Zeitfresser im Büro – So organisieren Sie Ihren Tag effektiver

Sie brauchen einen 48h-Tag um Ihr Arbeitspensum zu schaffen? Den gibt es leider nicht und trotzdem können Sie effektiv arbeiten – mit diesen Tipps klappt’s!

Zeitfresser im Büro
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16 Uhr Feierabend – Juhu! Von wegen Juhu, der Arbeitstag ist zwar vorbei, geschafft habe ich von dem, was ich mir vorgenommen habe, aber nur die Hälfte. Sie kennen diese Situation und fragen sich auch immer wieder, wo ist nur die Zeit geblieben, bzw. was ist eigentlich passiert, dass ich mein vorgenommenes Pensum nicht geschafft habe?

Am Morgen ist die Welt noch in Ordnung, motiviert geht es an den Schreibtisch – mein Ablaufplan für heute steht! Doch dann kommen immer wieder Dinge dazwischen, die mich zeitlich aus dem Rahmen werfen. Sei es ein Telefonat, dass viel zu lange dauert, Kollegen mit offenen Fragen, oder der Chef, der schwups noch ein paar Akten rüberschiebt, die heute noch erledigt werden müssen. Wenn Sie diese Situation auf Dauer haben, werden Sie unproduktiv und am Ende völlig gestresst sein, was mitunter sogar bis zum Burnout führen kann. Um wieder eine klare Linie in den Arbeitstag zu bekommen, müssen Sie den Zeitfressern auf den Grund gehen und sich womöglich auch neu strukturieren.

Gelassen in den Tag starten

Damit Sie nicht schon vor Arbeitsbeginn unter Zeitdruck geraten, planen Sie Ihre morgendliche Routine nicht zu knapp. Stehen Sie lieber zehn Minuten früher auf, oder stellen Sie den Wecker so, dass Sie nicht sofort aus dem Bett hüpfen müssen. Legen Sie sich Ihre Kleidung für den nächsten Tag bereits am Vorabend zurecht, auch damit vermeiden Sie Hektik schon vor der Arbeit. Und noch ein kleiner Tipp: Sie regen sich jeden Morgen über ihre langsam fahrenden Mitmenschen auf, oder rote Ampeln? Die Rushhour ist bekannt und auch der Weg ins Büro – einfach mal früher losfahren!

Falsche Einschätzung raubt Ihnen Zeit

Eigentlich kann nichts mehr schief gehen, Ihr Terminplan für den Tag steht und trotzdem ist er bis zum Feierabend nicht erfüllt. Das könnte ganz einfach daran liegen, dass Sie den zeitlichen Aufwand für gewisse Aufgaben unterschätzt haben. Wenn Sie bestimmte Projekte planen, geben Sie sich von vornherein etwas mehr „Luft“. Auch Meetings sind oft Zeitfresser – eine angesetzte Stunde kann schnell mal um 30 Minuten überzogen werden, die Ihnen dann bei der weiteren Arbeit fehlen.

Unverhofft kommt oft – Zeitpuffer einplanen

Das wohl größte Zeitproblem stellen unerwartete Unterbrechungen dar. Auch die beste Planung kann nicht absichern, dass ein Telefonat mal länger dauert, dass ein Kollege mit Ihnen „sofort“ ein Problem klären möchte, oder dass der Chef mit einem Extrastapel um die Ecke kommt. Am besten checken Sie Ihren Terminkalender nach fehlenden Zeitpuffern ab. Generell mein Tipp: Mit einem Monatskalender von Viaprinto (hängt bei mir seit Jahren an der Wand), haben Sie Ihre Termine langfristig im Blick. Ansonsten kann es passieren, dass Sie am Monatsende einen Schreck bekommen, was noch offen ist und was Sie in den nächsten vier Wochen erwartet. Nehmen Sie direkt einen Rotstift und streichen und verschieben Sie Ihre Termine so, dass Ihnen Unterbrechungen zeitlich nichts mehr anhaben können.

Unverbindliche Terminplanung – ein NoGo

Sie sind Perfektionist in Ihrem Job – prima! Aber selbst SIE können nicht jedem gerecht werden. Sagen Sie deshalb nur Termine zu, die Sie auch einhalten können. Wer erst einmal anfängt sich als Notnagel auszugeben, wird den Zeitdruck schnell zu spüren bekommen. Werden Sie also gefragt, ob Sie einen bestimmten Termin übernehmen können, gleichen Sie diesen erst mit Ihren eigenen ab. Sagen Sie klipp und klar NEIN, wenn es nicht anders geht. Vage Zusagen wie „vielleicht kann ich deinen Termin übernehmen“, werden schnell als verbindlich hingenommen und bringen letztendlich Ihre gesamte Tagesplanung durcheinander.

Aufwand und Nutzen abwägen

Eine Email zu schreiben dauert nur wenige Minuten, ein Projekt zu planen, kann Sie Tage kosten. Wägen Sie ab, wie wichtig Ihre aktuelle Aufgabe ist und was Sie letztendlich bringt – der Ratgeber von Lexware hilft dabei. Danach darf dann auch gern das Zeitkontingent festgelegt werden. Setzen Sie Prioritäten und geben Sie auch mal Termine ab – in einem kollegialen Team sollte das kein Problem sein.


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