Dokumentenmanagement – digitale Systeme für effizientes Arbeiten

Digitale Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen jedem Unternehmen effizienteres Arbeiten, und sie bringen deutliche Zeit – und Kostenersparnis.

Dokumentenmanagement
© nd3000 – Fotolia.com

Suchen Sie noch, oder arbeiten Sie schon? Zwischen 17 und 30 Prozent unserer Arbeitszeit verbringen wir mit Suchen, genauer gesagt mit dem Suchen nach Informationen, die wir benötigen, um weitere Aufgaben erledigen zu können. Diese Informationen befinden sich in Dokumenten, die – und da wette ich mit Ihnen – im ganzen Unternehmen verstreut sind. Verstehen Sie mich bitte nicht falsch, ich möchte Ihnen keine Unordnung unterstellen, ich zeige nur auf, was bei den meisten Unternehmen in Deutschland noch gang und gäbe ist.

Tagtäglich werden in Firmen neue Dokumente erstellt, oder landen via Post oder Email auf unserem Schreibtisch. Hier den Überblick zu behalten, erfordert logistisches Geschick. Trotz zunehmender Digitalisierung, setzen viele Unternehmen weiterhin auf die Verwaltung ihrer Dokumente in Papierform. Das Problem: Briefe, Angebote, Rechnungen, Lieferscheine etc. werden in Ordnern abgelegt und in Regalen verstaut. Wird im Alltag eines dieser Dokumente gebraucht, geht die Sucherei los. Selbst wenn Sie Ihre Ablage nach einem durchdachten Schema angelegt haben, benötigen Sie immer einige Zeit, bis Sie mit dem gesuchten Dokument arbeiten können – nicht zu vergessen, das Schriftstück muss letztendlich auch wieder zurück in den Schrank oder ins Regal. Zeit ist Geld, das erkannte schon Benjamin Franklin, der diese weisen Worte bereits 1748 in seinem Buch „Ratschläge für junge Kaufleute“ veröffentlichte.

Digitales Dokumentenmanagement – warum?

Zum Teil habe ich diese Frage bereits beantwortet und Sie hoffentlich zum Nachdenken angeregt. Bevor ich genauer auf die Vorteile eingehe, sollte aber der Bergriff an sich erklärt werden.

Digitales Dokumentenmanagement umfasst die elektronische Verwaltung kaufmännischer Dokumente in einer Datenbank, auch solcher Dokumente, die ursprünglich in Papierform vorlagen und zur Verwaltung digitalisiert wurden.

Jahr für Jahr sammeln sich in einem Unternehmen unzählige Papier-Dokumente an, weil aus alter Gewohnheit immer noch gedruckt, kopiert und weitergereicht wird. Dieses Hin- und Hergeschiebe der Dokumente ist nicht nur aufwendig und unübersichtlich, es birgt auch die Gefahr, dass Daten verloren gehen. Handelt es sich dabei um steuerlich relevante Unterlagen, kann das Finanzamt die Steuerschuld schätzen – ein Aspekt, den wohl jeder Unternehmer vermeiden möchte.

Für ein digitales Dokumentenmanagement System spricht aber in erster Linie das effizientere Arbeiten, so auch die Meinung der Experten von Ycom, die ihre Dienstleistung seit Jahren erfolgreich anbieten. Jeder Mitarbeiter kann direkt, auf das benötigte Dokument zugreifen, selbst wenn er nicht direkt an seinem Schreibtisch sitzt (zum Beispiel Mitarbeiter im Außendienst).

Wie funktioniert digitales Dokumentenmanagement?

DMS
© Murrstock – Fotolia.com
Die Idee ist simpel, für den täglichen Arbeitsablauf aber hoch effektiv. Alle Dokumente eines Unternehmens werden in einer elektronischen Datenbank gesammelt. Unterlagen, die in Papierform vorliegen, müssen dazu einmalig eingescannt werden. Um das gewünschte Dokument später schneller abrufen zu können, wird jedes Schriftstück mit bestimmten Merkmalen versehen. Das kann der Dateiname sein, das Dateiformat (Tabelle, Worddokument, Präsentation, Flyer, Bilder), die Größe der Datei und vor allem passende Metadaten und Schlagwörter. Anhand dieser Attribute lässt sich die Datenbank später nach dem benötigten Dokument durchsuchen. Um zu verstehen, wie diese Metainformationen aussehen können und korrekt angelegt werden, empfehle ich diesen Artikel von datenbanken-verstehen.de.

Dokumentenmanagement – (k)ein gutes Praxisbeispiel

Theoretisch klingt das alles ganz gut, trotzdem haben Sie noch Zweifel, ob ein Dokumentenmanagementsystem das Richtige für Ihr Unternehmen ist? Dann lassen Sie uns ein kurzes Beispiel aus der Praxis konstruieren, wie es täglich tausendfach in Firmen vorkommt.

Dokument suchen
© Africa Studio – Fotolia.com
Frau Müller ist Leiterin der Einkaufsabteilung eines Unternehmens. Sie bestellt Waren, druckt dazu die Bestellung aus und heftet diese in ihrem eigens angelegten Ordnersystem ab. Nach 14 Tagen wird die Ware geliefert, auch der Lieferschein bekommt seinen Platz in einem Ordner. Die Rechnung für den Wareneinkauf geht direkt in die Buchhaltung. Hier stellt Her Meier Unregelmäßigkeiten fest und macht sich auf den Weg zu Frau Müller, um mit ihr Rechnung und Lieferschein zu vergleichen. Da Frau Müller aber in dieser Woche nicht im Haus ist, muss er sich allein auf die Suche nach dem Lieferschein begeben. Das Ablagesystem ist Frau Müller bestens bekannt, Herr Meier hingegen muss 4 Ordner „durchforsten“, bis er den gesuchten Lieferschein in Händen hält.

Ich denke, hier wird jedem klar, dass diese Art der Dokumentenverwaltung zeitintensiv und unökonomisch ist. Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem liegen sowohl Lieferschein als auch Rechnung in ein und der selben Datenbank und können dann, anhand der Stichworte und Metadaten, schnell gefunden und bearbeitet werden.

Fazit
Mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Unternehmen, wird der Arbeitsablauf deutlich vereinfacht und beschleunigt. Außerdem sparen Sie Platz (ehemals Ablage der Papierdokumente), haben schnelleren Zugriff auf alle hinterlegten Unterlagen und sind – durch Einhaltung der GoBD – gesetzlich auf der sicheren Seite, .

Foto1: © nd3000 - Fotolia.com, Foto2: © Murrstock - Fotolia.com, Foto3: © Africa Studio - Fotolia.com