschutz zu unterweisen. Doch wie macht man das richtig?

Der Erfolg eines Unternehmens hängt grundsätzlich von den Fähigkeiten und der Motivation der Mitarbeiter ab. Das Wissen über Prozesse, Abläufe, Maschinenführung und Programme ist jedoch nicht alles. Wichtig ist auch, dass alle Mitarbeiter genau über berufsbedingte Gefahren aufgeklärt und dementsprechend richtig geschult werden. Eine Unterweisung dient also dazu Ihren Mitarbeitern einen Weg aufzuzeigen, wie sie sich sicherheitsbewusst und gesundheitsgerecht am Arbeitsplatz verhalten.

Wozu dient eine Mitarbeiterunterweisung genau?

Grundsätzlich unterscheidet sich eine Mitarbeiterunterweisung nicht sonderlich stark von einer Schulung oder Fortbildung. Es gibt jedoch einen kleinen Unterschied: Während Unternehmen in der Regel selbst entscheiden, welche Schulungen bzw. Fortbildungen ihre Mitarbeiter besuchen, sind regelmäßige Unterweisungen in puncto Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit laut Arbeitsschutzgesetz in §12 Absatz 1 gesetzlich vorgeschrieben. Diese sollen dazu dienen, um Mitarbeiter vor Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten und arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren zu schützen. Eine derartige Unterweisung muss immer erfolgen, wenn:

• neue Mitarbeiter/innen eingestellt oder Mitarbeiter versetzt werden
• sich die Arbeitsaufgabe bzw. der -bereich geändert hat
• neue Arbeitsmittel, -geräte oder Arbeitsabläufe eingeführt wurden.

Natürlich können Unternehmen aber auch von sich aus Mitarbeiterunterweisungen durchführen. Beispielsweise etwa, wenn das Unternehmen sicherheits- und gesundheitswidriges Verhalten bei seinen Mitarbeitern beobachtet hat oder ein Unfall passiert ist bzw. beinahe ein Unfall passiert wäre. Aber auch bei neuen Ergebnissen aus der Gefährdungsbeurteilung, gestörten Arbeitsabläufen oder auch im Falle von Änderungen bei gesetzlichen Vorgaben oder Verordnungen.

Welche Unterweisungen werden per Gesetz gefordert?

Es gibt verschiedene gesetzliche Grundlagen für eine Mitarbeiterunterweisung im Unternehmen. Zu den Gesetzen und Vorschriften, die eine Unterweisung fordern, gehören:

Wer kann eine Mitarbeiterunterweisung durchführen?

In der Regel übernimmt die Unternehmensführung die Mitarbeiterunterweisungen. Sie können sich jedoch Unterstützung mit ins Boot holen und eine befähigte sowie vertrauenswürdige Personen mit der Aufgabe betrauen. Zu diesen zählen z.B.:

• Fachkraft für Arbeitssicherheit
• Betriebsarzt/Betriebsärztin
• Hygienefachkräfte
• Brandschutzbeauftragter
• Sicherheitsbeauftragte
• Team-/Schichtdienst-/Maschinen-/Abteilungsleiter
• externe Fachkräfte (z.B. Feuerwehr, Hersteller von Geräten, Lieferanten)

Sie können sich aber auch Hilfe in Form von digitalen Lösungen suchen. Eine Lernplattform für Unternehmen ist zum Beispiel eine Online-Anwendung, die Ihren Mitarbeitern sämtliche Inhalte in verschiedenen Formaten bereitstellt. So sparen Sie personelle Ressourcen und auch Zeit bei der Organisation und Durchführung der Mitarbeiterunterweisung. Außerdem können sich Mitarbeiter die Präsentation auf diesem Wege komplett zeit- und ortunabhängig anschauen und obendrein auch noch so oft sie möchten.

Wie wird eine Unterweisung erfolgreich durchgeführt?

Sicherlich haben Sie auch schon einmal an einer Unterweisung teilgenommen und sich gedacht „Wann kommen wir denn endlich zum Ende?“. Genau dieser Gedanke sollte bei Ihren Mitarbeitern während Ihrer eigenen Mitarbeiterunterweisung nicht aufkommen. Denn dann haben Sie definitiv etwas falsch gemacht. Eine Unterweisung soll zwar dazu dienen Wissen an die Mitarbeiter weiterzugeben, aber bitte nicht so staubtrocken und langweilig, dass Ihre Angestellten froh sind, wenn die Unterweisung endlich vorbei ist. Daher sind die richtige Vorbereitung und eine optimale Durchführung der Mitarbeiterunterweisung sehr wichtig. Gehen Sie dabei einfach wie nachfolgend beschrieben vor.

Schritt 1 – Themen auswählen:

Zunächst einmal geht es bei der Vorbereitung einer Mitarbeiterunterweisung darum, die richtigen Themen zu finden. Gibt es Neuerungen, neue Arbeitsgeräte bzw. -mittel oder einen neuen Aufgabenbereich in Ihrem Unternehmen? Sind viele neue Mitarbeiter dazu gekommen, die generell zunächst einmal über potenzielle, arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren, Berufskrankheiten oder Ähnliches aufgeklärt werden müssen? Ein Thema zu finden, sollte eigentlich nicht schwer sein. Es kommt natürlich jedoch immer auf den Berufszweig an. Wer mit Maschinen, im Hygienebereich, in einer Kanine oder im Kindergarten arbeitet, muss im Vergleich zu Büroarbeitern natürlich über andere Themen unterwiesen werden. Nachfolgend eine kleine Ideenliste für Themen einer Mitarbeiterunterweisung:

• Verhalten bei Unfällen/Erste Hilfe
• Vorbeugender Brandschutz/Verhalten im Brandfall
• Arbeitskleidung/Schutzausrüstung
• Umgang mit Arbeitsmitteln, Geräten und Anlagen
• Hygiene, Infektions- und Hautschutz
• Gesundheitsfördernde Maßnahmen bei der Arbeit
• Stressprävention
• Arbeitsorganisation
• Umgang mit gefährlichen Stoffen
• Gefahrguttransport

Schritt 2 – Unterweisung formulieren:

Nun geht es darum, die Mitarbeiterunterweisung richtig vorzubereiten. Wer das zum ersten Mal macht, wird sich sicherlich ein wenig überfordert fühlen. Wie oder was soll schließlich auf welche Art und Weise vermittelt werden? Grundsätzlich kann es hilfreich sein Ziele für die Unterweisung zu formulieren. So fällt es gleich viel leichter die Inhalte zu erarbeiten. Diese Ziele könnten Beispielsweise so aussehen:

➜ Was möchte ich mit der Unterweisung erreichen?
➜ Soll ein allgemeines Thema oder ein ganz konkretes Thema durchgesprochen werden?
➜ Gibt es neue Regelungen, Gesetze, Arbeitsabläufe/-geräte, die erklärt werden müssen?
➜ Geht es darum, Fähigkeiten zu trainieren oder zu festigen?

Schritt 3 – Präsentationsmethode für die Unterweisung auswählen:

Haben Sie die Inhalte Ihrer Mitarbeiterunterweisung erarbeitet, geht es nun nur noch darum die richtige Präsentationsmethode auszuwählen. Prinzipiell können Sie wählen zwischen einem Vortrag bzw. einer Präsentation, Gruppen-/Partnerarbeit, praktischen Übungen oder einer Diskussion. Manchmal ist aber auch der Mix aus all diesen Methoden genau das Richtige, um die Inhalte der Mitarbeiterunterweisung so gut wie nur möglich herüber zu bringen.

Unser Tipp:

Leiten Sie Ihre Mitarbeiterunterweisung am besten mit einem Vortrag ein. So können Sie schnell und einfach mehrere Personen über Themen informieren und z.B. neues Wissen vermitteln.

Im Anschluss daran könnten die Mitarbeiter weitere kleinere Themen oder auch gestellte Aufgaben in Gruppen- bzw. Partnerarbeit erarbeiten. So werden sie selbst aktiv, was meist dazu führt, dass neue Themen besser im Gedächtnis haften bleiben. Gleiches gilt natürlich auch für praktische Übungen. Stellen Sie ein neues Arbeitsgerät vor, werden gewünschten Verhaltensweisen oder Arbeitsverfahren von Ihren Mitarbeitern direkt trainiert. Fragen, die meist in der Praxis erst aufkommen, können so zudem direkt geklärt werden.

Zu guter Letzt könnte (muss aber nicht) noch eine Diskussionsrunde mit allen Mitarbeitern erfolgen. Auf diese Weise können Sie perfekt Vor- und Nachteile eines Themas erörtern und sich die Meinungen anderer anhören. Mitarbeiter bekommen so das Gefühl, dass sie auch eine „Stimme“ im Unternehmen haben und außerdem merken sie so auch, dass ihre Meinung im Unternehmen wichtig ist.

Schritt 4 – Veranschaulichung:

Egal, für welche Präsentationsvariante Sie sich letztendlich entscheiden: benutzen Sie dabei unbedingt immer Veranschaulichungsmaterial. Gehen Sie direkt zu den Maschinen bzw. Geräten und zeigen Sie alles. Händigen Sie Informationsmaterial aus und/oder zeigen Sie einen Film bzw. ein Info-Video. Natürlich können Sie aber auch eine Präsentation erstellen. Aber bitte jedoch nicht nur mit einem riesigen Textschwall. Dann schalten Ihre Mitarbeiter definitiv ab, weil das einfach viel zu langweilig ist. Arbeiten Sie mit vielen Bildern, Abbildungen, einem Poster oder Ähnliches. Vielleicht bietet es sich ja auch an, hin und wieder einen Mitarbeiter mit in Ihre Präsentation einzubeziehen.

Schritt 5 – Dokumentation der Unterweisung:

Es ist immer sinnvoll alle Teilnehmer dafür unterschreiben zu lassen, dass sie an der jeweiligen Unterweisung teilgenommen haben. So haben Sie nicht nur einen Nachweis dafür, wer daran alles teilgenommen hat, Sie können sich auch darauf beziehen, wenn es z.B. mal zu einer juristischen Bewertung von Arbeitsunfällen kommt. Außerdem bestätigen Ihre Mitarbeiter mit der Unterschrift, dass sie die Inhalte der Unterweisung verstanden haben und somit umsetzen können.

Auf dem Unterweisungsnachweis sollten am besten folgende Angaben nicht fehlen:

• Datum der Unterweisung
• Name des Unterweisenden
• Unterschrift des Unterweisenden
• Themen der Unterweisung
• Teilnehmer der Unterweisung
• Unterschriften der Teilnehmer

Sie können aber auch eine der unzähligen Vorlagen aus dem Internet nutzen. Empfehlenswert ist beispielsweise die Vorlage der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW). Diese können Sie sich hier herunterladen:

➭ Unterweisungsprotokoll

Heben Sie diesen Nachweis anschließend gut auf. Die Dauer der Dokumentation ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber es ist natürlich nicht falsch den Nachweis wenigstens 2 Jahre aufzubewahren.

Fazit:

Eine Unterweisung durchzuführen, ist eigentlich gar nicht so schwer. Mit der Zeit bekommen Sie darin sicherlich eine gewisse Routine. Wichtig ist nur, dass Sie einen Vorher-Nachher-Vergleich machen und somit prüfen, ob sich alle an die Unterweisungen halten. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter gegebenenfalls noch einmal an ein paar Punkte. Mindestens einmal jährlich, bei Auszubildenden sogar halbjährlich, sollten Sie eh wieder eine Wiederholungsunterweisung zum Thema Arbeitsschutz durchführen.