Messeauftritt kalkulieren: Mit diesen Kosten müssen Sie rechnen

Ein Messebesuch kann für ein Unternehmen viele Vorteile bringen. Was allerdings nicht zu verachten ist, sind die Kosten, die für eine Beteiligung einkalkuliert werden müssen. Hier ein kleiner Überblick.

Keine Frage – mit der richtigen Messevorbereitung und einem aussagekräftigen Messestand sind die Erfolgschancen bei einer Messe relativ hoch. Der wohl größte Vorteile ist, dass Sie in den meisten Fällen auf die richtige Zielgruppe treffen, ohne groß Werbung machen zu müssen. Sie können dort den potenziellen Käufern Ihre Produkte oder Dienstleistungen direkt vorstellen, erläutern und verkaufen. Außerdem können Sie bestehende Kontakte pflegen und neue Kontakte knüpfen.

Dass Messen immer noch beliebt sind und zu den größten Marketinginstrumenten gehört, zeigt der Jahresbericht vom Verband der deutschen Messewirtschaft AUMA. Demnach gab es im Jahr 2017 einen Anstieg von 2,5 Prozent im Vergleich zur Vorjahr-Tendenz für das kommende Jahr steigend.

Laut einem weiteren Bericht besuchen Unternehmen etwa vier Messen im Jahr. Es kommt aber nicht auf die Masse an, sondern immer, dass Sie bei den richtigen und für Ihr Unternehmen relevanten Messen vertreten sind. Deshalb ist es auch so wichtig, sich im Vorfeld genau zu erkundigen. Eine nach Branchen sortierte Auflistung finden Sie unter messen.de.

Zur optimalen Vorbereitung gehört es aber auch, sich mit den Kosten auseinanderzusetzen. Diese sind bei einer Messe nämlich nicht ohne. Ich möchte Ihnen hier einmal einen kleinen Überblick verschaffen, welche Punkte in die Kalkulation einberechnet werden müssen.

Durchschnittliche Ausgaben für eine Messebeteiligung

Ein Blick in die Statistik vom Verband der deutschen Messewirtschaft AUMA zeigt, dass sich die Gesamt-Ausstellerkosten für ein Messejahr auf rund 7,79 Milliarden Euro belaufen. Eine gigantische Zahl, die aussagt, das ein Messeauftritt nicht unbedingt günstig ist.

• Standbau mit Zusatzkosten

Der größte Kostenfaktor mit 30,8 Prozent macht dabei der Standbau inklusive Transport, Versicherung. Reinigung, Bewachung u.ä. aus. Es zählt der erste Eindruck und deshalb sollten Sie hier nicht am falschen Ende sparen.

Für den Messestand an sich können Sie einen eigenen Messebauer beauftragen, der sich für Sie um ein Rundum-sorglos-Paket kümmert. Aber das kostet natürlich. Günstiger, aber nicht zwangsläufig schlechter wird es, wenn Sie es selbst in die Hand nehmen. Sie müssen nur wissen, worauf es bei dem perfekten Messestand ankommt.

Eine wichtige Rolle bei einem Messestand spielen Faltdisplays. Auf ihnen lassen sich Werbebotschaften, das eigene Firmenlogo und Grafiken gekonnt großflächig in Szene setzen, sodass potenzielle Kunden Sie schon von Weitem erkennen. Eine Auswahl an verschieden Faltwand Varianten finden Sie bei displayhersteller.de. Der Anbieter setzt auf Qualität bei der eigenen Herstellung und sorgt dafür, dass Sie die Faltwand kinderleicht ohne Werkzeug aufbauen können. Zeit ist Geld und das hat bekanntlich keiner. Für einen attraktiven Stand können Sie rund 250 bis 300 Euro pro Quadratmeter einberechnen. Je höher Ihre Ansprüche, desto teurer wird es natürlich.

» Kleiner Tipp: Entwerfen Sie die Faltwand so, dass Sie diese noch häufiger verwenden können.

Außerdem gehören auch Messetheken zu einem perfekt eingerichteten Messestand dazu. Auch hier gibt es faltbare Lösungen, die robust und stabil sind und für einen einfachen Auf- und Abbau sorgen.

Die anderen Kostenpunkte wie z.B.

• Reinigung
• Versicherungen
• Gebühren für Wasser, Strom und Internet
• Bewachung

lassen sich nicht vermeiden, da sie den Stand optimieren bzw. einen besseren Komfort liefern.

• Standmiete

Den zweiten Posten mit 20,7 Prozent übernimmt die Standmiete. Hier können Sie mit durchschnittliche 150 bis 200 Euro pro Quadratmeter pro Messetag rechnen. Bei einer Größe von 20 Quadratmetern macht das bei 200 Euro an einem Wochenende allein 4.000 Euro aus.

Einen Einfluss haben Sie auf den Preis nicht. Je nach Lage Ihres Standortes auf dem Messegeländer kann der Preis jedoch etwas variieren. Ein Stand am Haupteingang ist beispielsweise teurer als einer am Ende der Messehalle.

• Personalkosten, Übernachtung und Reisekosten

Zu den weiteren Fixkosten gehören:

• Personalkosten mit 16,3 Prozent
• Übernachtung und Verpflegung mit 12,6 Prozent
• Reisekosten mit 10,2 Prozent

Im Grunde lassen sich auch diese Kosten nicht minimieren. Wichtig ist, dass Sie rechtzeitig An- und Abreise, Übernachtung und Verpflegung buchen.

Denken Sie immer daran, wer früh bucht, der sichert sich nicht nur die besten Plätze, sondern spart obendrein immer noch ein paar Euro und die Preise in Hotels & Co. während der Messezeit sind nicht zu verachten.

• Werbemittel

Eine Messe ohne Werbemittel ist undenkbar. Diese machen aber nur 6,7 Prozent der Gesamtkosten aus.

Bei einem Messebesuch darf es Ihnen an ausreichend Visitenkarten, Flyern, Broschüren und Katalogen nicht fehlen. Auch die überall geliebten Give-Aways gehören mit in den Messekoffer. Darunter gibt es natürlich ein paar Klassiker, wie z.B.

• Kugelschreiber
• Schlüsselbänder
• USB-Sticks

Überall sollte natürlich Ihre Internetadresse und Firmenanschrift mit Telefonnummer versehen sein. Je nach Menge können Sie hier zwischen 500 und 1000 Euro einberechnen.

Fazit:

Sie sehen, ein Messeauftritt ist mit einigen Kosten verbunden. Einige lassen sich an das eigene Budget anpassen, andere wiederum sind fix. Um während der gesamten Planungsphase den Überblick nicht zu verlieren, ist es empfehlenswert, sich an eine ausführliche Checkliste zu halten. So haben Sie alles zusammenfassend auf einen Blick.

» Kleiner Tipp: Seit Juni 2007 kann die Teilnahme junger innovativer Unternehmen an ausgewählten Messen vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie gefördert werden. Nähere Informationen zum Förderprogramm finden Sie unter bafa.de.