Kosten für Geschäftsreisen ins Ausland minimieren

Die Ausgaben für Geschäftsreisen stellen einen kontrollierbaren Kostenfaktor dar. Wir zeigen Ihnen, an welchen Stellen Sie Kosten einsparen können.

Geschäftsreisen sind in vielen Unternehmen unerlässlich – sei es zur Gewinnung neuer Kunden,zur Pflege bestehender Geschäftsbeziehungen oder auch zum Zwecke einer Fortbildung. So eine Reise will gut geplant sein. Was Sie dabei alles beachten sollten, zeigt unsere Dienstreise-Checkliste.

Gerade Geschäftsreisen im Ausland können recht hohe Kosten verursachen. Deshalb haben wir für Sie ein paar Hinweise, wie Sie unnötige Kosten vermeiden können.

Bestimmungen anderer Länder beachten

Wenn ein Geschäftstermin außerhalb von Deutschland stattfindet, dann sollten Sie sich als Erstes über die Gepflogenheiten im entsprechenden Land informieren. Für viele Länder gibt es nämlich Einreisebestimmungen.

Natürlich ist es selbstverständlich, dass man keine Reise antritt, ohne sich vorher über die Einreisebestimmungen zu informieren. Uns war es aber wichtig, diesen Punkt aufzugreifen, weil im Falle der Nichtbeachtung der Einreisebestimmungen zum einen der Geschäftstermin platzt. Zum anderen würde das weitere Kosten verursachen.

Achtung bei der Reiseapotheke

Mindestens genauso selbstverständlich ist für uns die Reiseapotheke. Aber hier ist Vorsicht geboten. Denn es gibt Medikamente, deren Einfuhr in anderen Ländern eine Geldstraße oder sogar eine Gefängnisstrafe nach sich ziehen können. Die Rede ist hier von verschreibungspflichtigen Medikamenten. Eine Einfuhr ist nur gestattet, wenn entsprechende Nachweise vom Arzt zur Notwendigkeit der Einnahme vorgelegt werden.

Zu den Mitgliedern des Schengener Abkommens gehören neben fast allen Mitgliedstaaten der EU auch Länder wie Norwegen und die Schweiz. Die Mitglieder haben sich darauf geeinigt, dass es keine Kontrollen der Binnengrenzen gibt – lediglich an den Außengrenzen.

Sie sollten also vor Reiseantritt prüfen, ob Sie Ihre verschreibungspflichtigen Medikamente mitnehmen können und welche Papiere Sie dafür vorlegen müssen. Hierzu können Sie sich an die jeweilige Einreisebehörde wenden oder die diplomatische Vertretung des Ziellandes wenden.

Unkomplizierter ist die Mitnahme von nicht verschreibungspflichtigen Medikamenten. Diese können Sie ohne Bedenken in Ihrem Reisegepäck verstauen.

A1-Bescheingung im europäischen Ausland nicht vergessen!

Bei Geschäftsreisen ins europäische Ausland darf das Entsendeformular (A1-Bescheinigung) nicht fehlen. Dieses dient als Nachweis, dass Sie bereits Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Haben Sie dieses Formular nicht bei sich, kann es passieren, dass Sie Ihren Geschäftstermin nicht wahrnehmen können, weil Ihnen der Zutritt zum Messegelände, zum Werk oder ähnlichem versagt wird. Außerdem müssen Sie möglicherweise für die Dauer der Geschäfte noch einmal Sozialversicherungsbeiträge zahlen. In einigen europäischen Ländern drohen sogar empfindliche Geldstrafen. In Österreich beispielsweise sind bei einer fehlenden A1-Bescheinigung bis zu 10.000 Euro fällig.

Seit dem 01. Januar 2019 wird diese Bescheinigung elektronisch über das Personalabrechnungsprogramm bei den entsprechenden Institutionen (Krankenkassen oder Deutsche Rentenversicherung) beantragt.

Im Ausland telefonieren

Auch wenn man gerade auf Geschäftsreise ist, muss man erreichbar sein – zum Beispiel für Geschäftskunden oder auch für den Chef. Telefonieren im Ausland kann aber sehr schnell teuer werden, wenn Sie keine entsprechende Option für das telefonieren im Ausland zu Ihrem Tarif dazu gebucht haben.

Seit dem 15. Juni 2017 fallen grundsätzlich keine Aufschläge mehr auf Telefonate aus einem EU-Mitgliedsstaat ins Heimatnetz an. Gleiches gilt fürs Surfen im Internet. Deshalb sind die Mobilfunkanbieter verpflichtet, einen entsprechenden Tarif ohne Roaming-Aufschläge bereitzustellen. Allerdings stellen nicht alle Mobilfunkanbieter von sich aus auf einen solchen Tarif um. Prüfen Sie daher im voraus unbedingt Ihren Mobilfunktarif und halten Sie gegebenenfalls Rücksprache mit Ihrem Mobilfunkanbieter.
» Achtung: Für Telefonate aus dem Heimatnetz in ein Mobilfunknetz der anderen EU-Mitgliedsstaaten gilt diese Roaming-Verordnung nicht . Hier zahlen Sie weiterhin Aufschläge. Auch auf Schiffen und in Flugzeugen kommt diese Vereinbarung nicht zum tragen.

Länder, in denen die Roaming-Verordnung gilt:

Die Roaming-Verordnung schließt zwar das nichteuropäische Ausland aus, aber viele Mobilfunkanbieter bieten spezielle Auslandsoptionen an. Diese buchen Sie einfach zu Ihrem bestehenden Tarif hinzu.

Gibt es spezielle Tarife für Geschäftskunden?

Wenn Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern Diensthandys zur Verfügung stellen, tragen Sie die anfallenden Kosten. Informieren Sie sich daher genau über mögliche Tarife. Viele Mobilfunkanbieter bieten nämlich spezielle Businesstarife an. Ob diese aber wirklich notwendig sind, darüber kann man streiten. Schließlich gibt es etliche Mobilfunktarife mit Telefonie- und Daten-Flatrate zu erschwinglichen Preisen. Achten Sie bei Vertragsabschluss aber darauf, dass der gewählte Tarif keine Roaming-Aufschläge beinhaltet.

» Tipp: Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter das Diensthandy nur zum Zwecke einer Geschäftsreise zur Verfügung stellen wollen, können Sie einen Vertrag bei einem täglich kündbaren Mobilfunkanbieter abschließen.

Hotels sind nicht Pflicht

Auf der Suche nach der passenden Unterkunft werden meist Hotels bevorzugt. Der Grund hierfür liegt auf der Hand: die Rechnung, welche zur Abrechnung zwingend erforderlich ist. Aber auch Anbieter wie Airbnb und Housetrip, die Unterkünften aus privater Hand vermitteln, stellen für Sie eine Rechnung aus.

» Tipp: Dabei sparen Sie nicht nur Geld, Sie können nach einem stressigen Tag in privater Atmosphäre abschalten.

Muss es immer das Taxi sein?

Wer bei einem Geschäftstermin keinen negativen Eindruck hinterlassen möchte, der ist pünktlich. Was liegt da näher, als ein Taxi zu nehmen? Die Frage ist berechtigt, schließlich kommt man so schnell ans Ziel. Allerdings müssen Sie dafür oft tief in die Tasche greifen. Eine Alternative können Mitfahrzentralen wie Blablacar oder private Fahrdienste wie Uber oder Lyft sein. Diese bieten zwei Vorteile: Zum einen sind sie günstiger und zum anderen geben Ihnen die Bewertungen der Kunden einen Eindruck über die Sicherheit und Qualität der Mitfahrgelegenheit. Zudem erhalten Sie genauso wie beim Taxi einen Zahlungsbeleg.

» Übrigens: Lyft bietet in Deutschland aufgrund der Rechtslage keine Fahrdienste an. Uber hingegen hat mit uberX seinen Service an die deutsche Rechtslage angepasst. Bei uberX dürfen lediglich Personen mit einer Fahrerlizenz ihren Dienst anbieten.

Wenn Sie der Umwelt zu Liebe lieber auf öffentliche Verkehrsmittel zurückgreifen, dann haben wir noch einen Tipp für Sie. Die Deutsche Bahn bietet für Reisen im europäischen Ausland diverse Sparmöglichkeiten an:

Ferner bietet die Deutsche Bahn auch einen Geschäftskundenrabatt an. Dazu profitieren Sie mit der BahnCard Business, welche Sie bei Auslandsreisen idealerweise mit dem Flexpreis kombinieren.