Rechnung stornieren: richtige Vorgehensweise

Ist eine Rechnung bereits verschickt, aber fehlerhaft, muss sie storniert werden. Was es dabei zu beachten gibt, erklärt unser kleiner Ratgeber.

© deagreez / stock.adobe.com

Es passiert schneller als gedacht, ein falscher Betrag auf der Rechnung, die Adresse stimmt nicht oder die Rechnungsnummer wurde versehentlich doppelt vergeben. Eine Rechnungskorrektur wird nicht nur fällig, wenn man selbst einen Fehler bemerkt, sondern auch, wenn der Kunde einen Fehler erkennt und eine korrigierte Rechnung verlangt. Die Vorgehensweise hat sich in den letzten Jahren geändert. Nachfolgend finden Sie alle relevanten Informationen, wie eine Rechnung storniert wird. Damit können der Kunde und das Finanzamt zufrieden gestellt werden.

Wer muss die Rechnung korrigieren?

Rechnungskorrekturen werden vom Finanzamt nur als solche akzeptiert, wenn der Erbringer der Leistungen die Rechnung storniert hat. Kunden dürfen an der Rechnung nichts ändern. Auch wenn Sie als Rechnungssteller dem zustimmen, Änderungen dürfen nur vom Aussteller der Rechnung selbst vorgenommen werden.

Negative Beträge und warum eine Gutschrift für Verwirrung sorgt

Noch vor wenigen Jahren war es allgemein üblich, wenn ein Rechnung storniert wurde, eine Gutschrift auszustellen. Dies verbietet nun der Gesetzgeber. Das Wort „Gutschrift“ darf in Verbindung mit einer Rechnungsstornierung nicht mehr genannt werden – siehe Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz. Diese Gesetzesänderung soll verhindern, dass eine Gutschrift den Eindruck erweckt, beim Empfänger derselben besteht eine Steuerschuld.

Tipp: Auf der Rechnung sollten statt “Gutschrift” Begriffe wie “Korrektur-Rechnung” oder “Storno-Rechnung” auftauchen.

Gutschriften können in der Tat verwirren, denn es gibt wirtschaftlich betrachtet eigentlich zwei davon, nämlich die kaufmännische und die umsatzsteuerliche Gutschrift. Die steuerlich relevante Gutschrift versteht sich eher als Rechnung. Der Empfänger der Leistung stellt diese eigentliche Rechnungsumkehr aus. Dies geschieht zum Beispiel, wenn Provisionen gezahlt werden.

Die kaufmännische Gutschrift verfolgt einen anderen Zweck. Dabei geht es um fehlerhafte Rechnungen und deren Neutralisierung. Die Stornierung und Korrektur der Rechnung kann zum Beispiel notwendig werden, wenn Kunden vom Rückgaberecht Gebrauch machen und nur einen Teil der ursprünglichen Warenlieferung behalten. Eine Rechnungskorrektur wird häufig auch vorgenommen, wenn sich Fehler eingeschlichen haben.

Die beiden Arten der Gutschrift unterscheiden sich deutlich durch die Ausweisung des Betrages.

• umsatzsteuerliche Gutschrift
  Der Betrag ist hier immer positiv. Wer die Gutschrift erhält, bekommt den jeweiligen Geldbetrag vom Erteiler der Gutschrift.
• kaufmännische Gutschrift
  Bei der kaufmännischen Gutschrift erscheint der Geldwert als Negativbetrag.

Rechnung stornieren, wenn sie noch nicht bezahlt wurde

Wenn der Kunde einen Fehler auf der Rechnung bemerkt, den Zahlungsvorgang allerdings noch nicht in die Wege geleitet hat, kann er den Rechnungsteller darüber informieren und eine korrigierte Rechnung von ihm fordern. Eine korrigierte Rechnung muss nicht im herkömmlichen Sinne storniert werden. Es ist ausreichend, den Fehler zur beheben und die Rechnung dem Empfänger erneut zuzustellen.

Tipp: Die korrigierte Rechnung erhält eine neue Rechnungsnummer, enthält aber einen unmissverständlichen Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum.

Was passiert, wenn die Rechnung bereits verbucht wurde?

Ist die Rechnung bereits verbucht, entfällt diese recht einfache Möglichkeit der Rechnungsänderung. Verbuchte Rechnungen müssen immer storniert werden.

Rechnung stornieren – Schritt für Schritt

1. neue Rechnung schreiben
2. Rechnungsbetrag negativ ausweisen
3. neue Rechnungsnummer vergeben
4. auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweisen
5. Datum der Originalrechnung erwähnen
6. Alte Rechnung als ungültig deklarieren

Wenn eine Rechnung storniert werden muss, wird eine komplett neue Rechnung geschrieben. Diese wird wie eine vollkommen unabhängige Rechnung behandelt und erhält daher auch eine eigene Rechnungsnummer. Es gelten alle für die Rechnungsstellung üblichen Angaben. Zusätzlich ist der Bezug zur ursprünglichen Rechnung herzustellen. Hierfür ist auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und auf das ursprüngliche Rechnungsdatum zu verweisen.

Tipp: Das Wichtigste an einer Rechnungsstornierung sind der negative Rechnungsbetrag und die Vermeidung der Bezeichnung “Gutschrift”.

Wie ist die Lage bei Teillieferungen?

Schickt der Kunde einen Teil seiner Lieferung zurück, ändert sich zwangsläufig auch die Rechnungssumme. Dieser Umstand bedarf keiner kompletten Rechnungsstornierung. Es ist lediglich eine korrigierte Rechnung an den Kunden zu schicken. Dort wird der geänderte Rechnungsbetrag entsprechend angepasst.

Rechnungen stornieren – häufige Rechnungsfehler im Überblick

Es gibt eine ganze Reihe von Fehlern, die sich beim Verfassen von Rechnungen mit schöner Regelmäßigkeit einschleichen und eine Rechnungsstornierung notwendig machen.