Zeitmanagement: Schriftverkehr schneller erledigen mit 4-Punkte-Plan

Mailen, Post sortieren und Mitarbeiter briefen. Bei so viel Schriftverkehr fehlt einem glatt die Zeit zum Arbeiten. Mein 4-Punkte-Plan bringt Ihr Zeitmanagement wieder ins Lot.

Die Zeit vergeht wie im Fluge. Mir ist das in den letzten Monaten besonders aufgefallen. Kaum ist der Montag rum, rast der Rest der Woche förmlich dahin. Natürlich dreht sich die Uhr nicht schneller und mein Arbeitspensum wird auch nicht weniger, ganz im Gegenteil.

Vielleicht liegt es einfach daran, dass mir meine zu erledigenden Aufgaben viel Zeit abverlangen. Zeit von der ich gern noch mehr hätte, um noch mehr zu schaffen. Kennen Sie das?

Gehen wir einmal von einem normalen 8-Stunden Tag im Büro aus, so stehen uns sage und schreibe 480 reine Arbeitsminuten zur Verfügung. Blicken Sie doch am Ende des Tages einfach mal zurück und überlegen Sie, wie viel dieser Zeit Sie wirklich effektiv gearbeitet haben. Na?

Wenn Sie Schreibtischtäter sind, ist Ihnen sicher aufgefallen, dass ein Großteil unserer Zeit für Papierkram, Korrespondenz und Mitarbeiterbriefing drauf geht. Darüber habe ich mir Gedanken gemacht, denn ich war es leid, eine Menge Zeit zu „vertrödeln“, die ich wirklich sinnvoller nutzen kann.

1. Infos für Mitarbeiter & Chefs schneller verteilen

Memos, Mailing, Arbeitsanweisungen… so ein Arbeitsalltag kann ziemlich zeitintensiv sein. Was Mitarbeiter A weiß, muss B noch bekannt gemacht werden und der Chef hat sowieso ständig neue Infos, die im gesamten Kollegenstab verteilt werden müssen. Stellen Sie sich spaßeshalber einmal einen Wecker und kontrollieren Sie, wie viele Minuten, nein sogar Stunden dafür draufgehen. Bei geringer Mitarbeiterzahl ist diese Aufgabe sicher noch zu bewältigen, je mehr Angestellte, desto größer der Zeitaufwand.

Hier lohnt es sich in jedem Fall, eine professionelle Software, wie die Haufe Suite, zu nutzen. Haben Sie schon einmal beobachtet, wie schnell Sie Ihre Informationen über soziale Netzwerke verteilen? Ähnlich funktioniert das etwas andere Intranet von Haufe. Sie geben umfangreiches Wissen gezielt weiter, verteilen Informationen blitzschnell und gehen sicher, dass die Empfänger zeitnah über alles informiert sind. Lange Email-Korrespondenz entfällt und Sie sparen sich so manches Meeting.

2. E-Mails zeitsparend bearbeiten

Natürlich können Sie nicht vollends auf den Schriftverkehr via E-Mail verzichten. Die geschäftliche Korrespondenz lässt sich nicht per Software steuern, soll sie auch gar nicht. Aber auch hier gibt es Möglichkeiten Zeit einzusparen:

• Schreiben Sie, wenn möglich, immer so, dass keine erneute Rückfrage besteht.
• Benutzen Sie Absätze und kurze, verständliche Sätze.
• Je weniger Empfänger, desto besser. Überlegen Sie, wer wirklich in die CC-Zeile gehört.
• Das Problem ist zu komplex um es per Mail zu klären? Greifen Sie besser zum Telefonhörer, das spart Zeit.
• Schützen Sie sich vor Postfachüberflutung: Melden Sie sich von allen Newslettern ab, die Sie ohnehin nicht lesen.

Extratipp:
Legen Sie Zeiten fest, an denen Sie ihre Mails abrufen und beantworten (max. 2x am Tag). Jeder unnötige Blick ins Postfach unterbricht Ihre eigentliche Arbeit und mindert die Konzentration.

3. Die Papierflut im Griff behalten

Nicht jeder Schriftverkehr findet auf elektronischem Wege statt. Besonders in Unternehmen mit hohem Kunden- und Lieferantenkontakt, bringt der Postbote täglich Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine. Diese müssen natürlich zeitnah bearbeitet werden, um finanziellen Schaden abzuwenden.

Sinnvoll ist es, sich relevante Poststapel zu bilden, bzw. jedes Schriftstück in ein entsprechendes Fach zu legen. Vorab werden alle Briefe geöffnet und übereinander gelegt. Dann geht’s ans Sortieren:

• Posteingang
• Postausgang
• Zu erledigen
• Weiterleiten
• Rechnungen
• Lieferscheine
• Einladungen

Wichtig: Wenn möglich, bearbeiten Sie jedes Schriftstück nur einmal!

Bei der Beantwortung von Geschäftspost verhalten Sie sich ähnlich wie beim Mailverkehr. Fassen Sie sich kurz, verwenden Sie Absätze und beschränken Sie sich auf eine DIN A4 Seite. Start-ups, die noch keinen eigenen Briefkopf haben, sparen Zeit, wenn Sie kostenlose Officevorlagen verwenden.

4. Schneller tippen lernen

Der vierte und letzte Schritt bei der Optimierung des Zeitmanagements ist simpel und wird vielleicht deshalb allzu oft vergessen.

Wenn Sie nicht gerade eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich gemacht haben, werden Sie zwar relativ zügig an der Tastatur sein, das 10-Finger-System aber nicht beherrschen. Dem ist so? Dann überwinden Sie den inneren Schweinehund und starten Sie einen Kurs. Keine Sorge, dafür müssen Sie keine Volkshochschule besuchen. Laden Sie sich die kostenlose Software TIPP10 herunter, oder üben Sie direkt online. Aber bitte nicht während der Arbeitszeit!