Visitenkarten Aufbewahrung

Visitenkarten aufbewahren Tipps
Visitenkarten aufbewahren mit System

Für das durchdachte Aufbewahren von Visitenkarten werden im Büroalltag ganz unterschiedliche Varianten genutzt. Dabei kommt es immer darauf an, in welchem Umfang Visitenkarten angehäuft und effizient verwaltet werden müssen. Neben widerstandsfähigen Klarsichthüllen, welche mit bereits vorgefertigten Fächern ausgestattet sind, gibt es andere Möglichkeiten, welche sich jedoch oft nicht als so vorteilhaft erweisen.

Verschiedene Klarsichthüllen sind als sogenannte Schutzhüllen für fast alle Dokumente und Unterlagen geeignet, da sie vor Verschmutzung und gegen die vorzeitige Abnutzung des Papiers schützen.

Klarsichthüllen mit Einstecktaschen

Für Visitenkarten ist es günstig, Klarsichthüllen mit Einstecktaschen einzusetzen, da dies zudem eine übersichtliche und geordnete Aufbewahrung ermöglicht. Dafür werden von den Herstellern Hüllen aus durchsichtiger Folie sowohl mit Taschen im Querformat als auch im Hochformat für die praktische Aufbewahrung von Visitenkarten angeboten. Sie sind zudem in verschiedenartigen Formaten mit unterschiedlich großen Einstecktaschen erhältlich.

Wenn beispielsweise eine Klarsichthülle im A4 Format mit vier Einstecktaschen in der Bemaßung von Visitenkarten ausgestattet ist, so können diese dort gesammelt werden. Dies bedeutet nicht, dass sie wahllos und ohne System gemischt untergebracht werden. Oft verrutschen die eher kleinen Visitenkarten ineinander, was wiederum ein unnützes und zeitraubendes Suchen erfordert, wenn eine oder mehrere Visitenkarten benötigt werden. Das Suchen ist im Büroalltag immer lästig, da viele Arbeiten unter hohem Zeitdruck zu erledigen sind.

Systematische Anordnung

Aus diesem Grund erweist es sich als äußerst effizient, wenn immer etwa vier Visitenkarten nebeneinander und untereinander systematisch geordnet in jeweils eine Tasche eingesteckt werden. Diese Art der Aufbewahrung ermöglicht es, auf einen Blick alle Karten zu sichten und umständliches Suchen entfällt.

Beschriftete Klarsichthüllen

Jede einzelne Klarsichthülle mit vorgefertigten Einstecktaschen kann wie eine kleine Akte behandelt werden. Es ist möglich, Visitenkarten spezieller gleichartiger Anbieter oder Geschäftskunden jeweils auf einer gleichen, beschrifteten Klarsichtfolie zu sammeln. Dies ermöglicht ein zügiges Auffinden, da die Folien mit Löchern versehen und in einem separaten Sammelordner aufbewahrt werden können. Damit wird auch ein Herumliegen von Visitenkarten vermieden.

Die meisten Klarsichthüllen für Visitenkarten, vor allen Dingen die Erzeugnisse, welche mit einem gelochten Rand versehen sind, eignen sich für das übersichtliche und platzsparende Abheften. Da viele Klarsichthüllen sogar in farblich abweichenden Designs gefertigt werden, kann dies ebenfalls als Ordnungs- und Sortiergrundlage für Visitenkarten genutzt werden.

In vielen Büros haben sich für die Aufbewahrung von Visitenkarten sogenannte Boxen bewährt. Sie haben jedoch den Nachteil, dass jede Visitenkarte einzeln angeschaut werden muss, um eine bestimmte Karte zu suchen. Außerdem verstauben die Visitenkarten darin und ein Transport ist schwierig. Auch spezielle Karteikästen oder Sortierkästen werden in der Praxis verwendet.

Ein weiterer Vorteil der Verwendung von Klarsichthüllen mit Einstecktaschen besteht darin, dass neben Visitenkarten auch Telefonkarten darin aufbewahrt werden können. Die Lochungen der als Ersatztaschen für Visitenkarten bezeichneten Produkte liegen meist auf beiden Seitenrändern vor, was eine optimale Voraussetzung für das Einheften darstellt.
Handelsübliche Visitenkartenhüllen haben den Nachteil, dass sie bei der kompletten Bestückung mit oft bis zu 40 Visitenkarten enorm dick und unhandlich werden. Außerdem ist eine Visitenkartenhülle meist nur für eine spezielle Größe ausgelegt. Im Gegenteil dazu können auf einer Klarsichtfolie des Formates A4 bis zu zehn Karten verwahrt werden, wobei jedoch insgesamt bei der Verwendung von mehreren Klarsichthüllen eine viel größere Anzahl von Visitenkarten zur Aufbewahrung gebracht werden kann. Sie eignen sich zudem hervorragend, wenn Visitenkarten zu Repräsentationszwecken aufbewahrt und dargestellt werden sollen, da sie eine optimale Anordnung unterschiedlicher Visitenkarten nebeneinander realisieren. Die Grundvoraussetzung dafür stellt eine entsprechende Einteilung der vorgefertigten Einstecktaschen auf Klarsichtfolien für Visitenkarten dar.

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Einreihige oder zweireihige Aufbewahrungsmöglichkeiten

In diesem Bezug werden sowohl einreihige als auch zweireihige Lösungen angeboten. Einreihige Hüllen sind für die Aufbewahrung von Visitenkarten in der Größe von 9 cm Breite und 5,8 cm Länge die beste Variante. Sie können je Hülle acht Visitenkarten aufnehmen. Auf Grund der Fertigung aus Polypropylen sind Klarsichtfolien für Visitenkarten meist von beiden Seiten durchsichtig und dokumentenecht. Im Hochformat können in einige Visitenkartenhüllen der Größe A4 sogar bis zu 18 Visitenkarten in den jeweiligen Einstecktaschen untergebracht werden. Auch im A5 Format werden diese äußerst praktischen Hüllen verwendet. Sie können auch in A6 vorwiegend in Timeplaner oder kleine Ringbücher eingeheftet werden und ermöglichen ein permanentes Mitführen von Visitenkarten.

Visitenkarten-Alben – Eine hochwertige Alternative

Eine besonders hochwertige Alternative sind sogenannte Vísitenkarten Alben. Sie bestehen aus einer Vielzahl fest eingehefteter Klarsichthüllen, welche mit einzelnen Einsteckfächern ausgestattet sind. Diese können schnell durchblättert werden und ermöglichen ein rasches Auffinden der Visitenkarten. Außerdem sind sie äußerst leicht zu verstauen und benötigen nur wenig Platz.

VisitenkartenmappeMein Favorit – Die Visitenkartenmappe
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Visitenkarten-Aufbewahrung für unterwegs

Nicht nur am Schreibtisch werden Visitenkarten benötigt, oft sind Mitarbeiter mobil unterwegs und in diesem Bezug gestalten sich Visitenkartenboxen und die im Handel erhältlichen herkömmlichen Visitenkartenhüllen als recht nachteilig. Werden Klarsichtfolien mit vorgefertigten Einsteckfächern für die Aufbewahrung von Visitenkarten verwendet, dann zeichnen sie sich durch den Vorzug aus, dass sie wie eine Akte überall mitgeführt werden können und jederzeit für einen Mitarbeiter präsent sind.

Dies ist gerade dann praktisch, wenn im Außendienst gearbeitet werden muss. Es erscheint immer ungünstig und unprofessionell, wenn ein Mitarbeiter die benötigten Visitenkarten nicht gleich zur Hand hat und erst ein langes Suchen beginnt. Ein sicheres Auftreten beruht auch darauf, wie geordnet und schnell griffbereit wichtige Geschäftsunterlagen und Visitenkarten sind.


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Foto1: © flashpics - Fotolia.com, Foto2: Visitenkartenmappe