Das Email Postfach aufräumen wird von vielen als lästig und sogar unnötig empfunden. Um den Überblick aber nicht zu verlieren, hier 3 Tipps.
Vielleicht gehören auch Sie zu den Menschen, die nicht gerne aufräumen. Meist überträgt sich das auch auf die virtuelle Ordnung. Wie sieht es beispielsweise mit Ihrem E-Mail-Postfach aus? Wahrscheinlich denken Sie jetzt: Warum soll ich denn mein Email Postfach aufräumen? Bei meinen E-Mails ist das doch nicht so wild, das sieht ja keiner und außerdem brauche ich die ja vielleicht noch mal. Natürlich ist noch niemand über einen E-Mail-Berg gestolpert, aber zum einen spart es Ihnen eine Menge Zeit, wenn Sie nicht für jede Mail erst durch drei Seiten scrollen müssen und zum anderen macht Ordnung zufriedener.
Denn auch, wenn das, was Sie da aufheben, lediglich virtuell existiert, merkt sich Ihr Unterbewusstsein, dass da noch etwas Unerledigtes „herumliegt“ und all die unbeantworteten E-Mails hängen sich unbewusst ans Gemüt. Deshalb hier einmal drei kleine Tipps, wie Sie Ihr E-Mail-Postfach aufräumen und organisieren können.
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Tipp 1 – Spam vermeiden
Sicher haben Sie auch schon die Erfahrung gemacht, wie nervig es ist, wenn man mehr Spam, als normale Emails bekommt. Vielleicht haben Sie bereits aufgegeben, gegen die Werbeflut anzukämpfen und sich eben damit abgefunden, dass Sie ihre Nachrichten zwischen den Reklame-E-Mails herauspicken müssen. Doch das muss nicht sein.
Dazu einmal ein paar Hinweise:
Schritt 1 – Die Wahl des richtigen Accounts
Der erste Schritt zum werbefreien Email Postfach ist die Wahl des richtigen Account-Anbieters. Manche E-Mail-Seiten haben bereits den Ruf als Spam-Mailer. Deshalb vorher gut informieren. Es gibt auch gute, kostenlose Anbieter, die ihre Kunden nicht mit Werbemails zu bomben.
Schritt 2 – Email-Programm mit Filterfunktion
Auch bei der Wahl des E-Mail-Programms sollten Sie wählerisch sein. So sollte unter anderem ein Spamfilter vorhanden und individuell anpassbar sein. Viele Filter lassen sich mit einer Blacklist ausstatten, die sich mittels wenigen Klicks um die aktuellen Spamer ergänzen lässt. Hier dürfen Sie natürlich auch nicht so faul sein und müssen diese Liste immer möglichst gleich aktualisieren, wenn eine neue Spam-Mail auftaucht. Das sieht zwar erst einmal nach mehr Arbeit aus, ist aber im Endeffekt schneller erledigt, als hunderte von Mails von Hand zu löschen. Empfehlenswert sind an dieser Stelle Windows Live Mail und Mozilla Thunderbird.
Tipp 2 – E-Mail-Postfach aufräumen mit Ordnern
Wie bei der richtigen Post haben Sie auch bei den E-Mails die Wahl entweder zu warten, bis sich alles auf ihrem Schreibtisch – sprich in ihrem Posteingang – stapelt oder Sie können die Mails schön sortiert in Ordner packen. Die meisten E-Mail-Programme ermöglichen, neben Posteingang, Postausgang und Papierkorb noch weitere eigene Dateiordner anzulegen. Besteht bei Ihrem E-Mail-Programm die Möglichkeit, einer E-Mail-Adresse gleich einen bestimmten Ordner zuzuweisen? Dann machen Sie von dieser Option Gebrauch. Das restliche Email Postfach aufräumen, können Sie dann von Hand übernehmen.
Achten Sie aber darauf, dass Ihr Ordnersystem nicht zu unübersichtlich wird, sonst kann es Ihnen passieren, dass Sie lange suchen müssen, bis Sie ihre Post in irgendeinem Unter-Unterordner wiederfinden. Meist reicht eine grobe Einteilung, nach geschäftlichen und privaten Kontakten oder danach, ob die Mails von Freunden, Bekannten oder Verwandten kommen.
Tipp 3 – Feste E-Mail-Zeit einplanen
Wie so oft, wenn es ums Ordnunghalten geht, gelten auch beim E-Mail-Postfach aufräumen zwei Grundsätze.
- Jeden Tag ein wenig aufräumen, erspart große Aufräumaktionen.
- Lieber gleich erledigen, als vor sich herschieben.
Deshalb macht es Sinn, wenn Sie täglich eine feste Zeit reservieren, in der Sie dann aber auch wirklich jede E-Mail entweder beantworten oder löschen. Bearbeitete Emails, auf die Sie noch eine Antwort erwarten, können ebenfalls in den Papierkorb wandern, denn solange Sie und Ihre Mailpartner die Antwortfunktion nutzen, haben Sie ohnehin immer den kompletten Mailverlauf dabei. Und ansonsten bleiben Ihre Mails ja auch im Papierkorb noch ein paar Tage „frisch“.
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