Sonderurlaub zur Hochzeit, zur Geburt, bei Todesfall, bei Umzug, für einen Arzttermin oder ein Dienstjubiläum? Erfahren Sie, wann Ihnen eine bezahlte Freistellung nach § 616 BGB zusteht.
Neben dem regulären Erholungsurlaub und, je nach Bundesland, dem Bildungsurlaub gibt es besondere Fälle, in denen Arbeitnehmer von der Arbeit freigestellt werden können. Umgangssprachlich ist dabei von Sonderurlaub die Rede. Rechtlich geht es jedoch um eine bezahlte Freistellung nach § 616 BGB. Danach behalten Arbeitnehmer ihren Vergütungsanspruch, wenn sie für eine verhältnismäßig kurze Zeit aus einem persönlichen, unverschuldeten Grund an der Arbeitsleistung verhindert sind.
Feste gesetzliche Vorgaben zur Dauer gibt es für die meisten Anlässe jedoch nicht. Ob und wie viele Tage Sonderurlaub gewährt werden, ergibt sich häufig aus dem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung. Fehlt eine solche Regelung, kann § 616 BGB greifen, sofern er nicht wirksam im Arbeitsvertrag ausgeschlossen wurde und die Voraussetzungen im Einzelfall erfüllt sind. Für Beamte gelten eigene Regelungen, auf Bundesebene etwa die Sonderurlaubsverordnung des Bundes, für Landesbeamte die jeweiligen landesrechtlichen Vorschriften.
Anspruch auf bezahlte Freistellung (Sonderurlaub)
1. Sonderurlaub bei schwerer Erkrankung Angehöriger
Bei schwerer Erkrankung eines nahen Angehörigen kommt eine bezahlte Freistellung in Betracht. Die konkreten Tage sind jedoch nicht für alle Arbeitnehmer einheitlich gesetzlich festgelegt. Häufig ergeben sie sich aus dem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung.
Im öffentlichen Dienst regelt § 29 TVöD/TV-L solche Fälle genauer. Danach ist bei schwerer Erkrankung eines im selben Haushalt lebenden Angehörigen 1 Arbeitstag Arbeitsbefreiung möglich. Bei schwerer Erkrankung eines Kindes unter 12 Jahren oder einer Betreuungsperson eines Kindes können bis zu 4 Arbeitstage in Betracht kommen. Voraussetzung ist unter anderem, dass keine andere Person die Pflege oder Betreuung sofort übernehmen kann. Insgesamt ist die Arbeitsbefreiung in diesen Fällen auf 5 Arbeitstage im Kalenderjahr begrenzt.
2. Sonderurlaub zur Pflege Angehöriger
Müssen Arbeitnehmer kurzfristig die Pflege eines nahen Angehörigen organisieren, greift das Pflegezeitgesetz. Bei einer akut auftretenden Pflegesituation dürfen Beschäftigte bis zu 10 Arbeitstage im Kalenderjahr der Arbeit fernbleiben. Diese Zeit dient dazu, die pflegerische Versorgung sicherzustellen oder passende Unterstützung zu organisieren. Der Anspruch besteht unabhängig von der Größe des Arbeitgebers. Eine Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber ist jedoch nicht automatisch vorgesehen. Besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung, kann Pflegeunterstützungsgeld bei der Pflegekasse des pflegebedürftigen Angehörigen beantragt werden.
Aufgepasst!
Für eine längerfristige Pflege sieht das Pflegezeitgesetz zusätzlich die Pflegezeit vor. Beschäftigte können sich bis zu 6 Monate vollständig oder teilweise von der Arbeit freistellen lassen, wenn sie einen nahen Angehörigen in häuslicher Umgebung pflegen. Dieser Anspruch besteht gegenüber Arbeitgebern mit in der Regel mehr als 15 Beschäftigten. Die Pflegezeit ist grundsätzlich unbezahlt und muss dem Arbeitgeber rechtzeitig in Textform angekündigt werden.
3. Sonderurlaub wenn Kind krank
Wird ein Kind krank und muss zu Hause betreut werden, greifen besondere gesetzliche Regelungen. Nach § 45 SGB V haben berufstätige Eltern unter bestimmten Voraussetzungen Anspruch auf eine unbezahlte Freistellung von der Arbeit. Gesetzlich Versicherte erhalten in dieser Zeit Kinderkrankengeld von ihrer Krankenkasse.
Voraussetzung ist, dass das Kind gesetzlich krankenversichert ist, das 12. Lebensjahr noch nicht vollendet hat oder wegen einer Behinderung auf Hilfe angewiesen ist. Außerdem darf keine andere im Haushalt lebende Person die Betreuung übernehmen können. Eltern haben pro Kind Anspruch auf 15 Kinderkrankentage, Alleinerziehende auf 30 Tage. Bei mehreren Kindern ist der Anspruch auf 35 Arbeitstage pro Elternteil und auf 70 Arbeitstage für Alleinerziehende begrenzt.
Aufgepasst!
Ist ein Kind älter als 12 Jahre, besteht in der Regel kein Anspruch mehr auf Kinderkrankengeld nach § 45 SGB V. Trotzdem kann eine Freistellung von der Arbeit möglich sein, wenn das ältere Kind ernsthaft krank ist und tatsächlich betreut werden muss. Grundlage kann dann § 616 BGB sein, sofern diese Regelung nicht im Arbeits- oder Tarifvertrag ausgeschlossen wurde.
4. Sonderurlaub zur Geburt
Wird das eigene Kind geboren, kommt für den Vater beziehungsweise den zweiten Elternteil eine bezahlte Freistellung in Betracht. Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf einen festen Sonderurlaubstag gibt es jedoch nicht. Häufig ergibt sich der Anspruch aus dem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung.
Im öffentlichen Dienst sehen tarifliche Regelungen regelmäßig 1 Arbeitstag Arbeitsbefreiung bei der Niederkunft der Ehefrau oder Lebenspartnerin vor. In der Privatwirtschaft kann ein Anspruch außerdem aus § 616 BGB folgen, sofern diese Regelung nicht im Arbeits- oder Tarifvertrag ausgeschlossen wurde. Deshalb sollten werdende Eltern frühzeitig prüfen, welche Regelung im eigenen Arbeitsverhältnis gilt.
5. Sonderurlaub bei Todesfall
Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub bei einer Beerdigung gibt es nicht. Doch in den meisten Fällen werden beim Tod naher Angehöriger vertraglich 1 bis 3 Tage Sonderurlaub zum Trauern eingeräumt.
Im öffentlichen Dienst sieht § 29 TVöD/TV-L bei Tod des Ehegatten, Lebenspartners, eines Kindes oder eines Elternteils 2 bezahlte Arbeitstage vor. Benötigen Beschäftigte mehr Zeit, etwa wegen einer weiter entfernten Beerdigung oder organisatorischer Aufgaben, sollte dies frühzeitig mit dem Arbeitgeber abgestimmt werden. Möglich sind dann eine unbezahlte Freistellung, regulärer Urlaub oder eine kulante betriebliche Lösung.
6. Sonderurlaub bei Hochzeit
Wer selbst heiratet, kann Anspruch auf eine bezahlte Freistellung haben. Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf eine bestimmte Anzahl von Sonderurlaubstagen gibt es jedoch nicht. Grundlage ist häufig § 616 BGB, sofern diese Vorschrift nicht im Arbeits- oder Tarifvertrag ausgeschlossen wurde.
Auch bei der Hochzeit der eigenen Kinder oder Eltern kommt eine Freistellung in Betracht, wenn der Anlass auf einen regulären Arbeitstag fällt und keine speziellere Regelung entgegensteht. Ebenso kann ein Ehejubiläum der Eltern, etwa die Goldene Hochzeit, eine kurzzeitige bezahlte Freistellung rechtfertigen. Entscheidend ist immer, was im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt ist.
7. Sonderurlaub bei Umzug
Bei einem privaten Umzug besteht in der Regel kein gesetzlicher Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub. Arbeitnehmer können zwar eine Freistellung beim Arbeitgeber beantragen, allerdings wird diese meist nur gewährt, wenn der Arbeitsvertrag, ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung das vorsieht.
Anders sieht es bei einem berufsbedingten Umzug aus. Dann kann ein Anspruch auf Arbeitsbefreiung bestehen, sofern eine passende Regelung greift. Im öffentlichen Dienst sieht § 29 TVöD für einen Umzug aus dienstlichem oder betrieblichem Grund an einen anderen Ort 1 Arbeitstag Arbeitsbefreiung vor.
Aufgepasst!
Wer Sonderurlaub wegen eines Umzugs beantragen möchte, sollte den Arbeitgeber möglichst früh informieren. So lässt sich rechtzeitig klären, ob bezahlte Freistellung, unbezahlte Freistellung oder regulärer Urlaub infrage kommt.
8. Sonderurlaub bei Dienstjubiläum
Bei einem 25- oder 40-jährigen Arbeitsjubiläum kann ein freier Arbeitstag gewährt werden. Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch darauf gibt es für Arbeitnehmer jedoch nicht. Deshalb kommt es darauf an, ob eine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung verankert ist.
Im öffentlichen Dienst ist der Anspruch klarer geregelt. Nach § 29 TVöD/TV-L erhalten Beschäftigte beim 25- und 40-jährigen Arbeitsjubiläum jeweils 1 Arbeitstag Arbeitsbefreiung unter Fortzahlung des Entgelts. Bei Bundesbeamten ist auch das 50-jährige Dienstjubiläum erfasst.
9. Sonderurlaub für medizinische Untersuchungen
Arzttermine gelten grundsätzlich als private Angelegenheit und sollten, soweit möglich, außerhalb der Arbeitszeit vereinbart werden. Ein Anspruch auf bezahlte Freistellung kommt aber in Betracht, wenn der Termin medizinisch notwendig ist und nicht außerhalb der Arbeitszeit wahrgenommen werden kann. Grundlage ist häufig § 616 BGB, sofern diese Vorschrift nicht im Arbeits- oder Tarifvertrag ausgeschlossen wurde.
Aufgepasst!
Für Schwangere gilt eine besondere Regelung. Erforderliche Untersuchungen im Rahmen der Schwangerschaft und Mutterschaft sind nach § 7 Mutterschutzgesetz freizustellen. Der Arbeitgeber darf den Lohn wegen dieser Untersuchungen nicht kürzen.
10. Sonderurlaub Wahl- oder Schöffendienst
Wer als Schöffe, Wahlhelfer oder Zeuge vor Gericht benötigt wird, erfüllt eine gesetzliche beziehungsweise staatsbürgerliche Pflicht. In solchen Fällen muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer für die erforderliche Zeit freistellen. Regulärer Urlaub muss dafür grundsätzlich nicht genommen werden.
Aufgepasst!
Dabei handelt es sich nicht immer um bezahlten Sonderurlaub im klassischen Sinne. Schöffen und Zeugen erhalten für Verdienstausfall, Fahrtkosten oder Zeitversäumnis unter bestimmten Voraussetzungen eine Entschädigung nach dem Justizvergütungs- und -entschädigungsgesetz. Wahlhelfer sollten dem Arbeitgeber die Berufung zum Wahlehrenamt rechtzeitig nachweisen, zum Beispiel durch eine Bescheinigung der Gemeinde. Ob der Arbeitgeber das Entgelt fortzahlt oder eine Entschädigung beziehungsweise Erstattung greift, hängt von der jeweiligen Rechtsgrundlage und dem Einzelfall ab.
11. Sonderurlaub für Gewerkschafts- und Verbandsarbeit
Arbeitnehmer, die sich in einer Gewerkschaft oder einem Berufsverband engagieren, können für bestimmte Termine eine Freistellung beantragen. Allerdings besteht ein Anspruch eher, wenn der Arbeitnehmer als Delegierter, Vorstandsmitglied, Mitglied eines gewerkschaftlichen Gremiums oder offizieller Vertreter eingeladen ist.
Im öffentlichen Dienst enthält § 29 TVöD eine Regelung zur Arbeitsbefreiung für gewerkschaftliche Zwecke. Diese betrifft vor allem bestimmte Gremientätigkeiten und Tagungen und ist auf bis zu 8 Werktage im Kalenderjahr begrenzt. Für Beamte gelten eigene Sonderurlaubsregelungen des Bundes oder der Länder. Je nach Regelung kommen dort 5 oder auch bis zu 10 Arbeitstage in Betracht.
Wie Sonderurlaub beantragen?
Sonderurlaub sollte möglichst früh beim Arbeitgeber beantragt werden, sobald der Anlass absehbar ist. Dazu reicht meist eine kurze schriftliche Nachricht an die Personalabteilung oder die direkte Führungskraft. Wichtig sind der genaue Zeitraum, der Grund der Freistellung. Je nach Anlass kann der Arbeitgeber einen Nachweis verlangen, etwa eine Geburtsurkunde, eine Sterbeurkunde, eine Einladung zum Gerichtstermin, eine ärztliche Bescheinigung oder eine Bestätigung der Gemeinde bei einem Wahlehrenamt. Bei kurzfristigen Ereignissen, etwa einer akuten Pflegesituation oder einem Todesfall, sollte der Arbeitgeber unverzüglich informiert werden.
Bis wann muss der Antrag beantwortet werden?
Für Anträge auf Sonderurlaub gibt es in den meisten Fällen keine feste gesetzliche Antwortfrist. Der Arbeitgeber sollte den Antrag aber so rechtzeitig prüfen und beantworten, dass Arbeitnehmer planen können. Deshalb ist es sinnvoll, Sonderurlaub bei vorhersehbaren Anlässen, etwa Hochzeit, Umzug, Dienstjubiläum oder einer gewerkschaftlichen Veranstaltung, möglichst früh schriftlich zu beantragen. Je früher der Antrag vorliegt, desto leichter lassen sich Vertretung und Dienstplan klären.
Aufgepasst!
Bei kurzfristigen Ereignissen gilt etwas anderes. Bei einem Todesfall, einer akuten Pflegesituation oder einer gerichtlichen Ladung kann der Anlass nicht lange im Voraus geplant werden. Dann sollten Beschäftigte den Arbeitgeber unverzüglich informieren und die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit mitteilen. Bei einer akuten Pflegesituation nach dem Pflegezeitgesetz gibt es keine Ankündigungsfrist, die Mitteilung an den Arbeitgeber muss jedoch unverzüglich erfolgen.
Was gilt, wenn der § 616 BGB im Arbeitsvertrag ausgeschlossen ist?
Ist § 616 BGB im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag wirksam ausgeschlossen, besteht über diese Vorschrift kein Anspruch auf bezahlte Freistellung. Arbeitnehmer sollten dann prüfen, ob der Sonderurlaub an anderer Stelle geregelt ist, etwa im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder in einem speziellen Gesetz. Fehlt eine solche Regelung, muss der Arbeitgeber den Anlass meist nicht bezahlt freistellen.
Das bedeutet jedoch nicht in jedem Fall, dass Beschäftigte zur Arbeit erscheinen müssen. Bei gesetzlichen Pflichten, etwa einer Ladung als Zeuge oder dem Schöffendienst, besteht weiterhin ein Anspruch auf Freistellung. Auch bei Krankheit eines Kindes kann eine unbezahlte Freistellung mit Kinderkrankengeld nach § 45 SGB V greifen. Und bei einer akuten Pflegesituation kommen die kurzzeitige Arbeitsverhinderung und das Pflegeunterstützungsgeld nach dem Pflegezeitgesetz infrage.
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