7 Regeln für die Betreffzeile

Regeln für die Betreffzeile
Regeln für die Betreffzeile

Wer einen eigenen Mail-Account besitzt, der kennt das Problem vieler Nachrichten, von denen man nicht weiß, woher sie kommen und was sie beinhalten. Deshalb sind Regeln für die Betreffzeile so wichtig, denn sie geben dem Empfänger einen ersten Hinweis darauf, ob die Email wichtig ist.

Zwar gibt es keine festgeschriebenen Regeln für Betreffzeilen, dennoch ist es sinnvoll, bestimmte Vorgaben zu beachten. Damit vermeidet man die Gefahr, dass der Empfänger eine eingehende Mail vorschnell in den Spamordner verschiebt.

Jeder Empfänger von Mails entscheidet zumeist nach zwei grundlegenden Kriterien, ob er eine Nachricht öffnet oder löscht. Einerseits schaut er darauf, ob er den Absender kennt und andererseits lässt er sich von der Tatsache leiten, ob der Betreff einer Mail interessant klingt.

Hier unsere 7 goldenen Regeln für die Betreffzeile:

1. Interesse wecken
Um das Interesse an einer Email zu wecken, sollte die Betreffzeile nicht zu allgemein formuliert sein. Man könnte beispielsweise eine Frage formulieren oder die wichtigsten Fakten benennen. Von Vorteil kann es auch sein, den eigenen Firmennamen zu erwähnen. Dies ist für den Empfänger eine wichtige Information, weil er die Mail auf diese Weise sofort einer ihm bekannten Person oder Institution zuordnen kann.

2. Vertrauen aufbauen
Soll eine Email für Werbezwecke verwendet werden, so ist es wichtig, beim Empfänger Vertrauen aufzubauen und keine Abwehrhaltung zu erzeugen. Auch hierfür kann man die Betreffzeile nutzen. Zu vermeiden sind beispielsweise Versprechen, die man eigentlich nicht halten kann. Sie vermitteln eher Unglaubwürdigkeit als Vertrauen.

3. Persönliche Anrede
Eine wichtige Aufgabe des Betreffs ist es, die Mail zu personalisieren. Um eine Beziehung aufzubauen, kann der eigene Name im Betreff erscheinen. Soll der Empfänger angesprochen werden, ist es notwendig, die richtige Person anzusprechen und den Namen korrekt zu schreiben. Rechtschreib- und Grammatikfehler im Betreff einer Mail wirken sich immer negativ aus.

4. Spam-Begriffe vermeiden
Im Betreff einer Mail sollten niemals Begriffe oder Formulierungen stehen, die spamverdächtig sind. Beispielsweise sind ganze Wörter in Großbuchstaben zu vermeiden, denn die meisten Spamfilter sortieren diese fast immer sofort aus. Ebenso sollte man auf Begriffe wie „preiswert“ oder „kostengünstig“ verzichten, denn sie deuten auf Werbung hin und landen ebenfalls im Spamordner. Hier sollte immer so konkret wie möglich formuliert werden.

5. Wichtiges an den Anfang schreiben
Um den Betreff einer Mail interessant zu gestalten, sollte man so genannte Schlüsselwörter möglichst am Anfang platzieren, selbst auf die Gefahr hin, dass der Text etwas eckig wirkt.

6. Auf die Zeichenanzahl achten
Ein wichtiger Aspekt ist auch die Zeichenzahl der Betreffzeile. Manche Provider stellen nur eine bestimmte Zahl von Zeichen dar, der Rest wird nicht angezeigt. Deshalb sollte man sich zwar kurz fassen aber dennoch Begriffe verwenden, die das Interesse des Empfängers wecken.

7. Empfänger kategorisieren
Sehr wichtig ist es auch, so genannte Kategorien von Empfängern zu erstellen, die das Geschlecht, den Wohnort oder die Position berücksichtigen. Man sollte also Betreffzeilen an Frauen anders verfassen als an Männer. Zudem muss eine Nachricht für einen privaten Empfänger aus dem Süden anders aussehen als eine Mail an einen Geschäftsmann aus Norddeutschland. Die Empfänger zu kategorisieren, ist also durchaus sinnvoll.

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