Besprechungen vorbereiten und durchführen – 4 Tipps

Besprechungen Konferenz vorbereiten durchführen
Besprechungen effizienter vorbereiten

Gerade, wenn man als Mitarbeiter eines Unternehmens zahlreiche Besprechungen vorbereiten und durchführen muss, ist es wichtig, diese gut vorzubereiten. Denn je besser sie organisiert sind, umso interessanter werden sie für die Teilnehmer.

1. Gute räumliche Bedingungen schaffen
Damit eine Besprechung effizient verläuft, müssen vor allem die äußeren Bedingungen stimmen.

  • Den richtigen Besprechungsraum finden
    Dazu gehört in erster Linie ein adäquater Besprechungsraum, der einerseits gewährleistet, dass sich die Teilnehmer wohlfühlen und andererseits dafür sorgt, dass man nicht abgelenkt wird. Ein Durchgangszimmer ist also kein guter Ort, um eine Besprechung abzuhalten.
  • Organisieren Sie technische Hilfsmittel
    Zudem müssen vorher alle technischen Hilfsmittel bereitgestellt werden. Ein Laptop für eine eventuelle Powerpoint-Präsentation, ein Overhead-Projektor für Folien oder eine Moderne Telefonanlage für eine mögliche Telefonkonferenz gehören zur Grundausstattung. Außerdem sollte sichergestellt werden, dass die Möglichkeit einer Raumabdunkelung besteht.
  • Denken Sie an die Bewirtung
    Sehr wichtig ist auch der Aspekt der Bewirtung. Nicht notwendig ist ein großes Buffet, aber es sollten zumindest warme und kalte Getränke bereitstehen. Vor allem Wasser, Tee und Kaffee sollten vorhanden sein.

2. Entwickeln Sie eine Struktur
Zu einer guten Vorbereitung gehört außerdem eine gute Strukturierung der bevorstehenden Besprechung. Dies kann durch die Ausarbeitung einer Tagesordnung geschehen, die jedem Teilnehmer ausgehändigt wird. Auf diese Weise ist er stets informiert, wie die Konferenz ablaufen wird und was thematisch auf ihn zukommt. Dies kann ihm dabei helfen, sich gedanklich vorzubereiten und zu überlegen, was er wann beitragen möchte oder muss.

3. Planen Sie die Durchführung

  • Bestimmen Sie einen Leiter
    Eine weitere Bedingung für eine effiziente Besprechung ist eine gute Leitung. Es sollte jemanden geben, der auf die Einhaltung der Tagesordnung achtet und in der Lage ist, das Gespräch so zu lenken, dass man nicht vom eigentlichen Thema abkommt. Hier kann eine Fortbildung im Bereich Gesprächsführung von Vorteil sein.
  • Beziehen Sie alle Teilnehmer ein
    Wichtig ist die Einbeziehung aller Teilnehmer. Denn eine effiziente Besprechung lebt vor allem von der Beteiligung und den Ideen aller Teilnehmer. Außerdem ist es ein Zeichen der Wertschätzung, wenn jeder zu Wort kommt und sich einbringen kann.

4. Stellen Sie eine Besprechungsmappe zusammen

Besprechungen vorbereiten heißt auch dafür zu sorgen, dass alle wichtigen Unterlagen vorhanden sind. Für jeden Teilnehmer sollte eine Mappe bereitliegen, in der alle notwendigen Dokumente enthalten sind. So muss man nicht erst während der Besprechung fehlende Unterlagen besorgen. Vor Beginn der Konferenz sollten diese Mappen noch einmal kontrolliert werden. So kann man Unterbrechungen vermeiden.

Fazit
Wer Besprechungen vorbereiten muss, hat also an sehr viele Dinge zu denken. Daher ist es sinnvoll, sich vorher grundlegende Dinge zu notieren und sich so einen Plan zu erstellen, was alles zu erledigen ist. Dadurch entgeht man unangenehmen Überraschungen.

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