Bedienungsanleitungen clever aufbewahren erspart langes Suchen

Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern verfügen in der Regel auch über zahlreiche Drucker, Faxgeräte, Kopierer und Computer. Für jedes einzelne Gerät liefert der Hersteller eine Bedienungsanleitung.

Ein Team von Kollegen hört aufmerksam einer Präsentation mit Beamer-Bilddarstellung zu.
Fällt die Technik bei einer Präsentation aus, ist eine griffbereite Bedienungsanleitung der rettende Anker. | © Gorodenkoff / stock.adobe.com

Jede Bedienungsanleitung soll den Umgang mit dem jeweiligen Gerät erleichtern. Allerdings gibt es immer wieder Probleme, wenn es darum geht, wo und wie man Bedienungsanleitungen aufbewahren soll. Zur Lösung dieses Problems gibt es mehrere Methoden, die je nach Größe des Unternehmens zur Anwendung kommen können.

Bedienungsanleitungen aufbewahren im Büro

1. Zentraler Ordner

Der einfachste Weg, wie man Bedienungsanleitungen aufbewahren kann, ist der einer zentralen Sammelstelle in jeder Abteilung des Unternehmens. Am besten wird ein eigener, beschrifteter Ordner angelegt, in welchem man sämtliche Bedienungsanleitungen abheften kann. Allerdings sollte der Ordner so platziert werden, dass er für jeden Mitarbeiter jederzeit zugänglich ist.

Klar sollte allerdings auch sein, dass Mitarbeiter, die den Ordner benötigen, ihn nach Gebrauch unverzüglich wieder an den vorgesehenen Platz zurückstellen, falls ihn jemand anderes benötigt. Damit immer nachvollziehbar ist, wo sich der Ordner momentan befindet, kann eine Liste ausgelegt werden, in die sich jeder Ausleihende mit Namen und Datum ein- und wieder austrägt. Auf diese Weise kann der Ordner nicht verloren gehen.

2. Fester Ansprechpartner

Eine weitere Möglichkeit, wie man Bedienungsanleitungen aufbewahren kann, ist die Benennung eines festen Ansprechpartners. Dies könnte unter anderem der IT-Beauftragte eines Unternehmens sein. Da er ohnehin für alle technischen Probleme zuständig ist, könnten alle Bedienungsanleitungen bei ihm gesammelt werden.

Benötigt jemand Hilfe, so kann er den IT-Beauftragten ansprechen bzw. ihn um die benötigte Bedienungsanleitung bitten, falls dieser selbst momentan keine Zeit hat, sich um das Problem zu kümmern. Natürlich muss auch hier gewährleistet sein, dass ausgeliehene Bedienungsanleitungen zurückgegeben werden.

3. Direkt beim Gerät

Die Aufbewahrung von Bedienungsanleitungen kann selbstverständlich auch in der Form geschehen, dass sie bei dem jeweiligen Gerät verbleiben. In diesem Fall ist der einzelne Mitarbeiter in der Pflicht, dafür Sorge zu tragen, dass die Anleitungen sorgfältig aufbewahrt werden. Bleiben die Bedienungsanleitungen also direkt am einzelnen Arbeitsplatz, so ergibt sich der Vorteil, dass der jeweilige Mitarbeiter rasch und ohne langes Suchen darauf zurückgreifen kann.

Die Bedienungsanleitungen für Beamer, Fax, Drucker oder PC beim Chef aufzubewahren, ist eine sehr schlechte Lösung. Da die Anleitungen immer wieder benötigt werden, besteht die große Gefahr, dass die Geschäftsleitung nicht zum Arbeiten kommt, da sie ständig damit beschäftigt wäre, die Anleitungen herauszugeben oder wieder entgegenzunehmen.

Wer als Chef dennoch darauf Wert legt, dass die Bedienungsanleitungen in der Nähe der Geschäftsführung aufbewahrt werden, der hat die Möglichkeit, sie bei der eigenen Sekretärin zu deponieren, die dann für die Ausgabe und das Entgegennehmen verantwortlich wäre.

Über Ringo Dühmke 631 Artikel
Gründer von Arbeitstipps.de und einigen anderen Websites. Gelernter Kaufmann mit großer Leidenschaft für (das Schreiben über) Unternehmen und Unternehmer aller Art, für Onlinemarketing, Digitalisierung und Automatisierung.

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