Eintragung ins Handelsregister – Für wen ist es Pflicht und was gibt es zu beachten?

Eine Existenzgründung ist mit viel Aufwand verbunden. Unter anderem stellen sich viele die Frage, ob sie sich ins Handelsregister eintragen lassen müssen. Wir klären auf.

Ein Notar klärt eine Gründerin über die Eintragung ins Handelsregister auf.
Wer muss ins Handelsregister? | © goodluz / stock.adobe.com

Beim Handelsregister handelt es sich um ein öffentliches Verzeichnis, das von den Handelsregistergerichten bei den Amtsgerichten geführt wird. Es ist dazu da, um Rechtssicherheit zu bieten. Sprich also es dient der Sicherheit des Geschäftsverkehrs. Denn die Informationen, die über ein Unternehmen im Handelsregister hinterlegt sind, unterliegen der Richtigkeit, was bedeutet, dass jeder den darin enthaltenen Informationen vertrauen kann.

Wer muss sich im Handelsregister eintragen lassen?

In das Handelsregister muss sich jeder eintragen lassen, der als Kaufmann bzw. Kauffrau (gemäß § 1 Absatz 1 Handelsgesetzbuch) eingestuft wird. Sprich also alle diejenigen, die ein Handelsgewerbe betreiben.

Dazu zählen Kapitalgesellschaften wie GmbH, AG und UG (haftungsbeschränkt) sowie Personengesellschaften wie OHG und KG. Auch Einzelkaufleute sind zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet, sofern ihr Gewerbe eine bestimmte Umsatzgröße überschreitet, die im Handelsgesetzbuch definiert ist. Dazu kommt, dass diese Unternehmen auch erst durch die Eintragung entstehen.

Freiberufler, Kleingewerbetreibende und Personengesellschaften in Form der GbR müssen sich hingegen nicht eintragen lassen, sie können es aber. Denn so ein Eintrag bringt schließlich einige Vorteile mit sich. Aber auch ein paar Nachteile.

Schon gewusst? Ab einer bestimmten Umsatzgröße verwandelt sich die GbR automatisch in eine OHG.

Folgende Sonderformen sind ebenso handelsregisterpflichtig:
➔ GmbH & Co. KG
➔ UG & Co. KG
➔ AG & Co. KG
➔ GmbH & Co. oHG
➔ UG & Co. oHG
➔ AG & Co. oHG


Vor- und Nachteile einer Eintragung ins Handelsregister

➡️ Vorteile Eintragung ins Handelsregister

Heutzutage kann sich jeder als Unternehmer eintragen lassen. Einziges Problem: Man kann anhand der Eintragung nicht erkennen, wie groß das Unternehmen ist. In einem Handelsregistereintrag sind hingegen sämtliche Details zum Unternehmen festgehalten.

Dazu zählen unter anderem:

  • Firmenname
  • Rechtsform
  • Geschäftssitz und Anschriften der Niederlassungen
  • Unternehmensgegenstand
  • Inhaberverhältnisse
  • vertretungsberechtigte Personen
  • Namen der Gesellschafter
  • Haftungsbeschränkungen
  • Grund- und Stammkapital

Wer all diese Daten offenlegt, der wirkt seriös bei Behörden, potenziellen Geschäftspartnern und Banken. Denn Sie zeigen somit, dass Sie sich den kaufmännischen Regelungen und Gebräuchen unterwerfen. Sie wirken damit professionell und vertrauenswürdig gegenüber Vertragspartnern.

Wer eine geschäftliche Beziehung mit einem Unternehmen eingehen möchte, der prüft in der Regel vorher, ob ein Handelsregistereintrag besteht und ob es das Unternehmen also wirklich gibt. Das ist ganz einfach. Denn jedes Unternehmen und auch jede Person kann sich heutzutage online einen Handelsregisterauszug und somit die gewünschten Wirtschaftsinformationen anfordern. Das ist zum Beispiel hier ganz ohne Registrierung möglich.

Außerdem: lassen Sie sich im Handelsregister eintragen, können Sie Ihrem Unternehmen einen Fantasienamen geben. Für nicht eingetragene Unternehmen ist das nicht möglich. Hier muss stets der vollständige Name des Inhabers genannt werden.

➡️ Nachteile Eintragung ins Handelsregister

Natürlich bringt so ein Eintrag auch einige Pflichten mit sich. Wenn Sie sich im Handelsregister eintragen lassen, müssen Sie unter anderem Handelsbücher führen, Bilanzen und Inventuren aufstellen und hierfür Aufbewahrungsfristen beachten. Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung reicht jedoch nicht aus. Sie müssen eine doppelte Buchführung vornehmen.

Zusammengefasst bestehen also die folgenden Pflichten:
➔ Buchführungspflicht (§ 238 HGB)
➔ Inventurpflicht (§ 240 HGB)
➔ Pflicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses (§ 242 HGB)
➔ Aufbewahrungspflicht (§ 257 Abs. 1 HGB)

Übrigens: Wer sich in das Handelsregister eintragen lassen muss, es aber unterlässt, der muss damit rechnen, dass das Registergericht eine Zwangsstrafe verhängt.

Wie erfolgt die Eintragung ins Handelsregister?

Die Anmeldung zur Eintragung ins Handelsregister muss von einem Notar beglaubigt werden. Nach Prüfung und Bezahlung erfolgt dann der Eintrag ins Handelsregister. Das dauert in der Regel drei bis fünf Tage.

Schon gewusst? Seit August 2022 erleichtert eine Neuerung den Anmeldeprozess bei Registern wie dem Handels-, Partnerschafts- und Genossenschaftsregister erheblich: Die erforderliche notarielle Beglaubigung der Anmeldung kann nun digital über eine Online-Videokonferenz mit einem Notar erfolgen. Dies spart den Gang zum Notariat.

Sollte es gravierende Veränderungen in bzw. an Ihrem Unternehmen geben, dann müssen Sie diese dem Registergericht mitteilen. Dafür müssen Sie sich dann wieder an einen Notar wenden, da die Änderungen beglaubigt werden müssen.

Welche Kosten entstehen für die Eintragung?

Sich im Handelsregister eintragen zu lassen, ist natürlich mit einigen Kosten verbunden. Zunächst einmal fallen natürlich Kosten für den Notar an, da dieser sämtliche Anträge beglaubigen muss. Des Weiteren müssen Sie Gebühren beim Amtsgericht bezahlen. Je nach Größe des Unternehmens können sich die Kosten bei kleineren Firmen etwa bei 200 € und größeren Unternehmen bis 1000 Euro bewegen.

Bei einer Neugründung eines Unternehmens ist dabei die Summe des vorhandenen Eigenkapitals entscheidend. Sprich also hier orientiert man sich am Geschäftswert des Betriebes. Wie hoch diese Gebühren ausfallen, können Sie im Gesetz über Kosten der freiwilligen Gerichtsbarkeit für Gerichte und Notare (Gerichts- und Notarkostengesetz – GNotKG) nachlesen.

Über Ringo Dühmke 632 Artikel
Gründer von Arbeitstipps.de und einigen anderen Websites. Gelernter Kaufmann mit großer Leidenschaft für (das Schreiben über) Unternehmen und Unternehmer aller Art, für Onlinemarketing, Digitalisierung und Automatisierung.

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