Alte Gewohnheiten ablegen – Mit kleinen Tricks zu effizienter Arbeit

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Mit kleinen Tricks können Sie effizienter arbeiten

Vielen Büroangestellten geht es ähnlich: auf dem Schreibtisch häufen sich Berge von Unterlagen an, die bearbeitet werden müssen, aber obwohl man sich redlich bemüht und sein Bestes gibt, kommen immer mehr Akten dazu und man droht den Überblick zu verlieren. In dieser Situation helfen meist einige einfache Tricks, mit denen man Zeit sparen kann.

1. Legen Sie sich einen festen Zeitplan zu
Um die anstehenden Aufgaben besser zu bewältigen, können sie einen detaillierten Zeitplan entwerfen, mit dem sie ihren Arbeitstag strukturieren. Ein solches Zeitmanagement für das Büro verlangt natürlich immer auch, dass sie bisherige Gewohnheiten ablegen und für neue Arbeitsabläufe offen sind. Überlegen sie ganz einfach, wie sie am effektivsten arbeiten können. Tun sie das Wichtigste zuerst. Vielleicht gibt es Aufgaben, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein müssen. Diese haben immer Vorrang vor weniger wichtigen Tätigkeiten.

2. Freiräume schaffen
Während der Bürozeiten klingelt häufig das Telefon, Kollegen möchten etwas wissen oder außenstehende Personen nutzen den Parteiverkehr. Um wirklich konzentriert arbeiten zu können, brauchen sie Freiräume, in denen sie nicht gestört werden. Legen sie deshalb bestimmte Zeiten fest, in denen sie keine Telefonate führen, keine Meetings und keinen Parteiverkehr haben. So wird es ihnen möglich sein, sich auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren und sie abzuarbeiten.

3. Kleine Pausen einlegen
Wenn sie eine längere Zeit konzentriert gearbeitet haben, gönnen sie sich kurze Pausen, in denen sie versuchen abzuschalten, vielleicht ein wenig Gymnastik machen oder eine Kleinigkeit essen können. Wann immer es möglich ist, nutzen sie die Pause für einen Spaziergang im Freien. Auf diese Weise bekommen sie den Kopf wieder frei und können sich den nächsten Aufgaben mit neuer Kraft widmen. Gerade, wenn sie es bisher gewohnt waren, den ganzen Tag durchzuarbeiten, kann es eine Zeit dauern, bis sie alte Gewohnheiten ablegen können und in der Lage sind, sich solche Pausen wirklich zu gönnen. Letztlich werden sie aber merken, dass auch Pausen Zeit sparen.

4. Lassen sie die Arbeit im Büro
Viele Büroangestellte tun sich schwer mit dem Abschalten. Obwohl sie das Büro verlassen haben, geistern im Kopf oft noch Dinge herum, von denen sie meinen, sie seien wichtig. Ziehen sie am Ende eines jeden Arbeitstages einen wirklichen Schlussstrich. Hierbei kann es sehr hilfreich sein, in den letzten Minuten der Arbeitszeit den Schreibtisch in Ordnung zu bringen. Erledigte Sachen kommen runter vom Tisch, die verbleibende Arbeit wird nach Dringlichkeit für den nächsten Tag vorsortiert. Die Ordnung auf dem Schreibtisch wird ihnen einerseits die Gewissheit geben, wirklich etwas geschafft zu haben und andererseits das Gefühl geben, dass sie für den nächsten Tag gut gerüstet sind.

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