Ablagesystem für Dokumente

In einem Unternehmen hat man als Mitarbeiter jeden Tag mit einer großen Menge an eingehender Post und sonstigen Notizen zu tun, vor allem, wenn man am Empfang arbeitet und für die Post zuständig ist. Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr Dokumente fallen in der Regel an. Um diese Flut an Unterlagen geordnet ablegen zu können, benötigt man ein gut strukturiertes Ablagesystem für Dokumente.

1. Postfächer einrichten

Eingehende Post sollte nach verschiedenen Gesichtspunkten bearbeitet werden. Einerseits könnte es für jeden Mitarbeiter ein eigenes Postfach, beispielsweise Hängeordner oder Schubfächer geben. Diese können dann an einem öffentlich zugänglichen Ort platziert werden. So hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, täglich nach seiner Post zu schauen. Eine andere Möglichkeit ist, solche Postfächer nach Abteilungen zu ordnen und dafür zu sorgen, dass jede Abteilung täglich die für sie eingegangene Post abholt.

2. Nach Posteingangsstempel sortieren

Sehr wichtig ist es, kenntlich zu machen, wann Post eingegangen ist. Dazu kann es hilfreich sein, einen Stempel mit dem Eingangsdatum zur Verfügung zu haben, damit genau ersichtlich ist, wann welche Post eingegangen ist.

3. Dringenden Post sofort weiterleiten

Ein weiterer Aspekt ist die Dringlichkeit. Wichtige Post wie zum Beispiel Einschreiben sollte immer direkt an den Adressaten weitergeleitet werden und nicht in einer Ablage verschwinden. So ist sichergestellt, dass wichtige, unter Umständen termingebundene Dokumente unverzüglich bearbeitet werden.

4. Wichtige Post für den Chef

Ein gut strukturiertes Ablagesystem für Dokumente sollte stets ein Fach beinhalten, in dem man die Post für die Unternehmensleitung bzw. den Chef ablegt. Die Sekretärin kann dann ebenfalls täglich schauen, ob Post eingegangen ist oder Mitarbeiter dort angeforderte Unterlagen für den Chef deponiert haben. In vielen Unternehmen wird Post allerdings meist direkt an die Sekretärin weitergeleitet, ohne sie erst in irgendeinem Postfach abzulegen.

5. Eigenes Ablagesystem für Notizen

Aber nicht nur die Post sollte über ein solches Ablagesystem für Dokumente verwaltet werden, sondern auch Notizen oder andere Unterlagen. Hier kann man nach demselben Prinzip vorgehen. Ältere Notizen oder andere Unterlagen könnten ebenfalls in Aktenordnern, Hängeordnern oder Ablagefächern abgelegt werden, wobei diese wiederum nach Personen, Abteilungen oder auch Vorgängen angelegt werden sollten, damit man jedes Dokument mit einem Griff wiederfindet und nicht erst lange suchen muss.

6. Wichtigkeit – Vertraulichkeit – Sicherheit

Auch die Ablage von Dokumenten und Notizen sollte stets unter dem Aspekt der Wichtigkeit, Vertraulichkeit und Sicherheit vorgenommen werden, denn nicht alle Dokumente sind für alle Augen bestimmt. Beispielsweise müssen Bankunterlagen oder Personalakten immer in einem verschließbaren Schrank deponiert sein, um das Bankgeheimnis oder die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter zu schützen. Wichtig für die Verwaltung von Post oder sonstigen Dokumenten ist ein vertrauenswürdiger Mitarbeiter, der sich seiner wichtigen Position bewusst ist und danach handelt.

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