Visitenkarten Aufbewahrung

Für das durchdachte Aufbewahren von Visitenkarten werden im Büroalltag ganz unterschiedliche Varianten genutzt.

Nahaufnahme, wie sich zwei Geschäftsleute die Hand reichen und ihre Visitenkarten dabei tauschen.
Wer geschäftlich unterwegs ist, benötigt eine Lösung zum Aufbewahren von Visitenkarten, um diese schnell griffbereit zu haben. | © Summit Art Creations / stock.adobe.com

Dabei kommt es immer darauf an, in welchem Umfang Visitenkarten angehäuft und effizient verwaltet werden müssen. Neben widerstandsfähigen Klarsichthüllen, welche mit bereits vorgefertigten Fächern ausgestattet sind, gibt es andere Möglichkeiten, welche sich jedoch oft nicht als so vorteilhaft erweisen.

Schon gewusst? Verschiedene Klarsichthüllen sind als sogenannte Schutzhüllen für fast alle Dokumente und Unterlagen geeignet, da sie vor Verschmutzung und gegen die vorzeitige Abnutzung des Papiers schützen.

Visitenkarten aufbewahren mit System

Die richtige Aufbewahrung von Visitenkarten kann so individuell sein wie die Karten selbst. Ob fürs Büro, für Außendienstmitarbeiter oder das nächste Geschäftsessen – ein systematisches Ordnungssystem, das an die persönlichen Anforderungen angepasst ist, sorgt für Struktur.

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➡️ Klarsichthüllen mit Einstecktaschen

Für Visitenkarten ist es günstig, Klarsichthüllen mit Einstecktaschen einzusetzen, da dies zudem eine übersichtliche und geordnete Aufbewahrung ermöglicht. Dafür werden von den Herstellern Hüllen aus durchsichtiger Folie sowohl mit Taschen im Querformat als auch im Hochformat für die praktische Aufbewahrung von Visitenkarten angeboten. Sie sind zudem in verschiedenartigen Formaten mit unterschiedlich großen Einstecktaschen erhältlich.

Wenn beispielsweise eine Klarsichthülle im A4 Format mit vier Einstecktaschen in der Bemaßung von Visitenkarten ausgestattet ist, so können diese dort gesammelt werden. Dies bedeutet nicht, dass sie wahllos und ohne System gemischt untergebracht werden. Oft verrutschen die eher kleinen Visitenkarten ineinander. Das wiederum erfordert ein unnützes und zeitraubendes Suchen, wenn eine oder mehrere Visitenkarten benötigt werden. Das Suchen ist im Büroalltag immer lästig, da viele Arbeiten unter hohem Zeitdruck zu erledigen sind.

Systematische Anordnung: Aus diesem Grund erweist es sich als äußerst effizient, wenn immer etwa vier Visitenkarten nebeneinander und untereinander systematisch geordnet in jeweils eine Tasche eingesteckt werden. Diese Art der Aufbewahrung ermöglicht es, auf einen Blick alle Karten zu sichten und umständliches Suchen entfällt.


➡️ Beschriftete Klarsichthüllen

Jede einzelne Klarsichthülle mit vorgefertigten Einstecktaschen kann wie eine kleine Akte behandelt werden. Es ist möglich, Visitenkarten spezieller gleichartiger Anbieter oder Geschäftskunden jeweils auf einer gleichen, beschrifteten Klarsichtfolie zu sammeln. Dies ermöglicht ein zügiges Auffinden, da die Folien mit Löchern versehen und in einem separaten Sammelordner aufbewahrt werden können. Damit wird auch ein Herumliegen von Visitenkarten vermieden.

Die meisten Klarsichthüllen für Visitenkarten, vorwiegend Produkte, welche mit einem gelochten Rand versehen sind, eignen sich für das übersichtliche und platzsparende Abheften. Da viele Klarsichthüllen sogar in farblich abweichenden Designs gefertigt werden, kann dies ebenfalls als Ordnungs- und Sortiergrundlage für Visitenkarten genutzt werden.

Ein weiterer Vorteil der Verwendung von Klarsichthüllen mit Einstecktaschen besteht darin, dass neben Visitenkarten auch Telefonkarten darin aufbewahrt werden können. Die Lochungen der als Ersatztaschen für Visitenkarten bezeichneten Produkte liegen überwiegend auf beiden Seitenrändern vor. Das stellt eine optimale Voraussetzung für das Einheften darstellt.

Sie eignen sich zudem hervorragend, wenn Visitenkarten zu Repräsentationszwecken aufbewahrt und dargestellt werden sollen, da sie eine optimale Anordnung unterschiedlicher Visitenkarten nebeneinander realisieren. Die Grundvoraussetzung dafür stellt eine entsprechende Einteilung der vorgefertigten Einstecktaschen auf Klarsichtfolien für Visitenkarten dar.

➡️ Einreihige oder zweireihige Aufbewahrungsmöglichkeiten

In diesem Bezug werden sowohl einreihige als auch zweireihige Lösungen angeboten. Einreihige Hüllen sind für die Aufbewahrung von Visitenkarten in der Größe von 9 cm Breite und 5,8 cm Länge die beste Variante. Sie können je Hülle acht Visitenkarten aufnehmen.

Aufgrund der Fertigung aus Polypropylen sind Klarsichtfolien für Visitenkarten meist von beiden Seiten durchsichtig und dokumentenecht. Im Hochformat können in einige Visitenkartenhüllen der Größe A4 sogar bis zu 18 Visitenkarten in den jeweiligen Einstecktaschen untergebracht werden. Auch im A5 Format werden diese äußerst praktischen Hüllen verwendet. Sie können auch in A6 vorwiegend in Timeplaner oder kleine Ringbücher eingeheftet werden und ermöglichen ein permanentes Mitführen von Visitenkarten.

➡️ Visitenkartenbox

In vielen Büros haben sich für die Aufbewahrung von Visitenkarten, sogenannte Visitenkarten-Boxen bewährt. Sie haben jedoch den Nachteil, dass jede Visitenkarte einzeln angeschaut werden muss, um eine bestimmte Karte zu suchen. Außerdem verstauben die Visitenkarten darin und ein Transport ist schwierig. Auch spezielle Karteikästen oder Sortierkästen werden in der Praxis verwendet.

➡️ Visitenkartenhüllen

Handelsübliche Visitenkartenhüllen haben den Nachteil, dass sie bei der kompletten Bestückung mit oft bis zu 40 Visitenkarten enorm dick und unhandlich werden. Zudem ist eine Visitenkartenhülle überwiegend nur für eine spezielle Größe ausgelegt.

Im Gegenteil dazu können auf einer Klarsichtfolie des Formates A4 bis zu zehn Karten verwahrt werden, wobei jedoch insgesamt bei der Verwendung von mehreren Klarsichthüllen eine viel größere Anzahl von Visitenkarten zur Aufbewahrung gebracht werden kann.

➡️ Visitenkarten-Alben – Eine hochwertige Alternative

Eine besonders hochwertige Alternative sind sogenannte Visitenkarten Alben. Sie bestehen aus einer Vielzahl fest eingehefteter Klarsichthüllen, welche mit einzelnen Einsteckfächern ausgestattet sind. Diese können schnell durchblättert werden und ermöglichen ein rasches Auffinden der Visitenkarten. Obendrein sind sie einfach und leicht zu verstauen und benötigen nur wenig Platz.

Mein Favorit – Die Visitenkartenmappe: Für meine vielen Visitenkarten nutze ich zur Aufbewahrung am liebsten eine Visitenkartenmappe. Dieses gute Stück liefert mir eine perfekte Übersicht über alle meine Visitenkarten.

➡️ Visitenkarten-Aufbewahrung für unterwegs

Nicht nur am Schreibtisch werden Visitenkarten benötigt, oft sind Mitarbeiter mobil unterwegs. In diesem Bezug gestalten sich Visitenkartenboxen und die im Handel erhältlichen herkömmlichen Visitenkartenhüllen als recht nachteilig.

Werden Klarsichtfolien mit vorgefertigten Einsteckfächern für die Aufbewahrung von Visitenkarten verwendet, dann zeichnen sie sich durch den Vorzug aus, dass sie wie eine Akte überall mitgeführt werden können und jederzeit für einen Mitarbeiter präsent sind.

Für die eigenen Visitenkarten ist der perfekte Begleiter ein elegantes Visitenkarten-Etui. Das sorgt für einen professionellen Auftritt und die Visitenkarten sind stets griffbereit sowie im makellosen Zustand, um diese bei jeder sich bietenden Gelegenheit souverän an potenzielle Geschäftspartner übergeben zu können.

Das ist gerade dann praktisch, wenn im Außendienst gearbeitet werden muss. Es erscheint immer ungünstig und unprofessionell, wenn ein Mitarbeiter die benötigten Visitenkarten nicht gleich zur Hand hat und erst mit dem Suchen beginnt. Ein sicheres Auftreten beruht auch darauf, wie geordnet und schnell griffbereit wichtige Geschäftsunterlagen und Visitenkarten sind.

Über Ringo Dühmke 631 Artikel
Gründer von Arbeitstipps.de und einigen anderen Websites. Gelernter Kaufmann mit großer Leidenschaft für (das Schreiben über) Unternehmen und Unternehmer aller Art, für Onlinemarketing, Digitalisierung und Automatisierung.

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