Zeitmanagement Methoden: Eisenhower Prinzip genau erklärt

Das Eisenhower Prinzip ist eine Methode, um im Büro Zeit zu sparen und Aufgaben effektiv zu erledigen. Wie diese Technik genau funktioniert, erfahren Sie hier.

Eisenhower Prinzip
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Wieder ein neuer Tag und wieder ein Berg an Arbeit auf dem Schreibtisch? Damit Sie diese unerledigten Aufgaben nicht wie eine Lawine überrollen, ist es wichtig, Struktur in Ihren Arbeitsalltag zu bringen und Prioritäten zu setzen. Nicht alles, was sich vor Ihnen auftürmt, ist wirklich wichtig oder dringlich. Lassen Sie sich nicht von den unerledigten Aufgaben unter Druck setzen. Wir wissen zwar nicht mit Sicherheit, ob der US-Präsident diese Methode auch wirklich praktiziert hat, empfohlen werden kann das Eisenhower-Prinzip jedoch auf jeden Fall, wenn es um effizientes Arbeiten und die Verteilung der Aufgaben geht. Erfahren sie nun, was dahintersteckt und wie Sie die Regel einfach umsetzen können.

Wann macht die Eisenhower-Methode Sinn?

Es gilt, eine Aufgabe zu erledigen, welche Ihre ganze Aufmerksamkeit bedarf, aber leider werden Sie ständig abgelenkt. Dies kann durch andere Mitarbeiter geschehen oder durch das permanente Klingeln des Telefons. Sie können aber auch selbst die Ursache sein und sich leicht ablenken lassen, indem Sie Mails beantworten oder in den sozialen Netzwerken unterwegs sind, statt sich Ihren Aufgaben zu widmen. Die Zeit verstreicht und vieles bleibt liegen. Zeitmanagement-Methoden bringen hier die Lösung und geben Ihnen Gelegenheit, sich langfristig den gestellten Aufgaben zu widmen, ohne das Ihnen ständig etwas dazwischenkommt und am Ende des Arbeitstages ein Stapel Unerledigtes liegengeblieben ist.

Wirklich wichtig oder dringend?

Sicher haben Sie es auch schon erlebt, auf Ihrem Schreibtisch landet eine Aufgabe mit dem Vermerk „dringend“. Bei näherem Hinschauen wird jedoch schnell klar, eigentlich könnte diese Tätigkeit auch warten oder innerhalb der Abteilung umverteilt werden, so dass Sie den Kopf für wichtigere Dinge frei hätten.

Was ist dringend?

Eine Aufgabe ist dringend, wenn sie einer sofortigen Erledigung bedarf. Ob dies von Ihnen selbst oder von anderen getan wird, ist zweitrangig.

Was ist wichtig?

Wichtige Aufgaben stehen in direktem Zusammenhang mit den Aufgaben und Zielen des Mitarbeiters. Wann die Aufgabe zu erledigen ist, hängt davon ab, welcher Dringlichkeit diese bedarf.
Um genau diese Prioritäten festzulegen, kann das Eisenhower-Prinzip Ihnen eine große Hilfe sein. Dwight D. Eisenhower soll mit Hilfe dieser Strategie in seiner Aufgabe als US-General während des Zweiten Weltkrieges Prioritäten gesetzt haben. Dafür gibt es zwar keine wirklichen Beweise, aber die Funktionalität der Eisenhower-Methode hat sich vielfach bewährt und zählt heute zu den effektivsten Zeitmanagement-Methoden.

Das Eisenhower-Prinzip – denken Sie in Quadranten

Um das Grundprinzip dieser Strategie zu verstehen, können Sie Ihre Arbeitsaufgaben in folgende Quadranten aufsplittern

QuadrantErläuterung
wichtig und dringlich
  • Diese Aufgaben besitzen höchste Priorität.
  • Sie werden selbst erledigt und nicht aus der Hand gegeben.
wichtig, nicht dringlich
  • Auch diese Aufgaben werden selbst erledigt.
  • Der Zeitpunkt kann weiter in der Zukunft liegen, sollte aber vorab festgelegt werden, damit Sie die Aufgabe nicht aus den Augen verlieren.
dringlich, nicht wichtig
  • Diese Aufgaben können an andere Mitarbeiter delegiert werden, sollten aber zeitnah erledigt werden.
weder wichtig noch dringlich
  • Diese Aufgaben besitzen weder direkten Nutzen noch Dringlichkeit, sie können daher aufgeschoben werden oder können meist auch unerledigt bleiben.

In der Praxis bedeutet dies folgendes:

Dringende und wichtige Aufgaben = A Aufgaben
Diese sind von Ihnen selbst und möglichst sofort in Angriff zu nehmen.

Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben = B Aufgaben
Diese müssen nicht sofort erledigt werden. Damit nichts liegenbleibt, sollten Sie aber bereits einen Termin festlegen.

Dringende aber nicht wichtige Aufgaben = C Aufgaben
Diese Aufgaben sollten Sie sich vom Tisch schaffen und an andere Mitarbeiter delegieren.

Weder dringende noch wichtige Aufgaben = D Aufgaben
Mit diesen Aufgaben sollten Sie sich nicht befassen.

Welche Vorteile bringt das Eisenhower-Prinzip?

Die Eisenhower-Methode bringt Ihnen zahlreiche Vorteile und Sie schaffen es, effizienter zu arbeiten und die gestellten Aufgaben nach ihrer Priorität einzustufen, wobei es auch erlaubt ist, unwichtige Aufgaben buchstäblich unter den Tisch fallen zu lassen.

Die Begriffe „wichtig“ und „dringend“ sind die Eckpfeiler dieser bewährten Strategie. Damit fällt es Ihnen leichter, wichtige Aufgaben termingerecht zu erledigen. Durch das Delegieren von Aufgaben binden Sie Ihre Mitarbeiter besser in den Arbeitsprozess ein und übertragen mit den Aufgaben auch Verantwortung. Das Selbstvertrauen der Mitarbeiter steigt und das Arbeitsklima verbessert sich nachhaltig.

Bringt die Eisenhower-Methode auch Nachteile?

Auch wenn diese Methode zu den bewährten und klassischen Methoden des Zeitmanagements zählt, wird hin und wieder Kritik laut. Dabei führen Skeptiker ins Feld, dass es für den Einzelnen schwierig erscheint, Wichtiges von Dringendem zu unterscheiden und umgekehrt. Weiterhin ist die Strategie weniger für kleinere Unternehmen oder gar Einzelunternehmer geeignet, da sich in diesem Fall Arbeiten nicht delegieren lassen und in jedem Fall von einem selbst bearbeitet werden müssen.

Das Eisenhower-Prinzip in der Praxis

Die Sekretärin sitzt an ihrem Schreibtisch. Es ist 10 Uhr. Nach der Bearbeitung der Posteingänge checkt diese nun ihre privaten Mails. In einer Viertelstunde hat ihr Chef einen Termin mit dem Personalleiter des Unternehmens. Eben kommt ein Anruf vom Leiter einer Zweigstelle in Paris. Der Chef wird dringend vor Ort gebraucht und muss Unterlagen über die aktuellen Projekte mitbringen.

Wie handelt die Sekretärin nun nach dem Eisenhower-Prinzip?
A-Aufgabe – Zusammenstellen der Unterlagen
B-Aufgabe – neuen Termin mit dem Personalchef vereinbaren
C-Aufgabe – Beschaffung des Flugtickets wird ans Reisebüro delegiert und dort zur A-Aufgabe
D-Aufgabe – Mails wandern in den Papierkorb oder auf den „Komposthaufen“

Wie handelt der Chef nach dem Eisenhower-Prinzip?
A-Aufgabe – mit dem Zweigstellenleiter Rücksprache nehmen
B-Aufgabe – Terminkalender abstimmen
C-Aufgabe – alle für die Reise notwendigen Unterlagen zusammenstellen, Aufgaben an Sekretärin delegieren (A-Aufgabe)
D-Aufgabe – Zeitungen und Prospekte auf den Komposthaufen befördern

Was passiert mit den ungeliebten D-Aufgaben?

Sie haben drei Möglichkeiten:

  1. Papierkorb
  2. Archiv
  3. Komposthaufen

D-Aufgaben gehören auf den Komposthaufen!? Keine Angst, Sie müssen mit den unerledigten Dingen jetzt nicht in Ihren Garten laufen. Sie legen sich ganz einfach im Büro einen Komposthaufen an. Auf diesem Stapel landen dann Zeitschriften, Prospekte, Werbebriefe oder was auch immer bei Ihnen in diese Kategorie eingeordnet wird.

Der Komposthaufen wird nur bearbeitet, wenn Zeit dafür bleibt. Folglich wird der Stapel ungehindert wachsen. Dies lässt sich verhindern, wenn Sie spätestens alle acht Wochen eingreifen und die unteren 10 bis 15 Zentimeter entfernen und entsorgen. Informationen, die sich dort verbergen, sind in der Regel wertlos geworden und längst veraltet.

Tipp: Verfallen Sie nicht dazu, die Umschläge zu öffnen und die Zeitschriften durchzublättern, dieses Material gehört in den Müll – und zwar sofort. Hegen Sie Zweifel, welche Unterlagen in den Papierkorb oder in die Ablage gehören? Dann kehren Sie zurück zu den zentralen Begriffen dieser Strategie. Alles, was weder als wichtig noch als dringend bezeichnet werden kann, ist reif für den Papierkorb.

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