Tagesplan erstellen – Sinnvolle Zeiteinteilung

7 Tipps wie Sie sinnvoll einen Tagesplan erstellen und ihre Zeit effektiv nutzen, ohne dabei in Stress und Hektik zu verfallen. Inklusive kostenloser Vorlage zum Download und Anleitung.

Tagesplan erstellen - So geht's!
Tagesplan erstellen – So geht’s!

Die meisten Menschen gehen alltäglich ins Büro ohne feste Vorgaben. Dabei könnten Sie wesentlich effizienter und entspannter arbeiten, wenn Sie zuvor einen Tagesplan erstellen würden. Nutzen Sie den nachfolgenden Ratgeber, um stressfreier und gezielter zu arbeiten.

1. Feste Pausen einplanen

Wer einen Tagesplan erstellen will, sollte auch die freie Zeit berücksichtigen. Die Pausen sollten immer zur gleichen Zeit erfolgen. Dank der fest eingeplanten Pausen erkennen Sie genau, wie viel Zeit Ihnen am Vor- oder Nachmittag zum Arbeiten bleibt. Darauf aufbauend können Sie Ihren festen Tagesplan erstellen. Es ist nicht empfehlenswert, die Pausen zu verschieben oder gar durchzuarbeiten. Dadurch gerät nicht nur Ihr Arbeitsplan durcheinander, sondern auch Ihr Körper. Regelmäßige Erholungsphasen garantieren ein konzentrierteres Arbeiten.

2. Wichtige Dinge zuerst erledigen

Wichtige Arbeiten oder Arbeiten, die eine Abgabefrist oder ein zeitliches Limit haben, sollten immer zuerst erledigt werden. Mit solchen Dingen sollte daher unmittelbar nach Arbeitsbeginn begonnen werden. Je weiter diese Arbeiten in den Tag geschoben werden, desto eher geraten Sie in Stresssituationen. Planen Sie diese Tätigkeiten immer für den Vormittag ein.

3. Die morgendliche Konzentration nutzen

Am Morgen ist der Körper durch den nächtlichen Schlaf erholt und es fällt leichter, Dinge zu erledigen. Die Konzentration ist morgens am höchsten. Das sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie einen Tagesplan erstellen. Arbeiten, die eine hohe Konzentration benötigen, sollten am Morgen erledigt werden. So vermeiden Sie Fehler und die Chance ist geringer, dass Sie die Sachen nochmals überarbeiten müssen.

4. Bestimmte Dinge am Nachmittag erledigen


Im Büro fallen auch viele Arbeiten an, die ohne größere Konzentration zu erledigen sind. Es ist ratsam diese Tätigkeiten für den Nachmittag einzuplanen. Das Kopieren oder Abheften von Akten ist ohne große Anstrengung möglich. Deshalb sind diese Arbeiten ideal für den Nachmittag. Nach einem langen Arbeitstag lässt die Konzentration nach und gerade kurz vor Arbeitsschluss fällt es schwer, effizient zu arbeiten.

5. Mit Kollegen absprechen


Der Büroalltag kann nur funktionieren, wenn die Bedürfnisse aller Kollegen berücksichtigt werden. Es ist daher wichtig, dass man mit den Kollegen kommuniziert und gemeinsame Pläne erstellt. Das gilt erst recht, wenn mehrere Mitarbeiter an einem Arbeitsvorgang beteiligt sind. Lassen Sie die Wünsche und Anregungen aller Mitarbeiter in Ihre Planung mit einfließen und stellen Sie feste Zeiten für Pausen auf. Bei Projektarbeiten sollte eine vorherige Planung noch penibler ablaufen. Teilen Sie die Arbeiten so zu, dass jeder Beteiligte effizient seinen Beitrag leisten kann. Ferner ist es ratsam, mindestens einmal am Tag eine kurze Besprechung durchzuführen. Idealerweise liegt solch ein Meeting vor der Mittagspause. Das regt zum Nachdenken an und oftmals entwickeln sich neue Ideen.

6. Auswärtige Termine einplanen


Auswärtige Termine sind oftmals ein wichtiger Bestandteil des Arbeitstages. Daher sollten sie fest im Tagesplan integriert sein. Allerdings ist zunächst die Wichtigkeit und die erforderliche Vor- oder Nacharbeit zu berücksichtigen. Erfordert der auswärtige Termin keine Vorarbeit, so sollte er auf den Nachmittag gelegt werden. Das Ende des Termins sollte möglichst zeitgleich mit dem Arbeitsschluss liegen. Vermeiden Sie Zeiten, in denen Sie noch für eine halbe Stunde zurück ins Büro müssen. Diese kurze Zeit ist nicht ausreichend, um Tätigkeiten gewissenhaft zu erledigen. Erforderliche Nacharbeiten sollten für den folgenden Vormittag eingeplant werden.

7. Stress vermeiden


Stress ist Arbeitskiller Nummer eins. Daher ist es wichtig Stresssituationen zu vermeiden. Sobald Sie merken, dass Sie mit Dingen überfordert sind, sollten Sie eine Ruhepause einlegen. Gehen Sie kurz an die frische Luft oder öffnen Sie das Fenster. Das gibt Ihnen neue Energie. Ein fester Tagesplan ist wichtig, aber er darf auch ruhig einmal unterbrochen werden. Das ist gerade zur Vermeidung von Stress äußerst wichtig. Nur wer neue Kraft schöpft, kann auch effizient und konzentriert arbeiten. Kleine Abweichungen vom Tagesplan sind oftmals notwendig. Eine strikte Einhaltung von Plänen kann Stress sogar fördern.

Das waren Tipps zur theoretischen und mentalen Vorbereitung eines Tagesplans. Doch wie sieht es in der Praxis aus?

Kostenlose Tagesplan Vorlage für minutengenaue Planung

Eine sehr gute Vorlage für einen Tagesplan, ist die von David Seah. Warum gerade diese Vorlage? Sie verwalten Ihre Zeit in einzelnen Zeitblöcken und erkennen somit schnell, wo Prioritäten gesetzt werden müssen und wo nicht. Außerdem werden Sie rechtzeitig daran erinnert, wann es gilt eine Pause zu machen, denn ein Rund um die Uhr arbeiten ist ungesund und uneffektiv!

» Zum Download im praktischen PDF-Format: Tagesplan Vorlage

Wie nutze ich die Vorlage – Schritt für Schritt Anleitung

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Wann beginnt Ihr Arbeitstag? Tragen Sie die Uhrzeit ein.
Schritt 1
Planen Sie Pausen ein!
Schritt 2
Schreiben Sie mindestens 3 Aufgaben auf.
Schritt 3
Zeit pro Aufgabe eingeben – geschätzt!
Schritt 4
Übertragen Sie die Aufgaben in ihr Zeitfenster.
Schritt 5
Platz für Erinnerungen und Notizen
Schritt 6

» Tagesplan: Anleitung zur Benutzung der Vorlage (englisch)


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