Ein Seminar richtig zu organisieren, ist immer eine Herausforderung. Wie viele Leute kommen? Wo soll es stattfinden? Hier eine Checkliste für die perfekte Organisation.
Wenn Sie Geschäftsführer, Lehrer oder Berater sind, dann sind Seminare für Sie ja sicherlich kein Neuland. Sie wissen dann natürlich auch, wie zeitaufwändig und umfangreich die inhaltliche Planung eines Seminars und dessen Organisation ist.
Aber auch diejenigen, die nicht selbst ein Seminar führen, sondern dieses „nur“ organisieren, stehen vor einer schwierigen Aufgabe. Schließlich muss alles genau geplant werden. Warum auch immer Sie ein Seminar organisieren wollen bzw. müssen, die Grundschritte sind dabei immer die gleichen. Die nachfolgende Checkliste soll Ihnen zeigen, welche Punkte bei der Organisation eines Seminars sehr wichtig sind.
Checkliste für die Organisation eines Seminars
Punkt 1 – Zielgruppe/Zeitpunkt/Ort des Seminars definieren:
Zuerst einmal müssen Sie mit dem Seminarleiter darüber sprechen, worum es in dem Seminar geht und wer daran teilnehmen kann oder sogar soll. Des Weiteren müssen Sie auch einen genauen Termin festlegen und klären, wo dieses Seminar stattfinden soll.
Anhand dieses Wissens können Sie dann anschließend Einladungen an die jeweiligen Personen verschicken. Bedenken Sie jedoch, dass Sie die Einladungen einige Wochen im Vorhinein verschicken sollten, um den Teilnehmern so eine rechtzeitige Einplanung des Seminars zu ermöglichen.
Punkt 2 – Wie viele Personen nehmen daran teil?
Wenn Sie in der Einladung um Bestätigung der Teilnahme gebeten haben, dann wissen Sie ja ungefähr, wie viele Personen am Seminar teilnehmen werden. Ansonsten müssen Sie die Anzahl der Teilnehmer nun versuchen einzuschätzen. Dieses Wissen ist für die weitere Organisation des Seminars extrem wichtig.
Punkt 3 – Raum für Seminar aussuchen:
Wissen Sie nun Zeitpunkt, Ort und Teilnehmerzahl für das Seminar, dann müssen Sie sich nun nach einem passenden Veranstaltungsort umschauen. Dabei müssen Sie darauf achten, dass:
- genügend Sitzmöglichkeiten vorhanden sind
- der Raum mit der passenden Technik/dem passenden Equipment ausgestattet ist (z.B. Beamer, Leinwand, Verdunkelung)
Dieser Punkt stellt meist das größte Problem bei der Organisation dar. Daher ist es ratsam, dass Sie eventuell Hilfe in Anspruch nehmen. Ein Vermittlungsservice für Seminarhotels wäre hier beispielsweise für größere Veranstaltungen die Lösung.
Punkt 4 – Catering:
Je nachdem, wie lange das Seminar dauert, sollten Sie auch Snacks und Getränke anbieten. Für den Fall, dass das Seminar früh morgens anfängt und über den Mittag weiter läuft, sollten Sie den Teilnehmern eventuell auch eine Mittagsmahlzeit anbieten. Hierfür bietet es sich natürlich an einen Cateringservice zu engagieren.
Wichtig:
Bei einigen Veranstaltungsorten ist es Bedingung, dass das hauseigene Catering genutzt werden muss. Vergewissern Sie sich also unbedingt über die Vertragsbedingungen, bevor Sie einen externen Caterer engagieren.
Punkt 5 – Namensschilder anfertigen/Schreibmaterial bereitstellen:
Je nachdem, um was für ein Seminar es sich handelt, kann die Anfertigung von Namensschildern auch recht sinnvoll sein. Schließlich ist es angenehmer, wenn man fremde Personen direkt mit Namen ansprechen kann und eventuell auch gleich sieht, von welcher Firma diese kommen.
Des Weiteren sollten auf jedem Platz am besten ein Block und ein Kugelschreiber liegen, damit sich die Teilnehmer des Seminars Notizen machen können. Meist stellen diese Mittel sogar die Firmen zur Verfügung, bei denen das Seminar stattfindet. Notizblöcke und Kugelschreiber mit Firmenlogo sind schließlich eine sehr gute Art, um für das eigene Unternehmen zu werben.
Hinterlasse jetzt einen Kommentar