Wenn fällige Rechnungen nicht bezahlt werden, ist das für Unternehmen mitunter existenzbedrohend. Wir erklären, was Sie bei Zahlungsverzug tun können.
In der Geschäftswelt ist es keine Seltenheit, dass Firmen Produkte oder Dienstleistungen verkaufen, die anfallenden Kosten jedoch nicht beglichen werden. Das ist nicht nur sehr ärgerlich, es kann gerade kleinen Unternehmen die Existenz kosten. Denn diese sind auf die Zahlungseingänge angewiesen, um ihren Fortbestand zu sichern.
Haben Sie ebenfalls mit Zahlungsverzug Ihrer Kunden zu kämpfen? Wir zeigen Ihnen, welche Schritte Ihnen offenstehen.
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Wann können Sie von einem Zahlungsverzug sprechen?
Wenn Sie eine Rechnung ausstellen, beinhaltet diese im Normalfall ein Fälligkeitsdatum. Können Sie bis zu diesem keinen Zahlungseingang feststellen, liegt jedoch nicht direkt ein Zahlungsverzug vor. Gesetzlich wird von diesem erst gesprochen, wenn Sie sowohl eine Zahlungserinnerung, als auch eine Mahnung (Achtung: inklusive Fristsetzung!) verschicken und der Kunde auch auf diese nicht reagiert.
Es gibt jedoch Ausnahmen, bei denen Sie bereits ohne Mahnung von einem Zahlungsverzug sprechen können:
- Wenn ein Fälligkeitsdatum vorhanden ist.
- Wenn ein angemessener Zeitraum verzeichnet wurde (beispielsweise innerhalb von 14 Tagen nach Lieferung).
- Wenn der Schuldner die Zahlung verweigert.
Eine Mahnung ist ebenfalls nicht nötig, wenn die 30-Tage-Regelung in Kraft tritt. Das bedeutet, dass jeder Schuldner im Zahlungsverzug ist, wenn er nicht innerhalb dieses Zeitraums die offenen Forderungen begleicht.
Achtung: Vergessen Sie nicht, dass Sie auf die 30-Tage-Regelung explizit hinweisen müssen – entweder auf der Rechnung, im Vertrag oder im Angebot.
Welche Maßnahmen können Sie vorbeugend treffen?
Um einen Zahlungsverzug seitens Ihrer Kunden zu verhindern, haben Sie die Möglichkeit, vorbeugende Maßnahmen zu treffen:
➔ Eindeutiger Fälligkeitsbetrag
Vermeiden Sie uneindeutige Angaben. Vermerken Sie in Ihrer Rechnung oder im Kaufvertrag, bis zu welchem Zeitpunkt der zu zahlende Betrag entrichtet werden muss. Dadurch entsteht weder eine Grauzone noch etwaiger Spielraum, den Ihre Kunden ausnutzen könnten.
➔ Weisen Sie in den AGB darauf hin
Die allgemeinen Geschäftsbedingungen sind ein hilfreiches Mittel, um Kunden alle notwendigen Informationen vorab zukommen zu lassen. Dies betrifft unter anderem auch das Zahlungsziel. Gängig sind unter anderem die 30-Tage-Frist oder 14-Tage-Frist. Wichtig ist in erster Linie, dass Sie die AGB in den Vertrag mit aufnehmen. Nur so sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite. Mehr dazu finden Sie hier.
➔ Gewähren Sie Skonto
Unternehmen liebe Rabatte. Daher kann es für beide Parteien profitabel sein, ein sogenanntes Skonto zu ermöglichen. Das bedeutet, dass Sie Ihren Kunden die Möglichkeit geben, ein paar Prozent zu sparen, wenn Sie innerhalb kurzer Zeit den Zahlungsbetrag überweisen. In der Regel animiert dieses Vorgehen zu einem schnellen Bezahlvorgang. Sie wollen mehr über Skonto-Rechnungen wissen? Dieser Lexikon-Artikel gibt Ihnen umfangreich Auskunft.
Was tun, wenn es zum Zahlungsverzug kommt?
Sollte ein Unternehmen oder Verbraucher nicht fristgerecht zahlen, dann gehen Sie wie folgt vor:
➔ Schritt 1: Mahnung schreiben
Es ist wichtig, dass Sie die ersten Schritte so schnell wie möglich einleiten. Denn nur dann können Sie sich rechtlich absichern. Wenn Sie Verzugszinsen berechnen, achten Sie bitte stets auf den aktuellen Basiszinssatz. Dieser ändert sich immer zum 01.01. und 01.07. des laufenden Jahres.
Es empfiehlt sich, die Mahnung per Einschreiben zu verschicken, um sich unnötigen Stress zu ersparen. Dadurch kann kein Schuldner sagen, dass er das Schreiben nicht erhalten hat. In der Regel können Sie zwei bis drei Mahnungen ausstellen, bevor Sie ein Inkassounternehmen einschalten oder ein Mahnverfahren einleiten.
➔ Schritt 2: Inkassounternehmen einschalten
Wenn der Schuldner nicht zahlt, können Sie eine Inkassofirma die Arbeit für sich machen lassen. Diese setzen sich dann mit dem Unternehmen in Verbindung und vergeben ein neues Fälligkeitsdatum. In der Regel erfolgt ein Aufschlag auf die zu zahlende Summe, damit das Inkasso ihre Kosten ebenfalls decken kann. Ihnen selbst stehen bei dieser Maßnahme zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Forderungskauf: Sie verkaufen die Forderungen an das Inkasso und haben damit nichts mehr zu tun.
- Treuhandinkasso: Sie beauftragen das Büro lediglich damit, die Aufgabe für Sie zu übernehmen.
➔ Schritt 3: Mahnverfahren einleiten
Hierbei handelt es sich um eine Alternative sowohl zum Inkassounternehmen als auch zur Klage. In der Regel ist dieser Vorgang sehr zügig beendet. Sie stellen einen Antrag vor Gericht und der Schuldner zahlt. Er kann jedoch auch Widerspruch gegen den Mahnbescheid einlegen. Dann ziehen Sie vor Gericht. Sollte der Schuldner in keiner Weise auf Ihre Forderung reagieren, können Sie als letztes Mittel einen Vollstreckungsbescheid beantragen.
