Im Job gibt es häufig immer mehr zu tun, aber leider auch immer weniger Zeit. Da ist das perfekte Zeitmanagement das A und O. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das optimal umsetzen.
„Dafür habe ich keine Zeit“ – Dieser Satz wird im Alltag so häufig bemüht wie kaum ein anderer. Das Leben wird immer hektischer, sowohl im Beruf als auch in der Freizeit, und die ständige Erreichbarkeit über Handy, Laptop und Tablet trägt ihren Teil dazu bei. Dabei gerät eines häufig in Vergessenheit: Keine Zeit zu haben, ist eine Fehleinschätzung. Jeder Tag hat 24 Stunden, die jedem Menschen zur Verfügung stehen. Es gibt also nicht „keine Zeit“, sondern nur „keine Zeit für etwas“. Das bedeutet, dass grundsätzlich immer Zeit zur Verfügung steht, sie ist nur in den meisten Fällen bereits für etwas anderes verplant.
Mit dieser Tatsache im Hinterkopf wird der Begriff des Zeitmanagements immer wichtiger. Vor allem im beruflichen Alltag tun sich immer wieder zeitliche Engpässe auf, die zu Stress und Hektik führen. Dadurch wird die eigene Energie viel schneller aufgebraucht, als es in einem stressfreieren Alltag der Fall wäre. Vor allem Freiberufler und Selbstständige tun sich häufig schwer damit, ihren Arbeitsalltag effizient zu strukturieren und so die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen. Dabei ist Zeitmanagement keine Hexerei, es bedarf nur einiger Übung und ein paar einfacher Grundkenntnisse.
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Warum ist Zeitmanagement so wertvoll?
Der Nutzen eines effektiven Zeitmanagements scheint nicht immer eindeutig zu sein. Schließlich geht es lediglich darum, die zu erledigende Arbeit und die dafür zur Verfügung stehende Zeit in ein optimales Verhältnis zueinander zu setzen. Aber Zeitmanagement kann noch viel mehr und ist damit ein wertvoller Begleiter durch den Arbeitsalltag. Wer seine Zeit effektiv strukturiert, bekommt schnell einen Überblick über alle zu erledigenden Dingen und ihren Zeitaufwand. So fällt es leichter, Prioritäten zu setzen und das Risiko, dass etwas Wichtiges vergessen wird, lässt sich minimieren. Ein besserer Überblick und klare Prioritäten sorgen dafür, dass Ziele konsequenter verfolgt werden können, was wiederum zu einem schnelleren und häufig auch messbar größeren Erfolg führt.
Aber nicht nur für den beruflichen Erfolg ist ein effektives Zeitmanagement sinnvoll. Es unterstützt auch die so genannte Work-Life-Balance, die im immer hektischer werdenden Alltag häufig zu kurz kommt. Wer beispielsweise Beruf und Familie unter einen Hut bekommen möchte, stößt häufig an seine Grenzen und stellt fest, dass dies nur mit konsequenter Planung machbar ist. Wer seine Zeit aber effizient strukturiert, reduziert Stress und schafft sich Freiräume, die Raum für Erholung und Kreativität bieten. Dies steigert nicht nur die individuelle Leistungsfähigkeit, sondern auch das Wohlbefinden und kann sich sogar positiv auf die Gesundheit auswirken. Ein effizientes Zeitmanagement ist deshalb nicht nur ein wertvoller Begleiter im Berufsleben, sondern kann insgesamt zu einer besseren Lebensqualität führen.
Zeitdiebe sind kein Mythos
Wer sich mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigt, wird schnell den so genannten Zeitdieben begegnen. Dieser recht bildliche Begriff beschreibt Tätigkeiten und Abläufe, die Zeit in Anspruch nehmen, ohne von effektivem Nutzen zu sein und die damit den ohnehin bereits stressbeladenen Alltag zusätzlich belasten. Ein gutes Zeitmanagement sollte deshalb immer mit der Identifizierung und Beseitigung dieser Zeitdiebe beginnen.
Typische Zeitdiebe: Telefon und Kollegen
Typische Zeitdiebe wirken sich meist negativ auf die Konzentration aus, ohne dabei einen Nutzen zu bringen. Dies kann das ständig klingelnde Telefon sein, aber auch Kollegen und Vorgesetzte, die immer wieder aus der Konzentration reißen, ohne ein wichtiges Anliegen zu haben. Ebenso ineffizient sind unsortierte Berge an Unterlagen und Aufgaben, denen jede Priorisierung fehlt und die deshalb eher zu Rat- und Hilflosigkeit als zu effizientem Arbeiten verleiten. Hier lohnt es sich immer, ein wenig Zeit in Sortieren und Priorisieren zu investieren. Ist dieser Teil der Arbeit erledigt, gehen die eigentlichen Aufgaben im Nachhinein meist deutlich schneller von der Hand.
Häufig kommt es auch vor, dass die Zeitdiebe eine sehr menschliche Gestalt annehmen und in Form von delegierten Aufgaben von Kollegen daher kommen, die nicht zum eigentlichen Aufgabenbereich gehören. Hier ist es wichtig, klare Grenzen zu setzen und die Verwendung des kleinen aber wesentlichen Wörtchens „Nein“ wieder einmal neu zu erlernen.
Zeitdiebe erkennen und eliminieren
Wie bereits eingangs erwähnt, gibt es nicht „keine Zeit“, sondern nur „keine Zeit für etwas“. Dies können Sie auch positiv nutzen, um Ihren eigenen Alltag zu strukturieren und Zeitdiebe in die Schranken zu weisen. Es ist durchaus legitim, keine Zeit für die Extraarbeit des Kollegen zu haben oder für den kurzen Plausch am Telefon, der das konzentrierte Arbeiten nachhaltig stört. Für solche Themen ist auch nach getaner Arbeit meist noch Zeit und sogar deutlich mehr Muße vorhanden als inmitten der größten Hektik des Arbeitsalltages.
Eine gute Technik, um Zeitdieben auf die Schliche zu kommen, ist eine Auflistung all der kleinen und großen Dinge, die im Laufe des Tages Zeit in Anspruch genommen haben. Wer eine solche Auflistung erst einmal vor Augen hat, erkennt Zeitdiebe meist sehr schnell und kann diese farblich markieren. Für so gut wie jede Art von Zeitdieb gibt es eine Methode, um sich seiner zu entledigen. Es kann hilfreich sein, sich zu jedem Zeitdieb eine solche Methode zu notieren und diese in den nächsten Tagen konsequent umzusetzen (Lesetipp: Pareto Prinzip – Effiziente Zeiteinteilung leicht gemacht!). Der Erfolg kommt hierbei mit der Übung und bringt schon bald eine merkliche Verbesserung mit sich. Weitere Informationen zu der so genannten Mind-Map-Methode sind unter seo-trainee.de zusammengestellt.
Tipps für ein besseres Zeitmanagement
➤ Tipp 1 – Prioritäten setzen:
Im Zusammenhang mit einem effektiven Zeitmanagement ist immer wieder von Prioritäten die Rede. Sie sind ein ständiger Begleiter durch den Arbeitsalltag und scheinen der Schlüssel zum Erfolg zu sein. Das ist auch nicht ganz falsch, denn wer gelernt hat, Prioritäten zu setzen, ist einem effektiven Zeitmanagement schon einen ganzen Schritt näher gekommen.
Beim Priorisieren geht es darum, jeder Aufgabe eine Bedeutung beizumessen. Dabei wird unterschieden, ob eine Aufgabe wichtig oder dringlich oder sogar beides ist. Ist eine Aufgabe wichtig und dringlich, sollte sie sofort erledigt werden. Bei wichtigen Aufgaben gilt es, festzulegen, in welchem Zeitrahmen sie erledigt werden müssen. Haben sie noch Zeit, kann eine weniger wichtige aber dafür dringliche Aufgabe vorgezogen werden.
➤ Tipp 2 – Terminkalender nutzen:
Besonders gut lässt sich der Überblick mithilfe eines Terminkalenders behalten. Dort können alle Aufgaben mit Fertigstellungsdatum eingetragen und als wichtig oder dringlich markiert werden. Terminkalender gibt es in verschiedenen Varianten, die sowohl am Arbeitsplatz verbleiben als auch immer mitgeführt werden können. Unter www.kalenderxl.de gibt es eine praktische Übersicht über die unterschiedlichen Kalenderformate und wo sie besonders effizient zum Einsatz kommen. Mithilfe eines Terminkalenders ist immer ersichtlich, welcher Aufgabe die Aufmerksamkeit als nächstes gelten sollte.
Wer auf diese Weise priorisiert, behält immer den Überblick über die täglichen und wöchentlichen To-Do’s und hat bereits eine gute Orientierungshilfe für die Reihenfolge der zu erledigenden Aufgaben.
➤ Tipp 3 – realistische Zeiteinschätzung abgeben:
Bei der Priorisierung von Aufgaben ist es auch wichtig, eine realistische Zeiteinschätzung abzugeben. Die Erfahrung zeigt meist, wie viel Zeit für eine Aufgabe eingeplant werden sollte. Hierbei ist es aber immer hilfreich, ausreichende Pufferzeiten einzubauen, um Hektik zu vermeiden und den eigenen Zeitplan auch realistisch einhalten zu können.
Eine sorgfältige Nachkontrolle zeigt, ob der aufgestellte Plan sinnvoll war oder ob er für die Zukunft abgeändert werden muss. Das Priorisieren von Aufgaben ist, wie bereits erwähnt, neben ein paar Hintergrundkenntnissen vor allem Übungssache und geht nach ein paar ersten Gehversuchen meist in Fleisch und Blut über.
Fazit:
Wenn das Grundprinzip verinnerlicht ist, kann das Zeitmanagement nach und nach auch vorwiegend im Kopf passieren und muss nicht immer schriftlich festgehalten werden. Insbesondere in hektischen Zeiten kann es aber immer noch hilfreich sein, eine schriftliche Gedankenstütze mitzuführen, die den Kopf entlastet und mehr Freiraum für kreative Gedanken lässt.
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