Unterbrechungsstopp – Was tun wenn Kunden bei der Arbeit stören

Auch wenn der Kunde König ist, so kommt es vor, dass Kunden bei der Arbeit stören. Wie Sie sich bei dieser Unterbrechung verhalten. lesen Sie hier.

Was tun wenn Kunden bei der Arbeit stören?
Was tun wenn Kunden bei der Arbeit stören?

„Der Kunde ist König!“ Dieser Spruch wurde von der Werbung geprägt und von vielen Verbrauchern dankend als Standard übernommen. In gewisser Weise sind die Kunden tatsächlich die wirklichen Chefs, da sie darüber entscheiden, wessen Geschäft gut läuft und wo nicht eingekauft wird. Für Sie als Arbeitnehmer kann das allerdings recht lästig werden, vor allem, wenn Sie ein nerviger Kunde stört, während Sie an einer wichtigen Arbeit sitzen.

Dann kann es vorkommen, dass Sie ihr Gegenüber innerlich verfluchen, während Sie anderseits krampfhaft versuchen sich äußerlich freundlich zu geben. Wie können Sie es schaffen mit diesen Situationen seriös umzugehen? Wie schaffen Sie es deutlich zu machen, dass Sie nicht viel Zeit haben, ohne den potenziellen Käufer zu verärgern?

Vorbeugende Maßnahmen

Zunächst einmal ist es eine Hilfe gut vorauszuplanen. Um zu vermeiden, dass ein Kunde stört, sollten Sie dafür sorgen, dass Sie an alle Termine rechtzeitig erinnert werden. Hilfreich wäre es, wenn Sie Ihre Termine über das Handy, einen Terminplaner oder ein Computerprogramm verwalten. Manche schicken sich auch selbst eine E-Mail, um rechtzeitig auf ein Treffen hingewiesen zu werden.

Sprechen Sie sich mit Kollegen ab

Sollten Sie dann doch einmal eine Vereinbarung verschwitzen oder sollte ein Kunde unangemeldet auftauchen, so ist oft eine Absprache mit den Kollegen hilfreich. Machen Sie untereinander aus, sich bei Überraschungsbesuchen nach 15 Minuten anzurufen. So haben Sie einen Vorwand den Besucher freundlich darauf hinzuweisen, dass Sie gerade noch etwas Dringendes zu tun bekommen haben. Er wird dann mehr Verständnis dafür haben, dass Sie es kurz machen. Weisen Sie Ihren Besuch auch bei der Verabschiedung darauf hin, unbedingt für das nächste Mal einen Termin abzusprechen, da Sie nur so genügend Zeit für ihn reservieren können.

Kommen Sie direkt zur Sache

Des Weiteren ist es wichtig, möglichst direkt auf das Anliegen des Besuchers zu sprechen zu kommen. Sich zunächst über Allgemeines und Privates zu unterhalten, mag zwar als höflich gelten, aber Ihre Arbeit bekommen Sie so nicht erledigt. Sollten Sie den Kunden schon lange kennen und wirklich an ihm interessiert sein, finden Sie sicher auch in Ihrer Freizeit einmal die Möglichkeit sich länger mit ihm über alles und nichts zu unterhalten. Empfangen Sie jemanden in Ihrem Büro, sollten Sie aber statt der Frage: „Wie geht´s denn so?“ lieber sagen: „Worum geht es denn?“, oder „Wie kann ich Ihnen helfen?“

Lassen Sie den Körper sprechen

Einem ungebetenen Gast können Sie auch über Ihre Körpersprache signalisieren, dass Sie gerade viel zu tun haben. Machen Sie es sich in Ihrem Bürostuhl nicht zu bequem, als hätten Sie alle Zeit der Welt. Anstatt sich gemütlich anzulehnen, sollten Sie gerade sitzen bleiben.

Zeigen Sie deutlich, wenn Sie keine Zeit haben
Zeigen Sie deutlich, wenn Sie keine Zeit haben

Möchten Sie das Gespräch dann beenden, schließen Sie Ihren Terminkalender, bewegen Sie etwas auf Ihrem Schreibtisch oder rutschen Sie auf Ihrem Stuhl nach vorne. Anschließend fassen Sie kurz das Ergebnis des Besprochenen zusammen und fügen hinzu: „Ich meine, wir sind heute ein ganzes Stück weiter gekommen. Danke für Ihren Besuch.“ Wenn Ihr Gast daraufhin aufsteht, erheben Sie sich mit ihm und verabschieden sich.

Der letzte Eindruck zählt

Das Wichtigste bei einem Kundengespräch ist nicht die Länge der Unterhaltung, sondern das Gefühl, welches es bei dem Besucher hinterlässt. Entscheidend dafür ist vor allem der letzte Eindruck. Darum sollten Sie bei der Verabschiedung ein Lob formulieren und Ihren Gast noch kurz zur Tür oder zum Auto begleiten. So bekommt er das Gefühl, dass Sie etwas für ihn tun und behält das Gespräch als positiv in Erinnerung, auch wenn es nur fünf Minuten gedauert hat.

Die Notbremse

Wenn ein Kunde stört und gar nicht gehen will, obwohl eigentlich alles gesagt ist, müssen Sie die Initiative ergreifen und deutlich werden.

Dazu klatschen Sie kurz in die Hände und sagen einfach: „Ich denke, es ist alles klar.“ Dann sollten Sie sofort aufstehen und Ihren Gast zur Tür begleiten.

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