Telefonkonferenz organisieren in 6 Schritten – So geht’s!

Sie müssen eine Telefonkonferenz organisieren, wissen aber nicht, wie? Dann lassen Sie sich von unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung inspirieren.

Irgendwann ist es für jeden Geschäftsmann soweit – eine Telefonkonferenz ist zu organisieren! Doch was müssen Sie als Moderator beachten? Sie werden feststellen, dass es da durchaus einiges gibt. Wir haben die wichtigsten Schritte für Sie zusammengefasst.

Schritt 1 – Hardware und Unterlagen prüfen

Bevor es losgehen kann, müssen Sie sich um einige Dinge kümmern.

• Prüfen Sie die Hardware auf Funktionstüchtigkeit
• Senden Sie relevante Unterlagen an alle Teilnehmer der Telefonkonferenz (Verträge, Protokolle)
• Überlegen Sie, ob Sie visuelle Hilfen (Beamer, Flipchart) benötigen

Auch in diesem Fall müssen die Teilnehmer im Voraus mit dem benötigten Material ausgestattet werden.

Schritt 2 – Zeit und Dauer festlegen

Telefonkonferenzen zu organisieren, verlangt nach einer straffen Struktur. Stellen Sie daher einen genauen Ablaufplan auf:

• Legen Sie die Anzahl der Telefonkonferenzteilnehmer fest.
• Bestimmen Sie einen Zeitpunkt für den Beginn.
• Legen Sie eine ungefähre Dauer für die Telefonkonferenz fest.

Bevor die Telefonkonferenz beginnt, sollten alle Teilnehmer per E-Mail über diese Entscheidungen informiert werden. Die lückenlose Information ist sehr wichtig für das Gelingen der Konferenz.

Schritt 3 – Einheitliche Sprache abstimmen

Auch die Festlegung einer Sprache ist selbstverständlich wichtig. Internationale Telefonkonferenzen werden für gewöhnlich auf Englisch abgehalten. Stellen Sie sich auf die Kultur ihrer Gesprächspartner ein. Dann können Sie während der Telefonkonferenz besser auf Rituale und Besonderheiten eingehen.

Extra-Tipp: Denken Sie bei internationalen Telefonkonferenzen an eventuelle Zeitverschiebungen!

Schritt 4 – Ihre Aufgaben als Moderator

Als Moderator haben Sie diverse Befugnisse, aber auch Pflichten. Ihre Kompetenz ist gefragt,  wenn es um die Lösung von Konflikten geht und wenn das Gespräch wieder in geordnete Bahnen gelenkt werden muss.

• Ihnen allein ist es gestattet, Beiträge anderer Leute zu unterbrechen.
• Nur der Moderator darf jemandem das Wort erteilen.
• Während der Einleitung der Konferenz ist es ihre Aufgabe, auf das Thema hinzuweisen, die anderen Teilnehmer über die Struktur der folgenden Telefonkonferenz aufzuklären und die Ziele dieser Besprechung abzustecken.

Schritt 5 – Die Anfangsphase

Bevor es losgeht, prüfen Sie, ob die Mikrofone aller Teilnehmer funktionieren. Jeder muss gut zu verstehen sein.

• Begrüßen Sie alle Teilnehmer.
• Den eintretenden Teilnehmern muss mitgeteilt werden, wer sich bereits im Gespräch befindet.
• Anschließend ist es ratsam, die Gesprächsatmosphäre etwas aufzulockern, indem sie die Gruppe zu einem leichten Small Talk bringen.

Durch den fehlenden Blickkontakt kann es bei Telefonkonferenzen oftmals zu Überschneidungen kommen. Nun ist es ihre Aufgabe, jedem Einzelnen das Wort zu erteilen und darauf zu achten, dass die Vorgaben eingehalten werden. Wenn Sie Bezug auf einen vorangegangenen Beitrag nehmen, sollten Sie den Namen der betroffenen Person noch einmal erwähnen.

Schritt 6 – Der perfekte Ablauf

Während des Gespräches ist es wichtig, ständig den Überblick zu behalten.

• Folgen Sie die der Unterhaltung mit voller Konzentration.
• Fassen Sie zwischendurch die bisher erreichte Gesprächsentwicklung kurz zusammen.
• Machen Sie sich während der Konferenz Notizen.
• Zum Abschluss ist es ratsam, alle Zwischen- und Endergebnisse zusammenzufassen.
• Erklären Sie die Telefonkonferenz explizit für beendet und sprechen Sie eine Verabschiedung aus.

Vergessen Sie nicht, nach einer Telefonkonferenz allen Teilnehmern ein Protokoll des Gespräches zuzusenden.