Verpflegungsmehraufwand – Tipps für Arbeitnehmer

Wer beruflich mehrere Tage unterwegs ist, kann den sogenannten Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Dabei sind verschiedene Pauschalen zu beachten.

Verpflegungsmehraufwand
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Dienstreisen sind heutzutage absolut keine Seltenheit mehr. Ob nur für einen Tag oder gleich für mehrere Wochen, sogenannte Auswärtstätigkeiten gehören für viele Arbeitnehmer zur Routine. Doch sich immer auf Dienstreisen verpflegen zu müssen, kann für Sie ganz schön teuer werden. Die Kosten steigen, denn statt sich zuhause preiswert im Supermarkt mit Lebensmitteln einzudecken, sind Sie durch Ihre Dienstreise gezwungen Essen zu gehen. Deshalb gibt es in Deutschland den Verpflegungsmehraufwand. Aber was ist das eigentlich genau? Und was sollten Sie als Arbeitnehmer darüber wissen?

Der Verpflegungsmehraufwand im Allgemeinen

Die Reisekostenabrechnung ist generell wohl jedem Berufsreisenden ein Begriff, praktische Mustervordrucke hierfür gibt es übrigens online. Doch anders als bei der Reisekostenabrechnung geht es beim Verpflegungsmehraufwand nicht um die Kosten für Unterkunft oder Reise an sich, sondern speziell um die Verpflegung, wie im Einkommenssteuergesetz (EStG) geregelt ist.

Außerdem wichtig zu wissen: Es handelt sich hier ausdrücklich um MEHR-Kosten. Der Verpflegungsmehraufwand soll nicht die kompletten Kosten für Essen und Trinken decken, sondern nur die zusätzlichen Kosten, die für den Arbeitnehmer entstehen. Penibel Belege für jede Mahlzeit aufzubewahren, bringt also nichts, da es sich hierbei um einen Pauschalaufwand handelt.

Höhe des Verpflegungsmehraufwandes

Der Pauschalbetrag ist von Dauer und Ort der Auswärtstätigkeit abhängig. Ansonsten ist er aber allgemeingültig, kann sich also von Unternehmen zu Unternehmen nicht unterscheiden.

Bei Dienstreisen innerhalb Deutschlands werden drei Pauschalen des Verpflegungsmehraufwandes unterschieden:

  1. Bei Abwesenheit von mindestens 8 Stunden an einem Tag ohne Übernachtung:
    12 Euro (kleine Spesenpauschale)
  2. Bei Abwesenheit von mindestens 24 Stunden, den ganzen Tag:
    24 Euro (große Spesenpauschale)
  3. Am An- oder Abreisetag, egal, wann an diesem Tag die Reise beginnt:
    12 Euro (kleine Spesenpauschale)

Eine Übernachtung wird mit 20 Euro angesetzt.

Erstattung des Verpflegungsmehraufwandes für Arbeitnehmer

Natürlich möchten Sie den Verpflegungsmehraufwand dann auch erstattet bekommen. Dafür haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Direkt mit der Reisekostenabrechnung über Ihren Arbeitgeber
  • Selbst steuerlich ansetzen, und zwar als Werbungskosten in Ihrer eigenen Steuererklärung

Besonderheiten beim Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungsmehraufwand Frühstück
Zahlt der Arbeitgeber Übernachtung inkl. Frühstück kürzt sich die Pauschale – © Halfpoint – Fotolia.com

❍ Auswärtstätigkeiten im Ausland

Falls Ihre Dienstreise ins Ausland führen sollte, gelten dort andere Pauschalen für die Verpflegung. Diese sind in der Regel höher als bei inländischen Reisen. Wie es beispielsweise für Österreich und für die USA aussieht, sehen Sie hier:

Kleine Spesenpauschale
Große Spesenpauschale
Übernachtung
Deutschland12 Euro24 Euro20 Euro
Österreich27 Euro40 Euro108 Euro
USA37 Euro51 Euro138 Euro

Wie die Höhe des Verpflegungsmehraufwands in anderen Ländern ausfällt, können Sie beim Bundesfinanzministerium einsehen. Sollten Sie auf einer Dienstreise einmal im In- und im Ausland zu tun haben, so gilt die Auslandspauschale des jeweiligen Landes für die gesamte Reise.

❍ Kürzung der Verpflegungspauschale

Der Betrag des Verpflegungsmehraufwands wird dann gekürzt, wenn Ihr Arbeitgeber einen Teil der Verpflegungskosten übernimmt. Wenn Sie also in einem Hotel mit Frühstück in Deutschland untergebracht sind, kürzt sich der 24-Stunden-Betrag um 20 Prozent, also um 4,80 Euro. Bei bezahltem Mittag- oder Abendessen kürzt sich der gleiche Betrag um jeweils 40 Prozent.

❍ 3-Monatsfrist

Sollten Sie eine lange Dienstreise über mehrere Monate antreten, sollten Sie eines beachten: Wenn Sie am selben Ort länger als drei Monate bleiben, gilt die Reise ab dem vierten Monat nicht mehr als Auswärtstätigkeit. Das bedeutet wiederum, dass Sie den Verpflegungsmehraufwand nur die ersten drei Monate ansetzen dürfen. Nur, wenn Sie nach den drei Monaten mindestens vier Wochen lang am heimischen Arbeitsplatz sitzen, beginnt Ihre 3-Monatsfrist wieder von Neuem.

❍ Gemischt veranlasste Reisen

Arbeit und Vergnügen auf einer Dienstreise zu verbinden, das liegt doch recht nahe, wenn man sowieso schon mal woanders ist. Eine sogenannte gemischt veranlasste Reise, also aus beruflichem und privatem Interesse, lässt sich aber im Hinblick auf den Verpflegungsmehraufwand nicht wie eine reine Geschäftsreise abrechnen. Hier ist das Verhältnis wichtig. Auf einer Tagung, auf der halbtags Programm stattfindet und der Rest des Tages zur freien Verfügung steht, wäre das Verhältnis zum Beispiel 50/50. Sie würden dann eben 50 Prozent des Pauschalbetrags des Verpflegungsmehraufwandes für diese Tagung erstattet bekommen.

Gut zu wissen
Sich mit dem Verpflegungsmehraufwand gründlich auseinanderzusetzen, lohnt sich also für Sie als Arbeitnehmer auf jeden Fall. Wenn Sie noch mehr wissen wollen, finden Sie hier ausführliche Informationen rund um das Thema Verpflegungsmehraufwand.

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