Bei einem hohen Arbeitsaufkommen kann man schnell den Überblick verlieren. Mit einem guten Zeitmanagement lassen sich Aufgaben gut strukturieren und abarbeiten.
Die verfügbare Zeit möglichst sinnvoll zu nutzen, ist uns allen ein Anliegen. Im Arbeitsalltag wird es quasi zur Notwendigkeit, denn wer nicht in der Lage ist, seine Arbeit sinnvoll einzuteilen, Aufgaben zeitnah abzuarbeiten und dabei Prioritäten zu setzen, wird nicht nur vor einem Berg Unerledigtem kapitulieren, sondern hält ganze Betriebsprozesse und Abläufe auf.
Um tägliche Aufgaben schnell und effizient zu lösen, kann auf Zeitmanagement-Methoden zurückgegriffen werden. Es gibt einige verschiedene Ansätze, wobei die ALPEN-Methode zu den bekanntesten und bewährtesten zählt. Dabei geht es nicht um die Bezwingung des namensgebenden Hochgebirges, sondern die Bezeichnung rührt von den fünf Bausteinen dieser Strategie her. Was im Einzelnen unter der ALPEN-Methode zu verstehen ist und wie sie sich anwenden lässt, erfahren Sie jetzt.
Zeitmanagement – Welche Vorteile bringt es überhaupt?
- schnelle und effiziente Arbeitserledigung
- den Fokus auf wirklich Wichtiges richten
- weniger Stress im täglichen Arbeitsalltag
- konsequente Umsetzung gestellter Ziele
- mehr Freizeit und Raum für Kreativität
Wer hat die ALPEN-Methode entwickelt?
Die ALPEN-Methode wurde nicht von einem Extrembergsteiger, sondern von einem Wirtschaftswissenschaftler entwickelt. Lothar J. Seiwert studierte in Marburg und Frankfurt und promovierte im Jahre 1978. Anschließend arbeitete er als Personalberater in verschiedenen Firmen und gründete später ein eigenes Unternehmen. Einer breiten Öffentlichkeit bekannt ist Lothar J. Seiwert vielleicht auf Grund des Ratgebers „Simplify your life“, welchen er gemeinsam mit Werner Küstenmacher herausbrachte.
ALPEN – ein Wort, fünf Elemente
Nun soll das Geheimnis des Begriffes gelüftet werden und Sie erhalten einen Einblick in die fünf Elemente der Zeitmanagement-Strategie:
- Aufgaben, Termine und Aktivitäten niederschreiben
- Länge der Aufgaben abschätzen
- Pufferzeiten einkalkulieren
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrollieren des Erledigten
❖ Schritt 1: Aufgaben niederschreiben
Im ersten Schritt geht es darum, alles, was erledigt werden muss niederzuschreiben. Fertigen Sie eine einfache Liste mit allen anstehenden Aufgaben, Terminen und Aktivitäten an.
» 💡 Tipp: Die Reihenfolge der einzelnen Punkte der To-do-Liste ist zunächst nicht relevant.
Stellen Sie einfach alle geplanten Aufgaben für den folgenden Tag zusammen. Was an einem Tag nicht erledigt wurde, wird wieder in die Liste für den nächsten Tag aufgenommen.
Notieren Sie:
- geplante Aufgaben und Aktivitäten
- feststehende Termine
- notwendige Briefe, Mails und Telefonate
❖ Schritt 2: Länge der Aufgaben abschätzen
Im zweiten Schritt müssen für alle notierten Aufgaben Zeitspannen festgelegt werden. Hierbei ist einiges an Fingerspitzengefühl nötig, die Zeit sollte nicht zu knapp bemessen sein, dennoch sollte der zeitliche Rahmen in Relation mit der Arbeitsleistung stehen.
» 💡 Tipp: Lassen Sie bei der Bewertung der Zeitspannen Ihre Erfahrungswerte einfließen und gehen Sie realistisch an die Sache heran.
Machen Sie keine von bis Angaben, sondern legen in diesem Schritt wirklich genaue Uhrzeiten fest.
❖ Schritt 3: Pufferzeiten einrechnen
Erwarten Sie von den Zeitangaben nicht zu viel. Ihre Rechnung wird, trotz bester Kalkulation, nicht zu 100 Prozent aufgehen, denn es gilt, immer auch Störfaktoren mit einzurechnen. Daher rechnen Sie mit Pufferzeiten. Durch die Gewährung von Zeiträumen, in denen keine Aktivitäten geplant sind, bewahren Sie sich vor Dauerstress und können insgesamt entspannter an das Konzept herangehen.
Dabei hat sich die 40:60 Taktik bewährt. Dabei verplanen Sie 60 Prozent der Arbeitszeit wie eben beschrieben mit den Aufgaben, Terminen und Aktivitäten, die aktuell anliegen. Die übrigen 40 Prozent werden als Zeitpuffer einkalkuliert, wobei 20 Prozent als Zeitrahmen ohne Beschäftigung verbleiben. Damit halten Sie sich Freiräume frei und verplanen sich nicht so schnell, da immer noch buchstäblich Luft nach oben bleibt.
Sollte es trotz dieser Technik nicht klappen, alle Aufgaben wie gewünscht abzuarbeiten, kann es sein, dass es Ihnen nicht gelungen ist, die Aufgaben konzentriert zu erledigen. Sind Sie ein Mensch, der sich gern ablenken lässt, werden Sie vermutlich mehr Pufferzeit benötigen. Vielleicht haben Sie auch lediglich die Zeit eingerechnet, die für die Erledigung der Aufgabe benötigt werden. Sie haben aber nicht an die Zeit für Recherche und Vorbereitung gedacht.
» 💡 Tipp: Der Arbeitsaufwand für Recherche kann oft eben soviel Zeit in Anspruch nehmen , wie die eigentliche Erledigung der Aufgabe.
Muten Sie sich dabei nicht zu viel zu. Die Leistungskurve steigt und fällt. Pausen dürfen in der Tagesplanung nicht fehlen.
❖ Schritt 4: Entscheidungen treffen
Sie haben nun eine ganze Reihe an Aufgaben vor sich, wissen aber nicht, womit Sie eigentlich anfangen sollen? Ganz wichtig bei allen Zeitmanagement-Strategien ist das Setzen von Prioritäten. Sie sollten also einschätzen können, welche Aufgaben wirklich wichtig und dringend sind und welche Tätigkeiten den Aufschub dulden oder gar als unwichtig einzustufen sind. Dabei macht es sich immer bezahlt, von seiner To-do-Liste abzuweichen und es zuzulassen, bestimmte Dinge wegzulassen oder zu delegieren.
» 💡 Tipp: Die Eisenhower-Methode ist gut geeignet, Arbeitsaufgaben einzuteilen und nach Dringlichkeit zu erledigen.
❖ Schritt 5: Nachkontrollieren
Ist der Arbeitstag vorüber, erfolgt die Kontrolle des Erreichten. Wie viele Punkte auf der Liste konnten Sie abhaken? Sind es nur einige wenige offene Punkte, sind Sie auf einem guten Weg. Haben Sie noch ein großes Pensum übrig, sollte die Vorgehensweise überdacht werden und Sie überschauen die angestellte Planung. Für den nächsten Tag wird eine erneute Liste aufgestellt, dort fließen die unerledigten Punkte des Vortages mit ein.
Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| ✔ bewährte Methode | ✘ allgemeine Methode |
| ✔ schnell und einfach umzusetzen | ✘ nur für die Tagesplanung geeignet |
| ✔ auch für Anfänger geeignet | ✘ es bleiben Fragen offen |
| ✔ Verbesserung des Zeitmanagements | ✘ die eigene Leistungskurve wird nicht berücksichtigt |
Die Alpen-Methode ist nicht die modernste und vielleicht auch nicht die effizienteste Methode des Zeitmanagements. Dennoch halten Sie ein Instrument in Händen, mit dem sich die Produktivität nachhaltig steigern lässt. Besonders Anfänger, die sich bislang noch nicht näher mit Zeitmanagement befasst haben, werden damit gut arbeiten können. Um die Methodik zu verfeinern und zu optimieren, lassen sich weitere Zeitmanagement Taktiken hinzuziehen, die es möglich machen, Prioritäten bei der Einteilung der Arbeitsaufgaben zu setzen.
