Dokumente suchen – Akten schneller finden

Wer kennt das als Mitarbeiter eines großen Unternehmens nicht: Man sucht bestimmte Unterlagen oder muss wichtige Akten finden, aber niemand hat sie gesehen oder will sie haben.

Eine Frau steht vor einem Aktenregal und trägt sich in eine Mitarbeiterliste ein.
Werden Akten von mehreren genutzt, ist eine Mitarbeiterliste sinnvoll. | © juli_lenets / stock.adobe.com

Nicht selten verlieren Mitarbeiter viel Zeit dadurch, dass sie Dokumente suchen müssen. Hier braucht es klare Vorgaben, wie mit Unterlagen umzugehen ist.

Akten und Dokumente finden mit System

1. Legen Sie eine Mitarbeiterliste an

Werden Akten von mehreren Mitarbeitern genutzt, kann es sinnvoll sein, im jeweiligen Aktenordner eine Unterschriftenliste zu deponieren. In dieser Liste trägt sich dann jeder mit seinem Signet und dem entsprechenden Datum ein und wieder aus. Auf diese Weise genügt ein Blick in die Liste und man weiß sofort, wer bestimmte Unterlagen als letzter hatte.

Damit diese Methode funktioniert, bedarf es natürlich der Mitarbeit aller, denn nur, wenn sich jeder Kollege am Führen der Liste beteiligt, lassen sich alle Akten schnell finden.

2. Die Zettelmethode

Eine andere Methode, wie sich Akten finden lassen, ist das Hinterlegen von unterschriebenen Zetteln im Ordner. Wer eine Akte entnimmt, legt einen Zettel mit seinem Namen und seiner Unterschrift in den entsprechenden Aktenordner und hilft auf diese Weise den Kollegen, die benötigte Dokumente suchen.

Allerdings sollten solche Zettel fest eingeheftet und nicht einfach lose eingelegt werden. So verhindert man das Herausfallen einer solchen Notiz. Dies geschieht leider regelmäßig, wenn sogenannte „Post-it“ Haftnotizzettel genutzt werden, da die Wirkung des aufgebrachten Klebstoffes nicht sehr lange anhält.

3. Verwenden Sie Leermappen in Hängeregistern

Um nicht ständig Dokumente suchen zu müssen, kann man auch mit Hängeregistern arbeiten. Für jeden Mitarbeiter wird eine eigene Leermappe angelegt. Entnimmt jemand eine Akte, hängt er dafür seine Leermappe an die entsprechende Stelle im Hängeregister. Auf diese Art weiß jeder Kollege, wer die entsprechende Akte hat. So lassen sich auf einfache Weise alle Akten finden und niemand verschwendet Zeit mit langem Suchen.

4. Die Markierungsmethode

Eine andere Möglichkeit ist das Markieren entnommener Akten mit einer farbigen Markierung. Dazu müsste allerdings vorher jedem Mitarbeiter eine eigene Farbe zugeteilt und dies öffentlich ausgehängt werden, damit jeder weiß, welcher Kollege welche Farbe hat. Ist am Platz einer Akte eine Farbmarkierung angebracht, muss man lediglich auf die Liste schauen und schon kann man den entsprechenden Kollegen nach der Akte fragen.

Grundvoraussetzung – Methode einhalten

Jede Art von Übereinkunft setzt aber voraus, dass alle Kollegen die jeweilige Methode ernst nehmen und mitmachen. Vielleicht ist es notwendig, dass die Unternehmensleitung die gewählte Variante als offiziell gültige Methode deklariert. So bekommt das ganze einen sehr offiziellen Charakter und wird von den Mitarbeitern ernst genommen. Bei wiederkehrenden Verstößen kann dann die Geschäftsleitung eingreifen und notfalls sogar Sanktionen gegen Mitarbeiter erlassen, die sich nicht an die Regeln halten.

Über Ringo Dühmke 634 Artikel
Gründer von Arbeitstipps.de und einigen anderen Websites. Gelernter Kaufmann mit großer Leidenschaft für (das Schreiben über) Unternehmen und Unternehmer aller Art, für Onlinemarketing, Digitalisierung und Automatisierung.

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