Störfaktoren im Büro sind ineffizient, auch dann, wenn der Chef die Arbeit unterbricht. Was Sie tun können, lesen Sie hier.
Viele Vorgesetzte erwarten von ihren Mitarbeitern, dass sie alles stehen und liegen lassen, wenn sie gerufen werden. Sind Sie jedoch gerade mit einer langwierigen Aufgabe beschäftigt, in die Sie sich erst mühsam hineindenken mussten, wird der Ruf zum Chef schnell zum Störfaktor. Gerade beim Vorgesetzten mag es sich als schwierig herausstellen, einen Auftrag abzulehnen, weil Sie noch etwas Wichtigeres zu tun haben. Für Ihren Vorgesetzten ist in jedem Fall sein Anliegen wichtiger, und wenn Sie das nicht respektieren, gibt es Minuspunkte. Wie können Sie am besten mit solch einer Situation umgehen? Wie schaffen Sie es, Rücksicht auf die Wünsche Ihres Vorgesetzten zu nehmen und dennoch Ihre Arbeit gut zu machen?
1. Planen Sie feste Gesprächszeiten ein
Mit einer guten Vorausplanung können Sie vielen Unterbrechungen entgegenwirken. Am besten ist es, sich einmal mit dem Chef zusammenzusetzen und feste Gesprächszeiten einzuplanen, zu denen alles Wichtige geklärt wird. Viele zu besprechende Aufgaben kehren monatlich, wöchentlich oder täglich wieder. Somit wäre es gut, Tag und Uhrzeit festzusetzen, zu der Sie und Ihr Vorgesetzter sich nichts anderes vornehmen, sondern erst mal alle dringenden Sachen durchgehen. Manchmal ist es auch nötig, eine solche Besprechung täglich abzuhalten. Viele Unternehmer nutzen die Morgenstunden dafür, wenn das Tagesgeschäft noch nicht am Laufen ist und alle noch frisch und ausgeruht sind. Damit können für beide Parteien viele unnötige Unterbrechungen vermieden werden, indem das Gröbste bereits vorher abgesprochen wird.
Sollte eine derartige Regelung in Ihrem Büro noch nicht bestehen, ergreifen Sie ruhig die Initiative und machen Sie Ihrem Vorgesetzten einen entsprechenden Vorschlag. Gehen Sie dabei diplomatisch vor und heben Sie die Vorzüge hervor, die er davon hat und er wird Ihnen Ihr Engagement hoch anrechnen. Natürlich ist damit nicht gesagt, dass Ihr Vorgesetzter nie wieder zum Störfaktor wird. Gerade am Anfang mag es dauern, bis sich beide Parteien an die Absprache gewöhnt haben. Außerdem kann es natürlich immer noch passieren, dass Ihr Chef mit einer Sache dazwischen platzt, die wirklich nicht warten kann, sondern sofort besprochen werden muss. Wie können Sie dennoch an Ihrer Arbeit dranbleiben?
2. Nehmen Sie Arbeit mit
Richtig ärgerlich wird es, wenn Sie aus dem Büro gerufen werden und dann lange im Vorzimmer Ihres Vorgesetzten warten müssen. Sie haben etwas Dringendes zu erledigen, versuchen in Gedanken noch alles zusammenzuhalten, was Sie in den letzten Stunden erarbeitet haben, aber Ihre Wartezeit wird immer länger. Hat Ihr Vorgesetzter vielleicht schon wieder vergessen, dass er Sie gerufen hatte?
Das mag tatsächlich passieren. Es braucht nur ein unerwarteter Anruf von einem wichtigen Kunden dazwischen kommen und schon ist die ach so wichtige Absprache nur noch halb so eilig. Wenn Sie derartige Aktionen von Ihrem Vorgesetzten bereits kennen, können Sie sich aber auch darauf einrichten. Für manche Aufgaben mag die Verwendung Ihres Laptops ausreichen. Nehmen Sie den doch einfach mit ins Vorzimmer. So bekommen Sie Ihre Arbeit gemacht und Ihre Wartezeit kommt Ihnen gleich viel kürzer vor. Außerdem hat dies einen positiven Effekt bei Ihrem Vorgesetzten. Dieser sieht nicht nur Ihren Arbeitswillen, sondern begreift, dass Ihre Aufgaben wirklich wichtig sind. Vielleicht überlegt er es sich dann das nächste Mal, ob sein Anliegen so dringend ist, dass er damit nicht bis zum nächsten gemeinsamen Gesprächstermin warten kann.
3. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran
Wichtig ist es, dass Sie nicht nur von Ihrem Vorgesetzten Rücksicht erwarten, sondern auch einmal Ihr eigenes Verhalten unter die Lupe nehmen. Wie oft erscheinen Sie unangemeldet im Büro Ihres Vorgesetzten? Und handelt es sich dann wirklich immer um wichtige Dinge? Wenn Sie sich an die gemeinsamen Besprechungszeiten halten, pünktlich erscheinen und Ihren Vorgesetzten nur stören, wenn es gar nicht anders geht, wird er auch nicht so schnell zum Störfaktor für Sie.
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