Dienstreise Checkliste – Wie Sie eine Geschäftsreise planen

Checkliste für Ihre Dienstreise
Checkliste für Ihre Dienstreise

Dienstreisen gehören für viele Mitarbeiter zum Berufsalltag. Damit bei einer solchen Dienstreise nichts schief geht, sollte sie gut vorbereitet sein. Egal, ob man sie selbst plant oder dies einer Assistenzkraft überlässt, es gibt vieles, an das gedacht werden muss. Hier kann eine Checkliste sinnvoll sein, die die verantwortliche Person einfach abarbeiten kann.

1. Allgemeine Reisevorbereitungen

Bereits lange vor einer Dienstreise sollten die Formalitäten erledigt werden, so dass man bei Reiseantritt alle notwendigen Unterlagen zur Verfügung hat. Zuerst sollte der Ausweis bzw. Reisepass auf Gültigkeit überprüft werden. Reist man in ein Land, für das ein Visum benötigt wird, muss dieses rechtzeitig beantragt werden. Außerdem kann es notwendig sein, einen Auslandskrankenschein zu beantragen sowie eine Auslandsreiseversicherung abzuschließen. Da auf Auslandsreisen immer wieder Gepäck verloren geht, ist auch eine Gepäckversicherung sinnvoll. Zu klären ist auch, ob bestimmte Impfungen nötig sind. Es sollten also vorhanden sein:

  • Reisepass oder Ausweis
  • eventuell Visum
  • Auslandsreiseversicherung
  • Auslandskrankenschein
  • aktueller Impfpass
  • Gepäckversicherung

2.  Reisebuchung – Flug, Bahn, Auto

Je nach Zielort einer Dienstreise kann es nötig sein, einen Flug, eine Zugfahrt oder einen Mietwagen zu buchen, was frühzeitig geschehen sollte, damit es bei der Reise keine Probleme gibt. Bei Bahnfahrten ist zu klären, ob eine Bahncard vorhanden ist, bei der Anmietung eines Fahrzeuges muss natürlich eine gültige Fahrerlaubnis vorliegen. Zudem benötigt man in den allermeisten Fällen eine Unterkunft am Zielort, so dass man die Hotelreservierung nicht vergessen darf. Eventuell ist eine Dienstwohnung vorhanden, deren Nutzung man aber ebenfalls vorher abklären sollte. Die wichtigsten Dokumente sind:

  • Bahncard
  • Führerschein
  • Hotelreservierung

3. Zahlungsmittel

Wer ins Ausland reist, auf dessen Checkliste sollten auch entsprechende Zahlungsmittel stehen. Unternehmen verfügen meist über firmeneigene Kreditkarten, die auf solchen Reisen verwendet werden können. Wem eine solche Karte nicht zur Verfügung steht, der kann sich entweder Bargeld in der entsprechenden Währung oder auch Reisechecks besorgen. Viele Mitarbeiter nutzen auf Dienstreisen ihre eigene EC-Karte und rechnen die getätigten Ausgaben nach Beendigung der Reise mit ihrem Unternehmen ab. Hier sollte allerdings geklärt werden, ob das Unternehmen diese Form genehmigt. Anhand der Checkliste sollte also auf jeden Fall kontrolliert werden, ob folgende Zahlungsmittel bereitstehen:

  • Kreditkarte
  • EC-Karte
  • Reisechecks
  • Bargeld

4. Notwendige Unterlagen/Terminkalender
Während einer Dienstreise hat man entweder Kundenkontakte oder nimmt an Konferenzen teil. Für solche Termine sind in der Regel Unterlagen notwendig, die man nicht vergessen darf. Deshalb sollten alle benötigten Dokumente vorher zusammengestellt werden. Sofern es sich um wichtige Dokumente handelt, sollten Kopien erstellt werden und die Orginale im Unternehmen verbleiben. So verhindert man, dass sie verloren gehen und kann sicher sein, dass zumindest eine Ausfertigung im Unternehmen bleibt. Damit alle Termine pünktlich wahrgenommen werden können, darf bei den mitgenommenen Unterlagen natürlich der eigene Terminkalender nicht fehlen. Wichtig sind also:

  • Kopien wichtiger Unterlagen
  • Terminkalender

5. Sonstige Punkte der Checkliste

Bei Dienstreisen, auf denen man selbst Vorträge hält oder Präsentationen zu organisieren hat, sollten schon im Vorfeld die technischen Gegebenheiten am Zielort abgeklärt werden. Falls es notwendig ist, müssen Hilfsmittel wie Laptop, Overhead-Projektor oder Flipchart unter Umständen selbst organisiert bzw. mitgenommen werden. Um sich auch im Ausland kurzfristig mit der Unternehmensleitung abstimmen zu können, sollte auch ein Firmenhandy zur Verfügung stehen. Dieses muss natürlich für das Ausland freigeschaltet sein. Zu den ganz selbstverständlichen Vorbereitungen gehört aber auch die richtige bzw. angemessene Kleidung. Frühzeitig organisiert oder mitgenommen werden müssen demnach:

  • Technik am Zielort
  • Handy
  • Laptop oder Overhead-Projektor (falls notwendig)
  • Kleidung (dem Klima und Anlass entsprechend)

1 Kommentar

  1. Ich muss demnächst meine erste Geschäftsreise antreten, daher bin ich froh auf Ihre Seite gestoßen zu sein. Die Checkliste wirklich praktisch, da ich sogar vor Aufregung fast vergessen hätte eine Unterkunft zu buchen. Eine Dienstwohnung habe ich leider nicht zur Verfügung, ist aber auch nur ein 3 tägiger Aufenthalt. Ein kleines Business Hotel wär perfekt, in dem es auch still ist.

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