7 Regeln für die Betreffzeile

Damit eine E-Mail vom Empfänger gelesen wird, muss man Interesse wecken. Und dies gleich in der Betreffzeile! Hier unsere Regeln für die Betreffzeile.

E-Mail Betreffzeile
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Wer einen eigenen Mail-Account besitzt, der kennt das Problem vieler Nachrichten, von denen man nicht weiß, woher sie kommen und was sie beinhalten. Deshalb sind Regeln für die Betreffzeile so wichtig, denn sie geben dem Empfänger einen ersten Hinweis darauf, ob die E-Mail wichtig ist.

Zwar gibt es keine festgeschriebenen Regeln für Betreffzeilen, dennoch ist es sinnvoll, bestimmte Vorgaben zu beachten. Damit vermeidet man die Gefahr, dass der Empfänger eine eingehende Mail vorschnell in den Spamordner verschiebt.

Empfänger schauen auf Absender und Betreff

Jeder Empfänger von Mails entscheidet zumeist nach zwei grundlegenden Kriterien, ob er eine Nachricht öffnet oder löscht. Einerseits schaut er darauf, ob er den Absender kennt und andererseits lässt er sich von der Tatsache leiten, ob der Betreff einer Mail interessant klingt.

Hier unsere 7 goldenen Regeln für die Betreffzeile:

1. Interesse wecken

Um das Interesse an einer E-Mail zu wecken, sollte die Betreffzeile nicht zu allgemein formuliert sein. Man könnte unter anderem eine Frage formulieren oder die wichtigsten Fakten benennen. Von Vorteil kann es auch sein, den eigenen Firmennamen zu erwähnen. Dies ist für den Empfänger eine wichtige Information, weil er die Mail auf diese Weise sofort einer ihm bekannten Person oder Institution zuordnen kann.

2. Vertrauen aufbauen

Soll eine E-Mail für Werbezwecke verwendet werden, so ist es wichtig, beim Empfänger Vertrauen aufzubauen und keine Abwehrhaltung zu erzeugen. Auch hierfür kann man die Betreffzeile nutzen. Zu vermeiden sind insbesondere Versprechen, die man eigentlich nicht halten kann. Sie vermitteln eher Unglaubwürdigkeit als Vertrauen.

3. Persönliche Anrede

Eine wichtige Aufgabe des Betreffs ist es, die Mail zu personalisieren. Um eine Beziehung aufzubauen, kann der eigene Name im Betreff erscheinen. Soll der Empfänger angesprochen werden, ist es notwendig, die richtige Person anzusprechen und den Namen korrekt zu schreiben. Rechtschreib- und Grammatikfehler im Betreff einer Mail wirken sich immer negativ aus.

4. Spam-Begriffe vermeiden

Im Betreff einer Mail sollten niemals Begriffe oder Formulierungen stehen, die spamverdächtig sind. Beispielsweise sind ganze Wörter in Großbuchstaben zu vermeiden, denn die meisten Spamfilter sortieren diese fast immer sofort aus. Ebenso sollte man auf Begriffe wie „preiswert“ oder „kostengünstig“ verzichten, denn sie deuten auf Werbung hin und landen ebenfalls im Spamordner. Hier sollte immer so konkret wie möglich formuliert werden.

5. Wichtiges an den Anfang schreiben

Um den Betreff einer Mail interessant zu gestalten, sollte man sogenannte Schlüsselwörter möglichst am Anfang platzieren, selbst auf die Gefahr hin, dass der Text etwas eckig wirkt.

6. Auf die Zeichenanzahl achten

Ein wichtiger Aspekt ist auch die Zeichenzahl der Betreffzeile. Manche Provider stellen nur eine bestimmte Zahl von Zeichen dar, der Rest wird nicht angezeigt. Deshalb sollte man sich zwar kurzfassen, aber dennoch Begriffe verwenden, die das Interesse des Empfängers wecken.

7. Empfänger kategorisieren

Sehr wichtig ist es auch, sogenannte Kategorien von Empfängern zu erstellen, die das Geschlecht, den Wohnort oder die Position berücksichtigen. Man sollte also Betreffzeilen an Frauen anders verfassen als an Männer. Zudem muss eine Nachricht für einen privaten Empfänger aus dem Süden anders aussehen als eine Mail an einen Geschäftsmann aus Norddeutschland. Die Empfänger zu kategorisieren, ist also durchaus sinnvoll.

Über Ringo Dühmke 632 Artikel
Gründer von Arbeitstipps.de und einigen anderen Websites. Gelernter Kaufmann mit großer Leidenschaft für (das Schreiben über) Unternehmen und Unternehmer aller Art, für Onlinemarketing, Digitalisierung und Automatisierung.

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