Messeauftritt richtig planen – 4 konkrete Tipps für Ausstellungsneulinge

Auch wenn ein Messeauftritt auf den ersten Blick sehr kostenintensiv ist, bringt er dem Unternehmen langfristig gesehen fast nur Vorteile.

Der Schritt in die Selbstständigkeit ist ein Balanceakt zwischen deutlich mehr Arbeit, weniger Zeit für die Familie und vor allem dem ständigen Konkurrenzdruck. Wer sein Produkt oder seine Dienstleistung an den Mann bringen will, muss Marketingmaßnahmen ergreifen, auch wenn diese mitunter viel Zeit und Geld kosten.

Eine äußerst lukrative, aber noch viel zu wenig genutzte Möglichkeit, ist die Präsentation auf Messen. Viele Unternehmer scheuen den Aufwand, der mit der Planung eines Messeauftritts verbunden ist. Sieht man sich aber die Unternehmensvorteile, die sich daraus ergeben können im Ganzen an, dürften etwaige Gegenargumente schnell in den Hintergrund geraten.

Vorteile eines Messeauftritts

1. Messebesucher sind interessiert an dem was sie auf der Messe erwartet. So kommen potentielle Kunden quasi von allein zu Ihnen, ohne das Sie Einladungen etc. verschicken müssen.
2. Sie präsentieren Ihr Produkt live vor Ort. Daraus ergibt sich eine Anfassen- und Mitmachsituation. Was der Kunde selbst ausprobieren kann, überzeugt ihn besser.
3. Eventuelle Kundenfragen können von Ihnen direkt beantwortet werden.
4. Wenn Sie kleine Geschenke, sprich Werbeartikel überreichen, bleiben Sie in Erinnerung.
5. Preise können direkt vor Ort verhandelt werden.

Messeauftritt organisieren – Schritt für Schritt

Wenn Ihnen die Vorteile für Ihr Unternehmen bewusst geworden sind, geht es ans Eingemachte. Klar ist, dass die Planung eines Messeauftritts einige Zeit in Anspruch nimmt. Beginnen Sie deshalb mindestens drei Monate vor dem eigentlichen Termin.

1. Wo und wann wollen Sie ausstellen?

Das Messeangebot in Deutschland ist groß. Damit Sie nicht den Überblick verlieren und eine Messe finden, die letztendlich auch von Ihrer Zielgruppe besucht wird, wählen Sie zunächst Ort, Termin und vor allem das passende „Thema“. Auf www.messen.de finden Sie eine detaillierte Auflistung aller Messetermine nach Branchen sortiert. Lesen Sie sich die Messebeschreibungen gründlich durch und achten Sie darauf, ob es sich um eine reine Ausstellungsmesse handelt, oder ob Produkte auch verkauft werden dürfen. Die Messe sollte außerdem für Publikum offen sein, reine Fachbesucher sind nur dann interessant, wenn Sie Vertriebspartner oder Lieferanten für sich gewinnen wollen.

2.Messestandplatz reservieren und organisieren

Sobald Sie sich für eine Messe entschieden haben, geht es an die Anmeldung. Ob telefonisch oder per Online-Formular ist abhängig vom jeweiligen Veranstalter. Achten Sie auf eventuelle Fristen, damit Sie sich später nicht ärgern, wenn Ihnen abgesagt wird. Überlegen Sie, welche Ausstellungsgröße Sie für Tische, Aufsteller usw. brauchen und fragen Sie nach der Standmiete (oft ein erheblicher Kostenfaktor). Möchten Sie Ihre Kunden bewirten, dann vergessen Sie auch Kleinigkeiten wie Servietten nicht. Ebenso wichtig sind technische Voraussetzungen:

• Telefon- und Internetanschluss
• Stromversorgung
• Wasseranschluss (falls benötigt)
• ausreichend Parkmöglichkeiten für Besucher
• freie Anfahrtswege zum Messestandplatz (Anlieferung der Ausstellungsstücke)

3.Personalbestimmung für den Messestand

Nehmen Sie sich für die Auswahl der Standbetreuung ausreichend Zeit! Nur kompetentes, offenes und freundliches Personal wird die Aufmerksamkeit potentieller Kunden wecken. Legen Sie einen einheitlichen Dresscode fest, zum Beispiel Sakkos oder Blazer mit Firmenlogo und denken Sie an personalisierte Namensschilder! Ob Kunde oder Veranstalter, man möchte wissen mit wem man es zu tun hat und Sie persönlich ansprechen können. Bedenken Sie auch, dass die Mitarbeiter, die am Messestand stehen, im Betrieb nicht zur Verfügung stehen. Messen dauern meist mehrere Tage. Für diese Ausfallzeit muss Ersatz eingeplant werden.

4.Wie wollen Sie sich präsentieren?

Wenn soweit alles organisiert ist, kommt die Frage auf, wie Sie das Interesse an ihrem Stand wecken können. Sie sind schließlich nicht alleiniger Aussteller und das Publikum wird mit Reizen nur so überflutet. Damit trotzdem viele Menschen stehen bleiben, geben Sie die entsprechenden Impulse. Machen Sie schon frühzeitig auf sich aufmerksam, indem Sie Wegweiser aufstellen, die direkt am Eingang und auch unterwegs platziert werden. Am besten eignen sich dafür sogenannte Kundenstopper, die preislich durchaus im Rahmen liegen (je nach Größe ab 70 Euro).

Gestalten Sie Ihren Messetresen so, dass er einladend wirkt. Keine blockierenden Elemente, wie Absperrbänder verwenden, die stellen für das Publikum eine Hemmschwelle dar. Wer sich setzen kann, verweilt länger. Machen Sie sich diese Weisheit zu Nutze und stellen Sie einige Sitzgelegenheiten bereit. Messebesucher sind oft den ganzen Tag auf den Beinen und freuen sich, wenn Sie mal ein Päuschen machen können. Hier kommt dann auch wieder die oben bereits erwähnte Bewirtung ins Spiel.

Es wäre ein Traum, wenn jeder Messebesucher sofort IHR Produkt kaufen würde. Dem ist leider nicht so, deshalb halten Sie genügend Infomaterial bereit (Flyer, Broschüren, Visitenkarten, Imagefilm-CD). Überreicht mit ein paar Give-aways wird man sich dann am heimischen Wohnzimmertisch wieder an Sie erinnern.

Zusammengefasst:
Ein Messeauftritt ist kein Event, dass man mal eben so nebenbei organisiert. Für die Planung sollten Sie sich also ausreichend Zeit nehmen und das Budget genau kalkulieren. Der Kostenfaktor schlägt sicher zu Buche, wird sich aber bei guter Planung schnell rentieren. Vergessen Sie deshalb nicht, nach der Messe Ré­su­mé zu ziehen. Was war super, wo hat’s gehapert? Alle Erkenntnisse können Sie dann direkt in die nächste Messeplanung einfließen lassen.