Geschäftsbriefe schreiben – 7 Tipps zum Aufbau

Für ein seriöses geschäftliches Auftreten gegenüber Kunden und Partnern, ist es wichtig, wie Sie ihre Geschäftsbriefe schreiben. Hier finden Sie Tipps zum Aufbau.

Geschäftsbriefe schreiben - 7 Tipps
Geschäftsbriefe schreiben - 7 Tipps

In jedem Unternehmen werden täglich zahlreiche Briefe verfasst, die sich an potenzielle oder schon vorhandene Kunden richten. Beim Verfassen solcher Schreiben ist aber einiges zu beachten, denn wer einen Geschäftsbrief schreiben möchte, der muss auf notwendige Formalien achten.

Tipp 1 – Formalien im Geschäftsbrief

Viele verwenden für einen geschäftlichen Brief die DIN 5008, um die Corporate Identity zu gewährleisten. Damit ein Geschäftsbrief professionell verfasst ist, sollte auf jeden Fall ein Briefkopf des eigenen Unternehmens vorhanden sein. Außerdem gehören in ein solches Schreiben natürlich

» das aktuelle Datum
» eine gut formulierte Betreffzeile
» und die Kontaktdaten des eigenen Unternehmens,

damit ein Kunde bei Interesse Kontakt aufnehmen kann. Idealerweise wird ein konkreter Ansprechpartner genannt.

Tipp 2 – Logischer Aufbau eines Geschäftsbriefes

Wer einen Geschäftsbrief schreiben möchte, der sollte einen logischen Aufbau des Briefes beachten. Prinzipiell steht das Wichtigste immer am Beginn eines Briefes, denn der Kunde hat eventuell nicht genug Zeit, um den gesamten Brief zu lesen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die für den Kunden wichtigsten Fakten und Informationen im ersten Teil des Schreibens zu platzieren.

Tipp 3 – Anrede in Geschäftsbriefen

Ein Geschäftsbrief ist stets ein Schreiben im Auftrag des Unternehmens. Aus diesem Grund ist die Anrede „Sie“ ein absolutes Muss. Den Kunden mit „Du“ anzusprechen, zeugt von sehr schlechtem Stil und nur mäßigen Umgangsformen. Als Ausnahme gilt allerdings, wenn man mit dem Empfänger des Briefes wirklich sehr eng befreundet ist. In diesem Fall kann es erlaubt sein, einen Geschäftsbrief in einer persönlicheren Form zu verfassen.

Tipp 4 – Geschäftsbrief schreiben in verständlichem Deutsch

Damit der Empfänger eines Geschäftsbriefes auch versteht, worum es in dem Schreiben geht, sollte man auf allzu kompliziertes Deutsch mit endlos verschachtelten Sätzen verzichten. Das Schreiben sollte also möglichst einfach formuliert sein, ohne aber in eine unsaubere Umgangssprache oder gar irgendeinen Slang abzurutschen. Zur Verständlichkeit eines Geschäftsbriefes gehört auch ein klares Schriftbild ohne Schnörkel. Deshalb sollte man eine entsprechend einfache Schriftart wählen.

Tipp 5 – Keine Floskeln im Geschäftsbrief

Prinzipiell gilt für einen Geschäftsbrief, dass nicht die Quantität des Geschriebenen wichtig ist, sondern die Qualität. Wer einen Geschäftsbrief schreiben möchte, der sollte sich nicht in sinnlosen Floskeln ergehen, sondern sich darauf konzentrieren, dem Kunden alle wichtigen Fakten und Daten zu nennen, die für ein sich anbahnendes Geschäft bzw. für die bereits bestehende Geschäftsbeziehung wichtig sind. Zu vermeiden ist die Nennung von Informationen, Zahlen oder Daten, die für den Empfänger uninteressant sind.

Tipp 6 – Geschäftsbrief als Werbebrief

Eine Besonderheit sind Geschäftsbriefe, die als Werbebriefe dienen und Kunden anlocken sollen. In einem solchen Schreiben ist es sinnvoll, das eigene Unternehmen kurz vorzustellen und dann vor allem zu verdeutlichen, warum das eigene Produkt oder die angebotene Dienstleistung für den Kunden nützlich sein könnte. Damit ein solcher Werbebrief erfolgreich ist, sollte man sich vorher über den Kunden informieren und eruieren, ob das eigene Produkt mit den Erfordernissen des Kunden kompatibel ist.

Grußformeln für einen Geschäftsbrief

Die DIN 5008 empfiehlt für die Grußformel am Ende eines Geschäftsbriefes das übliche „Mit freundlichen Grüßen“ und gibt den Hinweis, dass man diese Formel auch leicht abändern kann. Allerdings sollte man stets darauf achten, dass sie dann nicht zu persönlich oder plump klingt.

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