Telefonkosten im Unternehmen dauerhaft senken – 6 schnell umsetzbare Tipps

Die Kosten für Telefon sind immer noch einer der höchsten Ausgabeposten in einem Unternehmen. Und das, obwohl die Preise dafür eigentlich stetig sinken. Hier 6 Tipps, wie Sie die Telefonkosten im Unternehmen dauerhaft senken können.

Ob klein oder groß – in einem Unternehmen steht das Telefon selten still. Manchmal sehr zum Ärger der Angestellten. Aber wegzudenken ist das Kommunikationsmittel auch nicht. Was funktioniert heutzutage schon ohne Telefon und Internet? Eigentlich nichts!

Im Laufe der letzten Jahre hat sich auf der Preisliste der verschiedenen Anbieter einiges getan. Wer hier ein wenig auf dem Laufenden ist und ständig vergleicht, dem ist aufgefallen, dass die Preise drastisch gesunken sind. Früher hat man für das Telefonieren und Simsen fast genauso viel bezahlt, wie heute für eine Allnet-Flat mit Datenvolumen. Trotz der sinkenden Preise gehören die Telefonkosten aber immer noch zu den fünf größten Ausgabeposten im Unternehmen. Woran liegt das?

Ursache für hohe Telefonkosten

Die meisten Unternehmen haben vor vielen Jahren einen Vertrag abgeschlossen und nutzen diesen noch immer. Das ist ja auch viel einfacher, als sich ständig mit den wechselnden Tarifen auseinanderzusetzen. Auch höchst moderne oder komplett veraltete Telefonanlagen können die Ursache für die immensen Kosten sein. Es gibt jedoch ganz einfache Tricks, mit denen Sie die Kosten endlich und vor allem dauerhaft senken können.

Telefonkosten lassen sich schnell & einfach reduzieren

Tipp 1: Analyse ist das A und O

Gerade in besonders großen Unternehmen ist es oft nicht einfach herauszubekommen, wo das Geld „versickert“. Aber genau das herauszufinden, ist wichtig. Sie müssen die einzelnen Anschlüsse genau unter die Lupe nehmen und analysieren. Erst wenn Sie genau wissen, wer wann wo und wie viel telefoniert, können Sie dagegen vorgehen und eine bessere Alternative finden.

Diagramme erleichtern erheblich die Arbeit und schaffen einen genauen Überblick. Mit den Verbindungsnachweisen, die üblicherweise mit der Rechnung geschickt oder beim Anbieter online ausgedruckt werden, können Sie die einzelnen Telefonverhaltensweisen nachvollziehen und aufschlüsseln.

Lesetipp: In Excel ein Diagramm erstellen – Schritt für Schritt Anleitung

Diese Aufgabe mag zwar länger andauern, aber erst danach können Sie gezielt gegen die hohen Telefonkosten vorgehen.

Tipp 2: Alten Anbieter ablösen

Nichts ist heute einfacher als einen Anbieter zu wechseln. Man muss es nur machen. Fakt ist, dass hier natürlich mehr Arbeit dran hängt, als wenn Sie den alten Anbieter einfach weiter nutzen. Sie müssen kündigen und einen neuen suchen.

Wenn Sie es jedoch lieber bequem haben möchten, bietet die Telekom ihren praktischen Wechselservice an. Mit diesem Service übernimmt die Telekom die Kündigung Ihres alten Vertrages und begleitet Sie während des gesamten Umstellungsprozesses. Das Schöne daran ist, dass keine Doppelkosten entstehen, und Sie können sich auf eine reibungslose Umstellung verlassen. Weitere Informationen finden Sie hier: Internet und Festnetz für Ihr Unternehmen.

Hinweis: Wer in Vergleichsportalen diverse Anbieter vergleicht, wird schnell sehen, dass die meisten Festnetzanschlüsse heutzutage mit einem DSL-Internetzugang kombiniert sind. Deshalb finden Sie in jeglichen Listen auch gleich den passenden DSL-Tarif.

Tipp 3: Call-by-Call ermöglicht noch günstigere Telefonate

Call-by-Call ist äußerst bekannt und ermöglicht, mit einer speziellen Vorwahl vor der Rufnummer beim aktuellen Anruf zu sparen. Dies funktioniert bei Festnetznummern innerhalb Deutschlands, bei Auslandsanrufen und auch bei Mobilfunknummern.

Wichtig: Sie müssen darauf achten, dass Ihr Anbieter die Möglichkeit Call-by-Call zu nutzen zulässt. Es gibt Verträge, in denen explizit darauf hingewiesen wird, dass die Nutzung ausgeschlossen ist.

Tipp 4: Tarife für Firmenhandys auf den Prüfstand stellen

Gerade, wenn im Unternehmen Außendienstmitarbeiter beschäftigt werden, ist ein Handy unerlässlich. Hierbei handelt es sich überwiegend nicht mehr um „normale“ Handys, sondern um Smartphones mit mobiler Internetnutzung.

In den meisten Fällen hängt hinter jedem Handy/Smartphone auch ein Vertrag. Wie bei Festnetzverträgen sollte man auch den Mobilfunkvertrag regelmäßig unter die Lupe nehmen. Immer wieder ändern sich die Konditionen, gerade und ganz besonders im Mobilfunk.

Mein Tipp: Auch hier finden Sie wieder unter freenet-mobilfunk.de sehr interessante Angebote. Im Portal können Sie das Netz, die Tarifdetails sowie bei Bedarf ein Smartphone wählen.

Prepaidkarten statt Smartphone-Vertrag?

Prepaidkarten fürs Smartphone sind bei privaten Nutzern ebenfalls sehr beliebt. Und sicherlich wären sie auch eine Option für Selbstständige und Firmenkunden. Allerdings stellen Prepaid-Anbieter keine Rechnungen für gebuchtes Guthaben oder die Prepaid-Startpakete aus. Sie müssten das Guthaben deshalb beispielsweise in Form von Guthabenkarten im Supermarkt kaufen, um die steuerliche Abrechnung ordnungsgemäß gewährleisten zu können.

Tipp 5: Telefonkosten im Ausland im Überblick behalten

Wer viel im Ausland unterwegs ist, muss selbstverständlich darauf achten, dass auch ein jeweiliger Zusatz im Vertrag inbegriffen ist. Wenn dies vergessen wird, kann es ziemlich teuer werden.

In der Europäischen Union (EU) und im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) hat sich die Lage bezüglich Roaming-Gebühren in den letzten Jahren erheblich verbessert. Seit dem 15. Juni 2017 gilt das Roam-Like-At-Home-Prinzip, was bedeutet, dass für Gespräche aus dem EU-Ausland nach Deutschland keine zusätzlichen Kosten mehr anfallen. Das Telefonieren, das Versenden von SMS und das Surfen im EU-Ausland sind nun genauso kostengünstig wie in der Heimat.

Auch für Anrufe und Nachrichten von Deutschland in andere EU-Länder gelten seit dem 15. Mai 2019 Preisobergrenzen. Die Kosten für Telefonate dürfen jetzt maximal 19 Cent pro Minute (netto) betragen, und SMS werden höchstens sechs Cent (ohne Mehrwertsteuer) berechnet.

Tipp 6: Setzen Sie Grenzen

Gerade bei Außendienstmitarbeitern summiert sich die Summe der getätigten Anrufe schnell. Dabei herauszufinden, ob das Diensttelefon auch privat genutzt wurde, ist hierbei nur schwer nachvollziehbar. Wenn Sie nicht möchten, dass das Telefon auch in der Freizeit benutzt wird, dann setzen Sie Ihren Mitarbeitern klare Regeln. Verteilen Sie, wenn möglich, die Mitteilung schriftlich.

Lesetipp: Firmenhandy privat nutzen? Diese Regelungen gelten beim Diensthandy

Fazit

Es ist gar nicht schwer, die Telefonkosten zu minimieren. Sie sollten sich nur einmal etwas Zeit nehmen und alles etwas aufschlüsseln und gegebenenfalls nach günstigeren Alternativen suchen. Da sich die Kosten auch in den nächsten Jahren wieder verändern werden, sollten Sie es nicht bei der einmaligen Analyse belassen. Nehmen Sie sich regelmäßig die Zeit dafür.