Zeitmanagement – Wichtig oder dringend?

Zeitmanagement ist ein wichtiges Kriterium, um im Beruf effektiv arbeiten zu können. Doch wie unterscheidet man wichtig von dringend?

In einem Unternehmen müssen jeden Tag die unterschiedlichsten Dinge erledigt und Aufgaben bewältigt werden. Aber nicht jede Aufgabe ist gleich wichtig und nicht alle Dinge haben höchste Priorität. Deshalb müssen Mitarbeiter täglich entscheiden, ob etwas wichtig oder dringend notwendig ist. Solche Entscheidungen sind nicht immer ganz einfach und so kann es sinnvoll sein, einige Tipps zu beachten.

1. Unternehmensziele bedenken

Als erstes Ziel bei der Entscheidung, was wichtig oder dringend ist, sollte man in erster Linie natürlich berücksichtigen, welche Aufgaben die Unternehmensziele am ehesten fördern. Beispielsweise sollten als Erstes die Aufgaben erledigt werden, die dem Unternehmen neue Aufträge sichern bzw. Bestandskunden erhalten, denn ohne sie kann kein Unternehmen überleben. Hier bedarf es auch einer engen Kommunikation mit der Entscheidungsebene des Unternehmens. Durch sie bleibt man auf dem Laufenden, welche Aufträge oder Kunden Priorität besitzen.

2. Deadline festlegen

Normalerweise gibt es für jede zu erledigende Aufgabe eine Frist, bis zu der diese allerspätestens erledigt sein muss. In der Regel werden solche Deadlines durch die entsprechenden Verträge mit Kunden vorgegeben. Ist eine solche Frist nicht vorhanden, sollte man selbst einen Zeitpunkt festlegen, bis zu dem man die Aufgabe erledigt haben möchte. Durch solche Deadlines ergibt sich schon automatisch eine Unterscheidung, ob eine Aufgabe wichtig oder sogar dringend ist.

3. Abstimmung mit der Unternehmensführung

Ist man sich nicht sicher, bis wann eine Aufgabe erledigt sein muss, kann man sich bei der Unternehmensführung oder Projektleitung erkundigen, wie viel Zeit man für die jeweilige Aufgabe zur Verfügung hat. Solche Nachfragen geben einem nicht nur Planungssicherheit, sondern fördern auch die Kommunikation zwischen den einzelnen Ebenen im Unternehmen und damit die gute Zusammenarbeit.

4. Prioritätenliste erstellen

Um die verschiedenen, anstehenden Aufgaben fristgerecht zu erledigen, sollte man sich (wenn möglich, täglich) eine Prioritätenliste erstellen. Sie ist ein wichtiges Element eines effektiven Zeitmanagements. Man braucht nur auf diese Liste zu schauen und weiß, was man wann zu erledigen hat. Die Erstellung einer solchen Liste ist am einfachsten, wenn es möglich ist, für jede Aufgabe eine so genannte Deadline einzutragen. Auf diese Weise kann man die Liste einfach abarbeiten.

5. Prioritäten setzen durch gutes Zeitmanagement

Wer Aufgaben nach wichtig oder dringend sortieren möchte, der sollte stets gut organisiert sein und für sich selbst ein effizientes Zeitmanagement entwickeln. Eine wichtige Voraussetzung für gutes Zeitmanagement ist das strukturierte und disziplinierte Arbeiten. Auch wenn es für viele Mitarbeiter heute oft schwierig ist, bei der großen Fülle von Tätigkeiten den Überblick zu behalten, so sollte man doch versuchen, jeden Arbeitstag so einzuteilen, dass das wichtigste immer zuerst erledigt wird. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass dringende Aufgaben vor den wichtigen bearbeitet werden und man nichts vergisst. Dabei kann die Prioritätenliste sehr hilfreich sein.

6. Panik vermeiden durch großzügige Zeitplanung

Vielfach kommen zu den vorhandenen Aufgaben neue hinzu und sind dazu geeignet, das Zeitmanagement durcheinanderzubringen. Dies lässt sich dadurch vermeiden, dass man bei der Entwicklung eines Zeitmanagements immer einen gewissen zeitlichen Freiraum lässt. Dadurch hat man die Möglichkeit, neue Aufgaben im Nachhinein einzubauen, ohne in zeitliche Bedrängnis zu geraten. So lässt sich Panik vermeiden und man hat für alle Aufgaben genügend Zeit zur Verfügung.