Inventur richtig durchführen – Bestandsaufnahme von A bis Z

Bevor Sie eine Inventur im Unternehmen starten, sollte der Ablauf genau vorbereitet sein. Das erspart Zeit, Produktionsausfall und vor allem Geld.

Für einen Unternehmer gibt es wahrlich Schöneres, als sich mit der jährlichen Inventur zu befassen. Jammern hilft da leider nicht, denn diese Aufgabe ist Pflicht und erspart Ihnen eine Menge Ärger, wie Sie gleich erfahren werden. Wer schon länger im Geschäft ist, kennt sich aus, das heißt aber nicht, dass die Inventur „bei alten Hasen“ immer fehlerfrei vonstattengeht. Für Neulinge im Unternehmerdasein ist es besonders wichtig, den Ablauf einer Inventur zu kennen und ernst zu nehmen, denn eine ordnungsgemäße Bestandsaufnahme ist weit mehr als Kleinteile im Lager zu zählen.

Inventur – was heißt das genau?

Die Inventur ist die Bestandsaufnahme in einem Unternehmen. Hierzu zählen alle Vermögensgegenstände und Forderungen und Schulden. Unterschieden werden hierbei die:

1. Körperliche Inventur
   – alle Gegenstände, die greifbar bzw. anfassbar sind
2. Buchinventur
   – misst alle Bestände, die nicht greifbar sind, zum Beispiel Forderungen gegenüber Kunden

Die Bestandsaufnahme erfolgt durch Zählen, wiegen oder messen.

Inventur und Inventar – wo ist der Unterschied?

Während die Inventur die reine Aufnahme der Bestände ist, ist das Inventar quasi die Dokumentation dieser Bestände. Alles, was gezählt, gemessen oder gewogen wurde, wird als Inventar niedergeschrieben – man spricht hier auch vom Bestandsverzeichnis. Das Inventar umfasst drei Bereiche:

1. Anlage- und Umlaufvermögen
2. langfristige und kurzfristige Schulden
3. Eigenkapital

Wer ist zur Inventur verpflichtet?

Die Antwort hierauf ist eindeutig: alle Unternehmen, die eine Bilanz erstellen müssen, sind auch zur Inventur verpflichtet. In der Praxis spricht man deshalb von der Bilanzierungspflicht – abhängig von der Größe und Rechtsform des Unternehmens.

Jetzt dürfte auch klar werden, warum eine nicht durchgeführte Inventur Ärger bedeuten kann. Das Finanzamt nutzt die Inventur zur Überprüfung der Buchhaltung, weshalb alle Formvorschriften penibel genau eingehalten werden sollten. Bei Unregelmäßigkeiten langt der Fiskus gerne zu – sieh auch letzter Abschnitt in diesem Beitrag.

Besonderheit: Wer nicht buchführungspflichtig ist, muss keine Inventur durchführen. Voraussetzung ist, dass der Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt wird – üblich zum Beispiel bei Kleinunternehmern.

Vorbereitung der Inventur

Dieser Punkt sollte nicht unterschätzt werden, denn für einen reibungslosen und vor allem korrekten Ablauf der Inventur, ist die Vorbereitung das A und O. Im Wesentlichen sind drei große Punkte zu beachten:

1. Ordnung und Übersicht schaffen
2. Hilfsmittel vorbereiten
3. Inventurpersonal einteilen

Bevor es ans Zählen. Messen etc. geht, sollten Sie Büro, Lager usw. aufräumen. Je mehr Übersicht Sie haben, desto schneller wird die Inventur erledigt sein. Außerdem muss ausreichend Personal zur Verfügung stehen – brauchen Sie eventuell zusätzliche Hilfskräfte? Um alle Bestände korrekt aufnehmen zu können, müssen Listen erstellt werden (Bestandslisten, Warenverkaufs- und Zugangslisten, Rücklauflisten). In Firmen mit einem großen Bestand ist es besser, wenn statt Listen die mobile Datenerfassung mit MDE Scanner genutzt wird. Das schafft zum einen mehr Genauigkeit und zum anderen spart es Zeit und minimiert menschliche Fehler bei der Erfassung der Bestände. Ein weiterer Vorteil der mobilen Datenerfassung ist, dass diese über verschiedene Betriebssysteme realisierbar ist und direkt ans Warenwirtschaftssystem angeschlossen werden kann. Eine Weiterverarbeitung der Daten ist dadurch sofort möglich.

Wann muss die Inventur durchgeführt werden?

Während die Inventur für Bilanzierungspflichtige Unternehmen vorgeschrieben ist, haben Sie bei der Terminwahl die freie Hand. Üblicherweise wird ein Termin festgelegt, der den Betriebsablauf nicht stört. Hier spricht man deshalb auch von der Stichtagsinventur. Da die Inventur an einem einzigen Tag nicht zu schaffen ist, ist auch eine zeitversetzte Aufnahme der Bestände möglich. Die Frist beträgt zehn Tage vor und nach dem Stichtag.

Die zweite Möglichkeit wäre die verlegte oder zeitverschobene Inventur. Das bedeutet, die Inventur kann auch schon vor dem Bilanzstichtag durchgeführt werden (innerhalb der letzten drei Monate). Üblicherweise wird die Inventur aber „nach hinten verschoben“, sprich nach dem 31. Dezember durchgeführt. Gesetzlich haben Sie hier eine Karenzzeit von zwei Monaten.

Die permanente Inventur ist eher für große Betriebe sinnvoll. Hier darf der Warenbestand auch während des laufenden Geschäftsjahres aufgenommen werden, vorausgesetzt die „große“ körperliche Inventur ist bereits abgeschlossen. Eine weitere Voraussetzung ist die Führung eines Belegheftes.

Ablauf der Inventur

Jedes Unternehmen muss den Ablauf der Inventur individuell planen. Eine pauschale Ablaufreihenfolge gibt es nicht, aber einige Punkte, an denen Sie sich orientieren können und sollten.

• Uhrzeit für den Beginn der Inventur festlegen.
• Produktion / Verkauf werden ab diesem Zeitpunkt gestoppt, damit keine Waren mehr hinzukommen bzw. entnommen werden.
• Bestellen Sie für jeden Bereich einen Inventurverantwortlichen.
• Stellen Sie Aufnahmeformulare, Inventurprotokolle und / oder mobile Datenerfassungsgeräte bereit.
• Bei Lagerzählung wird immer ein Zähler und ein Schreiber bestimmt.
• Gezählt wird von links nach rechts und von oben nach unten.
• Bereits gezählte Ware muss markiert werden, um eine doppelte Erfassung auszuschließen.
• Formulare und Erfassungsprotokolle werden nach Abschluss der Inventur einem Prüfer vorgelegt.
• Der Prüfer kontrolliert bei einem Rundgang, ob alle Bereiche gezählt / markiert sind.
• Zum Schluss erfolgt die Bewertung des Inventars (Vermögenswerte und Schulden).

Folgen einer fehlerhaften Inventur

Dass die Inventur absolut korrekt ablaufen muss, ist nicht nur für die eigene Unternehmenseinschätzung wichtig. Auch das Finanzamt hat ein Auge darauf. Werden bei einer Betriebsprüfung Unregelmäßigkeiten festgestellt, wird dies sofort mit einer nicht ordnungsgemäßen Buchführung in Zusammenhang gebracht. Dem Betriebsprüfer ist es dann erlaubt, sogenannte Zuschätzungen beim Umsatz und Gewinn vorzunehmen, was für Sie erhebliche Steuernachzahlungen bedeuten kann.