Jedes Jahr zur Urlaubszeit bzw. wenn man auf Dienstreise geht oder aus anderen Gründen beruflich nicht in seinem Büro sein kann, sollte überlegt werden, wie man sein Büro sichern kann.
Wie man das Büro schützt, hängt auch davon ab, ob man selbst der Chef ist oder ein normaler Mitarbeiter des Unternehmens. Für die verschiedenen Situationen bieten sich unterschiedliche Lösungen an.
Das Büro sichern – Die Aufgaben als Chef
» Die Sekretärin beauftragen
Vor allem, wenn man selbst der Chef ist, lässt sich eine Abwesenheit am einfachsten organisieren und das Büro sichern. Als Leiter eines Unternehmens oder zumindest einer Abteilung verfügt man nämlich zumeist über eine Sekretärin. Diese hat bei Abwesenheit des Chefs natürlich über das Büro zu wachen und zu verhindern, dass es von nicht autorisierten Personen betreten wird. Falls ein Mitarbeiter einmal Unterlagen aus dem Büro braucht, ist sie die erste Ansprechpartnerin und kann die benötigten Dinge aus dem Büro holen.
» Schlüssel selbst verwahren
Ist man der einzige Nutzer eines Büros und hat keine eigene Sekretärin, kann man, bevor man für längere Zeit abwesend ist, einfach die Bürotür verschließen und den Schlüssel mitnehmen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass kein Unbefugter das Büro betritt. Dies funktioniert allerdings nur, wenn niemand sonst Zugang zum Büro benötigt.
Das Büro sichern – Die Aufgaben als Mitarbeiter
» Büroschlüssel bei Kollegen lassen
Nicht ganz so einfach ist es, sein Büro zu sichern, wenn Mitarbeiter oder Kollegen während der Abwesenheit Unterlagen benötigen, die sich im Büro befinden. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, einem Kollegen den Büroschlüssel zu überlassen und die anderen Mitarbeiter zu informieren, an wen sie sich wenden müssen, um in das Büro zu gelangen bzw. wer ihnen die entsprechenden Akten besorgen kann.
» Akten außerhalb des Büros lagern
Man kann aber auch alle Akten, die von anderen gebraucht werden, außerhalb des Büros, vielleicht wiederum bei einem Kollegen, deponieren. So hat jeder sofort Zugriff auf die Unterlagen, ohne ins Büro zu müssen.
» Büroschlüssel beim Pförtner deponieren
Sein Büro sichern kann man auch, wenn man den Schlüssel beispielsweise beim Pförtner hinterlegt und ihn anweist, den Schlüssel nur bestimmten Personen auszuhändigen. Dafür kann es sinnvoll sein, eine Liste anzufertigen, die die Namen aller Personen enthält, denen der Zugang zum Büro ermöglicht werden soll. Diese Liste kann man dann ebenfalls beim Pförtner hinterlegen. So hat dieser stets vor Augen, wer sich den Schlüssel holen darf.
» Wichtige Unterlagen einschließen
Eine weitere Möglichkeit, sein Büro bzw. sensible Unterlagen zu sichern, ist dass Wegschließen solcher Akten in geeigneten Schränken. In fast jedem Büro gibt es solche verschließbaren Schränke, Rollcontainer oder gar einen Tresor. Hier kann man wichtige Unterlagen einschließen und das Büro ansonsten eventuell sogar unverschlossen lassen.
Vielleicht bittet man einfach einen Kollegen darum, ein Auge auf das Büro zu haben, damit niemand unerlaubt etwas aus dem Büro mitnimmt. Natürlich sollte unter Kollegen im Idealfall ein Vertrauensverhältnis herrschen, aber die Erfahrung zeigt immer wieder, dass Vorsicht oft besser ist, als Nachsicht.
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