Klärungsgespräch führen – So geht’s!

Unstimmigkeiten zwischen Chef und Mitarbeitern müssen aus dem Weg geräumt werden. Wie Sie ein Klärungsgespräch führen, es vorbereiten und welche Fehler vermeidbar sind, lesen Sie hier.

In jedem Betrieb kommt es früher oder später zu Unstimmigkeiten zwischen Mitgliedern der Belegschaft und ihren Vorgesetzten. Manche Dinge erledigen sich von selbst und manche sind so wichtig, dass sie unbedingt einer Klärung bedürfen. Es gilt dann ein für beide Seiten unangenehmes Klärungsgespräch führen zu müssen.

Erfolgreiche Gesprächsführung

➡️ Vorbereitung auf das Klärungsgespräch

Bevor ein Vorgesetzter sich dazu entschließt, ein Klärungsgespräch führen zu wollen, muss er einige Überlegungen anstellen. Zunächst muss er seine eigenen Befindlichkeiten prüfen.

Fühlt er sich rein geschäftlich und sachlich motiviert, oder spielen persönliche Dinge eine Rolle?

Dann muss eine gründliche Analyse des Gesprächsgegenstandes erfolgen. Sollte sich im Gespräch später ein anderer Sachverhalt herausstellen, kann die Situation sonst peinlich werden.

➡️ Gesprächsablauf planen

Wenn zweifelsfrei feststeht, dass die Fakten wahr sind, wird der Gesprächsablauf geplant.

• Hilfreich sind ein paar schriftliche Notizen als Gedächtnisstütze.
• Der Zeitpunkt für das Gespräch sollte so gewählt werden, dass keine anderen Termine unmittelbar betroffen werden.
• Neben einer sachlichen Einleitung und der Darstellung des zu klärenden Sachverhaltes aus Sicht des Vorgesetzten, muss für den Mitarbeiter ausreichend Raum zur Darstellung seiner Argumentation berücksichtigt werden.
• Das Schlusswort sollte wiederum unbedingt vom Vorgesetzten ausgehen.
• Schauplatz sollte immer das Büro des Vorgesetzten sein.
• Niemals geht der Vorgesetzte wegen Kritik zum Mitarbeiter.

➡️ Grobe Fehler in einem Klärungsgespräch und ihre Vermeidung

Um ein Klärungsgespräch führen zu können, sollten Mitarbeiter und Vorgesetzter unter sich sein. Zeugen sollten bei Ansprache negativer Dinge ohnehin niemals in der Nähe sein. Beide Parteien müssen genügend Zeit haben.

• Unter Zeitdruck kann keine ruhige Gesprächsführung stattfinden.
• Fehl am Platze sind persönliche Beschuldigungen oder die Behauptung von direkten Anschuldigungen. Besser sind eine ruhige Begrüßung zur Einleitung und dann die Darstellung des Sachverhaltes in allgemeiner Form.
• Mit Formulierungen wie: „Sie sollen gesagt haben…, man behauptet folgende Dinge über Sie…., stimmt es eigentlich, dass…,“ usw. sind keine direkten Beschuldigungen und Angriffe verbunden. Dem Delinquenten wird so die Möglichkeit einer eigenen Sachdarstellung eingeräumt. Bei direkten Vorwürfen würde er sofort in eine Verteidigungsposition gebracht. Möglicherweise ist das aber gar nicht gerechtfertigt.
• Wer ein Klärungsgespräch führen muss, darf nicht mit einer Vorverurteilung an den Inhalt herangehen.
• Emotionen sollten möglichst vermieden werden.

➡️ Im Verlauf des Klärungsgesprächs richtig reagieren

Im Klärungsgespräch können unerwartete Wendungen auftreten. Eventuell stellt sich heraus, dass der Sachverhalt ganz anders ist. Vielleicht hat man den falschen Mitarbeiter herzitiert. Wenn die Einleitung sachlich und ohne Anschuldigungen war, kann das Gespräch schnell und locker aufgelöst werden. So erleidet kein Beteiligter einen Gesichtsverlust.

Stellt sich der Sachverhalt als zutreffend heraus, muss eine unmissverständliche Darstellung des Missfallens stattfinden. Diese darf aber nicht verletzend sein und sollte außerdem den gewünschten Weg zu richtigem Verhalten aufzeigen. Eventuell sind Konsequenzen für den Wiederholungsfall zu nennen.

Zeigt sich der Mitarbeiter einsichtig, ist keine unnötige Schärfe angebracht. Er muss die Möglichkeit haben sich zu erklären und ein anderes Verhalten an, den Tag zu legen.

➡️ Wenn die Emotionen hochkochen

Besonders behutsam muss ein Klärungsgespräch oft mit Damen geführt werden. Emotionsausbrüche und Tränen können durchaus der fragwürdige Erfolg von zu forscher Anklage bei der Darstellung des Sachverhaltes sein. In diesem Fall ist Fingerspitzengefühl im weiteren Verlauf oder eine Unterbrechung des Gespräches richtig.

Ein Abbruch ohne Wiederholung wäre jedoch das falsche Signal. Hat ein Gespräch erst einmal einen solchen Verlauf genommen, ist die Vorbereitung dringend zu überdenken. Im Normalfall bestimmt der Vorgesetzte den Verlauf und den Inhalt des Gespräches als Regisseur. Diese Funktion sollte niemals dem Mitarbeiter überlassen werden.