Beschäftigtendatenschutz von Anfang an: So gehen Sie datenschutzkonform mit Bewerberdaten um

Jedes zweite Unternehmen überprüft Bewerber in sozialen Netzwerken. Dabei gibt es aus Sicht des Datenschutzes einiges zu beachten.

So gehen Sie datenschutzkonform mit Bewerberdaten um

In vielen Branchen herrscht Fachkräftemangel vor. Da ist es nicht verwunderlich, dass Unternehmen auf vielfältigen Wegen versuchen, geeignete Kandidaten für ihre offenen Stellen zu finden. Eine zunehmend beliebte Methode ist die Suche in sozialen Netzwerken. Der Digitalverband Bitkom berichtet, Bewerber müssten damit rechnen, dass neben den Bewerbungsunterlagen auch die Profile in sozialen Netzwerken gründlich geprüft werden:

  • In rund jedem zweiten Unternehmen (46 Prozent) werden demnach die entsprechenden Seiten im Netz unter die Lupe genommen.
  • Mehr als jeder siebte Personalchef (15 Prozent), der sich Profile von Bewerbern in sozialen Netzwerken anschaut, hat sich bereits aufgrund eines Online-Checks entschieden, Bewerber nicht zum Vorstellungsgespräch einzuladen oder einen Job doch nicht anzubieten, so Bitkom.

Diese Entwicklung bei der Bewerbersuche sollte nicht nur die Nutzer sozialer Netzwerke aufhorchen lassen. Auch die Unternehmen selbst müssen aufpassen: Bei der Suche nach Bewerbern werden laut Bitkom nicht nur Einträge in beruflichen Netzwerken wie Xing oder LinkedIn ausgewertet (39 Prozent), sondern auch die eher privat ausgerichteten Netzwerke wie Facebook (24 Prozent).

Wie die Aufsichtsbehörden, die über den Datenschutz wachen, klarstellten, sollten Arbeitgeber nur auf allgemein zugängliche Daten zugreifen und darauf achten, zu welchem Zweck die Daten jeweils veröffentlicht wurden. Wenn Unternehmen also private Facebook-Profile für die Bewerbersuche auswerten, ist dies ebenso falsch wie der Zugriff auf Daten in sozialen Netzwerken, die dort nur Freunden oder definierten Kontakte angezeigt werden.

Bewerberdaten genau wie Mitarbeiterdaten schützen

Nicht nur bei der Bewerbersuche im Internet werden Fehler gemacht. Vielen Unternehmen ist nicht klar, dass die personenbezogenen Daten von Bewerbern genauso zu schützen sind wie die Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) spricht von der Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses. Damit sind auch die Bewerbungsverfahren gemeint. Deshalb sind zahlreiche Vorgaben aus dem Datenschutz zu beachten, wenn es um personenbezogene Daten von Bewerbern geht.

Nur erforderliche Daten der Bewerber erheben

Auch wenn man als Arbeitgeber möglichst viel über die Bewerberin oder den Bewerber wissen möchte: Nicht jede Frage ist erlaubt. Aus Sicht des Datenschutzes dürfen nur die Bewerberdaten abgefragt werden, die für die Entscheidung über die Einstellung wirklich erforderlich sind.

Bewerberdaten nur zweckgebunden nutzen

Auch die Daten, die für die Bewerbung erforderlich sind, dürfen nicht uneingeschränkt genutzt werden, sondern nur für den Zweck der Bewerbung selbst.

Auskünfte nur mit Einwilligung einholen

Manchmal erhoffen sich Arbeitgeber zusätzliche Informationen von Dritten. Andere Quellen als die Bewerberin oder der Bewerber selbst dürfen aber nicht einfach einbezogen werden. Im Datenschutz gilt das sogenannte Prinzip der Direkterhebung, also das Einholen der Daten bei der Bewerberin oder dem Bewerber selbst. Sollen weitere Quellen genutzt werden, muss in aller Regel die Bewerberin bzw. der Bewerber dem zustimmen.

Bewerberdaten nicht einfach weitergeben

Aufgrund der zuvor genannten Zweckbindung der Bewerberdaten dürfen diese auch nicht ohne weiteres innerhalb des Unternehmens weitergegeben werden, wenn dies nicht für den Bewerbungsprozess erforderlich ist. Auch die Weitergabe an andere Unternehmen erfordert die Zustimmung der Bewerberin bzw. des Bewerbers, auch wenn man der Person, der man absagen musste, damit helfen möchte.

Bewerberunterlagen rechtzeitig zurückgeben oder löschen

Nach einer erfolglosen Bewerbung müssen die Bewerberdaten grundsätzlich gelöscht beziehungsweise die Unterlagen mit der Absage an den Bewerber oder die Bewerberin zurückgegeben werden. Eine Dokumentation über das Bewerbungsverfahren kann für einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden, um sich gegen den Vorwurf des Verstoßes gegen das Benachteiligungsverbot (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz, AGG) verteidigen zu können.

Laut der Bundesdatenschutzbeauftragten sind die Bewerbungsunterlagen bei abgelehnter Bewerbung nach zwei Monaten ab Zugang der Ablehnung an den Bewerber zurückzugeben oder aber zu vernichten. Das betrifft auch das Bewerbungsanschreiben, das häufig sensible Angaben, zum Beispiel über Fähigkeiten und Werdegang, enthält.

(Ein Gast-Beitrag von Datenschutz-Praxis.de, Autor: Oliver Schonschek)


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