Zeitmanagement: Pomodoro Technik genau erklärt

Um die Pomodoro Technik in Ihrem Arbeitsalltag anzuwenden, brauchen Sie nicht viel. Ein Kurzzeitwecker und eine To-Do-Liste genügen.

Pomodoro Technik
© alessandrozocc – Fotolia.com

Leider hat der Tag nur 24 Stunden, auch wenn viele von uns sich wünschen, es wäre anders und es stände einfach mehr Zeit zur Verfügung um alle anstehenden Arbeiten zeitnah und effizient zu erledigen. Zeitmanagement-Techniken setzen dort an, wo die Uhr uns in die täglichen Schranken weist. Es geht darum, schneller und produktiver zu arbeiten, indem die verfügbare Zeit optimal ausgenutzt wird. Es gibt dabei verschiedene Ansätze, eine geläufige Methode nennt sich Pomodoro. Diese verspricht, für doppelt soviel Arbeit viel weniger Zeit zu benötigen. Was darunter zu verstehen ist und wie sich Pomodoro leicht in den Arbeitsalltag integrieren lässt, verraten wir in diesem Beitrag.

Warum ist Zeitmanagement so wichtig?

Die Frage können Sie sich einfach anhand verschiedener Fragen beantworten, welche Sie sich beinahe täglich stellen: Wo ist die Zeit nur wieder geblieben? Warum bleibt mir nie genügend Zeit? Warum hat mein Tag nicht 48 statt 24 Stunden usw.. Bei näherer Betrachtung der Umstände können wir dem Zeitmesser keine Schuld geben, eigentlich liegt es an uns allein. Viel zu oft leben wir nach der Methode, Dinge nicht sofort zu erledigen, sondern lieber aufzuschieben. Letztlich häuft sich ein Berg an Arbeit und Ballast an, für den ein 24 Stunden Tag tatsächlich nicht mehr ausreicht.

Zeitmanagement verhindert das Aufschieben von Aufgaben und das ungenutzte Verstreichen von Zeit. Wer Aufgaben aufschiebt, statt sie zeitnah zu erledigen, tut nichts Gutes für seine Gesundheit. Studien bestätigen, Menschen, die Aufgaben lieber aufschieben, leiden häufiger an Depressionen, Angstgefühlen und Stress.

Woher stammt die Pomodoro-Technik?

Diese Technik wurde von Francesco Cirillo entwickelt. Diesem erging es als Student nicht anders, als eben beschrieben. Daher suchte er in den 1980er Jahren nach einer Möglichkeit, fokussierter zu arbeiten und seine Aufgaben schneller und gezielter zu erledigen. Für viele von Ihnen, die vielleicht etwas Italienisch sprechen, mag die Bezeichnung für Verwirrung sorgen, denn Pomodoro steht für Tomate. Der Zusammenhang zwischen Zeitmanagement und Tomaten ist jedoch schnell hergestellt, denn der Erfinder der Pomodoro-Technik verwendete hierfür nichts anderes, als eine Eieruhr, welche die Form einer Tomate besaß.

Wie funktioniert Pomodoro?

Dieser Technik liegen Arbeitseinheiten von jeweils 25 Minuten zu Grunde. Dies hat ebenfalls wieder einen einfachen Grund, denn besagte Eieruhr ließ sich nur bis auf 25 Minuten einstellen. Nach jeder abgeschlossenen Arbeitseinheit sieht Pomodoro eine Pause von fünf Minuten vor. Nach insgesamt vier Arbeitseinheiten in Folge darf eine halbe Stunde pausiert werden.

Pomodoro in Kurzform erklärt

  • 1 Arbeitseinheit = 25 Minuten
  • nach jeder Arbeitseinheit fünf Minuten Pause
  • 4 Arbeitseinheiten in Folge
  • eine Pause von 30 Minuten

Worauf ist bei der Ausführung besonders zu achten?

Die Technik funktioniert nur, wenn einige Schritte bedacht werden. Dabei geht es konkret darum, die einzelnen Arbeitsschritte zu planen, Dinge aufzuzeichnen, nachzuverfolgen und zu bearbeiten.
Die Arbeit wird geplant, indem Sie sich alle Tagesaufgaben in eine Liste eintragen. Die wichtigste Aufgabe steht oben, gefolgt von weniger wichtigen Dingen, die vielleicht auch einen Aufschub dulden.

➔ Tipp: Notieren Sie sich nicht nur die einzelnen Aufgaben, sondern auch die Zeit, welche sie dafür einplanen.

Abgearbeitete Punkte auf der Liste werden durchgestrichen. Dies motiviert, weiter an dem Projekt festzuhalten, denn schließlich wird die Liste Mal um Mal kleiner. Wichtig ist, sich auf die Dinge, die aktuell getan werden müssen zu konzentrieren und nicht ablenken zu lassen. Telefon oder Internet haben Pause, was diesbezüglich erledigt werden muss, landet ebenfalls auf der Liste und wird dann als späterer Punkt abgearbeitet.

Am besten gehen Sie schrittweise an Pomodoro heran, fragen Sie sich zunächst, was bislang dazu führte, dass Sie nicht produktiv arbeiten konnten. Dabei stoßen Sie schnell auf Dinge, die Ihnen tagtäglich im Wege stehen:

  • Telefonate
  • Verabredungen
  • Besprechungen
  • Emails
  • Plaudern mit Kollegen

Jeder wird eine ganze Reihe dieser oder ähnlicher Ablenkungen aufzählen können – diese Zeitfresser gilt es, durch Pomodoro auszuschalten.

➔ Tipp: Reservieren Sie sich 25 Minuten nur für sich und Ihre Tätigkeit, bleiben Sie konzentriert und lassen Sie sich nicht ablenken.

25 Minuten im Fokus behalten

Wäre die Skala der Eieruhr unseres Erfinders noch etwas weiter gegangen, würden wir jetzt wahrscheinlich von einer anderen Zeitspanne reden. Tatsächlich haben sich die besagten 25 Minuten aber bestens für das Konzept bewährt. Sicher sind Sie nicht unbedingt an 25 Minuten gebunden. Können Sie sich gut konzentrieren und lassen sich selten von einer Aufgabe ablenken, können auch 30 bis 40 Minuten veranschlagt werden.

Sie werden sich jetzt vielleicht fragen: Wie finde ich eine Aufgabe, die genau 25 Minuten dauert? Das ist sicherlich nicht immer gegeben. Daher ist es wichtig, das Zeitfenster für die einzelnen Punkte auf Ihrer Liste abzuschätzen. Einige Aufgaben werden perfekt in den Zeitrahmen passen, wieder andere müssen entweder zusammengefasst oder in einzelne Aufgabenbereiche unterteilt werden.
Die einzelnen Schritte im Überblick

Schritt 1Formulieren der Aufgaben
Schritt 2 Einstellen der Uhr auf 25 Minuten
Schritt 3Aufgabe bearbeiten und abhaken
Schritt 4Wenn der Wecker klingelt, fünf Minuten Pause machen
Schritt 5Nach vier Durchläufen eine längere Pause einlegen (15 bis 30 Minuten)

Die einzelnen Aufgaben werden also konkret formuliert oder in einzelnen Schritten aufgeführt, wenn es sich um größere Aufgabenkomplexe handelt. Kleinere Aufgaben, wie die Post bearbeiten oder Emails beantworten, lassen sich zusammenfassen.

Sind alle Aufgaben für den Tag notiert, wird der Timer betätigt und die Arbeit beginnt. Im Rahmen dieser Zeitspanne bleiben Sie voll konzentriert und lassen sich durch nichts ablenken. Wer früher fertig ist, nimmt sich Zeit für Korrekturen, häufig werden kleine Schusselfehler erkannt und können behoben werden. Ist die Aufgabe erledigt, wird sie abgehakt und Sie haben sich fünf Minuten Pause verdient. Die Zeit sollte genutzt werden, um sich die Füße kurz zu vertreten, sich vielleicht einen Tee zu kochen oder einen Blick aus dem Fenster zu werfen. Kehren Sie anschließend an Ihren Schreibtisch zurück und beginnen Sie mit der nächsten Aufgabe.

Sind vier Aufgabenblöcke a 25 Minuten erledigt und abgehakt, wird es Zeit für ein längeres Pausieren. In der nun folgenden halben Stunde lässt sich ein kleiner Spaziergang einschieben und Sie können für Bewegung sorgen, bevor Sie mit der nächsten Aufgabe beginnen. Wer seinen Tag entsprechend einteilt, bleibt konzentriert und motiviert und wird weniger an Ermüdungserscheinungen zu leiden haben.

Wir behalte ich die Zeit im Auge?

Natürlich müssen Sie sich hierfür nicht eine Tomate als Eieruhr zulegen. Im Sinne des Erfinders sind jedoch genau solche einfach funktionierenden Küchenuhren. Wird der Küchenwecker aufgezogen und beginnt oft nicht wirklich leise zu ticken, läuft buchstäblich die Uhr. Der Anwender hat die Zeit vor Augen und nimmt sie auch akustisch wahr, dies kann motivierend wirken und den Anwender in seiner Entschlusskraft bestärken. Sie können also jede simple Eieruhr dafür verwenden oder auch eine Sanduhr erfüllt diesen Zweck. Wer mit der Zeit gehen will, kann sich natürlich auch nach 25 Minuten von seinem Smartphone „wecken“ lassen.

Pomodoro zählt zu den effektivsten Zeitmanagement-Techniken und ist in letzter Zeit besonders durch das Internet bekannt geworden. Sie können für die Pomodoro-Zeitmessung verschiedene Online-Timer benutzen oder herunterladen:

Was spricht für die Anwendung der Pomodoro-Technik?

Die Pomodoro-Technik lässt Sie effizienter und produktiver arbeiten. Zudem ist die Technik sehr einfach zu erlernen und kinderleicht anzuwenden. Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile:

  • Ablenkungen während der Arbeitserledigung werden vermieden.
  • Es kann mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigt werden.
  • Man besitzt eine gute Kontrolle über den Fortschritt der einzelnen Arbeitsaufgaben.
  • Sie gehen motivierter an die Arbeit heran.
  • Die Länge der Arbeitsaufgaben kann viel besser eingeschätzt werden.
  • Die regelmäßigen Pausen verursachen weniger Stress.
  • Abgabetermine werden eingehalten, da die Arbeit nicht mehr aufgeschoben wird.
  • Sie fühlen sich motivierter und besser gelaunt.
  • Die schnelle Arbeitserledigung schafft Anerkennung und ist förderlich für die Karriere.
Foto1: © alessandrozocc - Fotolia.com