Dienstreise planen – mit 5 Tipps zu weniger Reisestress

Die Planung einer Dienstreise geht mit viel Aufwand und Stress einher. Mit diesen 5 Tipps wird die Reiseplanung ein Leichtes und Ihre Dienstreise zum Erfolg.

Dienstreise planen - 5 Tipps
Für eine stressfreie Dienstreise ist gute Planung unerlässlich – © Kalim / stock.adobe.com

Dienstreisen stellen trotz der steigenden Zahl an Videokonferenzen auch heute noch einen wichtigen Teil des Arbeitslebens dar. Denn der persönliche Kontakt stärkt die Beziehung zu Kunden sowie Geschäftspartnern und erleichtert erfolgreiche Geschäftsabschlüsse.

Die sorgfältige Planung der Dienstreise ist hier jedoch Voraussetzung: Liegt die Unterkunft zu weit vom Zielort entfernt, wird der Flug aufgrund eines abgelaufenen Passes verpasst oder kann aufgrund eines ausländischen Steckersystems nicht auf den Laptop mit wichtigen Geschäftsunterlagen zugegriffen werden, entpuppt sich die Dienstreise schnell als Reinfall und verursacht großen Stress. Damit ein solcher Fall nicht eintritt, erfahren Sie hier 5 nützliche Tipps, wie Sie Ihre Dienstreise planen und diese erfolgreich absolvieren.

Tipp 1: Reise und Unterkunft richtig buchen

Die An- und Abreise stellen einen wesentlichen Teil der Dienstreise dar – passieren bei der Buchung Fehler, können diese eine entspannte Ankunft am Zielort verhindern. Bevor Sie Ihre Reise und die Unterkunft buchen, sollten Sie daher folgende Fragen beantworten:

  • In welchem Zeitraum finden vor Ort Termine statt?
  • Stehen direkt vor oder nach der Dienstreise wichtige Termine in der Heimat an?
  • Wie kommen Sie am besten zum Zielort?
  • Wie kommen Sie am Zielort von A nach B?
  • Wie viele Personen reisen zusammen?
  • Wo finden am Zielort vereinbarte Meetings statt?

Am besten vereinbaren Sie vor der endgültigen Buchung verbindliche Termine mit Ihren Geschäftspartnern am Zielort, damit Sie genau planen können, wie lange Ihre Reise dauern soll. Am An- und Abreisetag sollten nach Möglichkeit keine Treffen stattfinden, damit Sie weder gestresst von der Anreise ins erste Meeting müssen noch am Abreisetag aufgrund eines längeren Termins Ihren Flug oder Zug verpassen.

Planen Sie im Vorfeld, welches Verkehrsmittel sich für die Dienstreise am besten eignet: Ist Ihr Zielort nur per Flug zu erreichen, besteht eine gute Zugverbindung oder reisen Sie mit dem Dienstwagen? Je nach Verkehrsmittel sollten Sie auch ausreichend Zeit für Sicherheitskontrollen, Umsteigen und Pausen einkalkulieren. Ebenfalls wichtig ist, ob vor Ort eine gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel besteht oder ob ein Mietwagen sinnvoll ist. Hier spielt auch die Buchung Ihrer Unterkunft eine entscheidende Rolle: Informieren Sie sich im Vorfeld, wo Ihre Termine stattfinden, und buchen Sie idealerweise ein Hotel oder Apartment in der Nähe. So vermeiden Sie Stress, der durch lange Wege vor Ort entsteht.

Generell gilt: Bei der Buchung von Flug- oder Zugreisen, Mietwagen oder Hotel sollten Sie zum einen eine Reiserücktrittsversicherung abschließen und zum anderen flexible Stornierungsbedingungen hinzubuchen. Aufgrund von unvorhergesehenen Umständen kann es jederzeit vorkommen, dass Sie die Reise nicht antreten können – ohne Versicherung oder günstige Bedingungen bleibt Ihr Unternehmen dann auf den Reisekosten sitzen. Denkbar ist auch, dass Ihr Geschäftspartner Sie vor Ort zu einem spontanen Ausflug einlädt oder sich die Verhandlungen länger hinziehen – sind Ihre Reisebedingungen variabel, können Sie flexibel reagieren und Ihre Dienstreise bis zum Geschäftsabschluss verlängern.

Tipp 2: Organisieren Sie Ihre Abwesenheit

Während Sie sich auf Dienstreise befinden, läuft in Ihrem Unternehmen in der Heimat der Betrieb weiter. Sorgen Sie nach Möglichkeit dafür, dass in Ihrer Abwesenheit keine wichtigen Termine stattfinden und informieren Sie Ihre Kollegen frühzeitig über Ihre Reise. Darüber hinaus sollten Sie eine Vertretung bestimmen, die in der Zwischenzeit Ihre Aufgaben übernimmt und Sie vertritt – eine detaillierte Übergabe vor Reisebeginn ist hier sinnvoll, damit Ihre Vertretung genau weiß, was zu tun ist.

Sofern Sie während der Dienstreise Ihre E-Mails nicht checken können, sollten Sie dafür sorgen, dass diese weitergeleitet werden oder eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Je nach Ort und Programm Ihrer Geschäftsreise kann es selbstverständlich auch sein, dass Sie zwischen Ihren Meetings über das Internet wie gewohnt weiterarbeiten können – oder sogar müssen. Manche Chefs fordern auch während der Anreise mit dem Zug oder zwischen Geschäftsterminen, dass Sie Ihre reguläre Arbeitszeit erfüllen. Besprechen Sie daher vor Abreise mit Ihrem Vorgesetzten die Regeln, die für die Dienstreise gelten, und informieren Sie sich, wann die Dienstreise als Arbeitszeit gilt.

Tipp 3: Erledigen Sie vor Abreise alle Formalitäten und Besorgungen

Bevor Sie Ihre Dienstreise antreten, sollten Sie alle nötigen Voraussetzungen erfüllen und Dinge parat haben – insbesondere, wenn die Reise Sie ins Ausland führt. Für die Einreise in einige Länder benötigen Sie einen noch mehr als sechs Monate gültigen Pass und gegebenenfalls ein Visum. Auch gewisse Schutzimpfungen sind in einigen Reiseländern Bedingung für die Einreiseerlaubnis. Beim Thema Gesundheit gilt darüber hinaus: Eine Auslandsreiseversicherung darf bei einer Geschäftsreise ins Ausland nicht fehlen. Möchten Sie vor Ort einen Mietwagen nutzen, benötigen Sie unter Umständen einen anerkannten Führerschein. Zum Bezahlen in einem anderen Land sind zudem eine Kreditkarte (mein Tipp: American Express) sowie gegebenenfalls Bargeld in der lokalen Währung von Vorteil. Sollten diese Punkte zutreffen, erledigen Sie vor Ihrer Reise unbedingt folgende Dinge:

  • Beantragen Sie rechtzeitig ein Visum.
  • Verlängern Sie Ihren Pass.
  • Lassen Sie sich die nötigen (Auffrisch-)Impfungen verabreichen.
  • Schließen Sie eine Auslandsreiseversicherung ab.
  • Beantragen Sie einen internationalen Führerschein.

Möglicherweise gelten für Ihr Reiseziel darüber hinaus noch weitere Einreisebestimmungen oder Vorschriften. Auf der Webseite des Auswärtigen Amts können Sie die für Ihr Reiseland geltenden Reise- und Sicherheitshinweise sowie nützliche Informationen zu den benötigten Dokumenten nachlesen.

Tipp 4: Erstellen Sie eine Checkliste Ihres Gepäcks inklusive Unterlagen

Checkliste für die Dienstreise
Mein Tipp: Spätestens 2 Tage vor Abreise alles bereitlegen – © New Africa / stock.adobe.com

Damit Sie am Tag der Dienstreise nichts vergessen, sollten Sie eine detaillierte Checkliste über alle Dinge und Unterlagen erstellen, die Sie mitnehmen wollen. Nichts ist ärgerlicher als ein vergessenes Ladekabel oder ein fehlendes Dokument. Um Ihnen das Packen etwas zu erleichtern, finden Sie hier eine Checkliste mit nützlichen Dingen, die Sie nicht vergessen sollten:

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  • Reiseunterlagen (Ausweis, Pass, Visum, Impfpass)
  • (Internationaler) Führerschein
  • Alle wichtigen Geschäftsunterlagen
  • Laptop, Diensthandy und dazugehörige Ladekabel
  • Ggf. Adapter für ausländische Steckdosen
  • Kreditkarte und Fremdwährung
  • Reiseapotheke
  • Flug- und Bahntickets sowie Hotelreservierungen (sowohl digital als auch analog)
  • Stadtplan
  • Liste mit wichtigen Rufnummern und Kontaktdaten

Wichtige Dokumente und Unterlagen wie den Pass oder Buchungsbestätigungen sollten Sie sicherheitshalber sowohl in Papierform als auch digital dabeihaben. Im Falle eines leeren Handyakkus oder Diebstahls sind Sie so auf der sicheren Seite. Auch eine Liste mit wichtigen Rufnummern hilft Ihnen im Zweifelsfall weiter. Hier sollten Sie Daten und Adressen Ihrer Geschäftspartner vor Ort, die Telefonnummern Ihrer Angehörigen und Kollegen sowie die Sperrnummern für Kreditkarte und Handy notieren.

Reisen Sie per Flugzeug, sollten Sie vorher überlegen, welche Dinge Sie als Gepäck aufgeben und welche Sie im Handgepäck verstauen wollen. Für den unangenehmen Fall, dass Ihr Gepäck verloren geht, ist es ratsam, die wichtigsten Unterlagen sowie einen Satz Ersatzkleidung im Handgepäck dabeizuhaben.

Tipp 5: Informieren Sie sich über die Gepflogenheiten im Land

Führt Ihre Dienstreise Sie ins Ausland und hängt ein wichtiger Geschäftsabschluss von Ihrem Besuch ab, sollten Sie sich mit der Kultur und den Bräuchen im Reiseland vertraut machen. Während es in einem Land beispielsweise üblich ist, Geschäftspartnern ein Gastgeschenk mitzubringen, kann dies in einem anderen Land als höchst unangemessen gelten. Auch Begrüßungsrituale oder das taktische Verhalten in Verhandlungen bergen Raum für Missverständnisse und Fauxpas. Indem Sie sich im Vorhinein informieren, können Sie Fettnäpfchen vermeiden und die internationale Geschäftsbeziehung erfolgreich aufbauen.

Sollten Sie nicht die gleiche Sprache wie Ihre Kunden oder Geschäftskontakte sprechen und die Verständigung in einer Zweitsprache schwierig sein, benötigen Sie auf Ihrer Dienstreise möglicherweise einen Dolmetscher. Organisieren Sie dessen Beauftragung am besten im Vorhinein, damit Ihre Meetings vor Ort reibungslos ablaufen und Sie sich garantiert verständigen können.

Entspannt auf Dienstreise fahren

Mithilfe dieser Tipps können Sie Ihrer Dienstreise entspannt entgegensehen. Planen Sie stets genügend Zeit für alle Reise- und Programmpunkte ein und bleiben Sie flexibel. Mit der richtigen Vorausplanung können Sie Ihre Abwesenheit im Unternehmen adäquat auffangen lassen und alle wichtigen Reisebestimmungen und -unterlagen sammeln. Eine Checkliste hilft Ihnen dabei, keine bedeutsamen Dokumente und Dinge zu vergessen. Verfügen Sie dann noch über fundiertes Wissen über Ihr Reiseland und das zu besuchende Unternehmen, wird Ihre nächste Geschäftsreise sicher zum vollen Erfolg.