Ein Sprichwort sagt, dass Organisation das halbe Leben sei. Vor allem, wenn man zahlreiche Aufgaben bewältigen muss, lohnt es sich, nach dem Schriftlichkeitsprinzip oder nach dem Direkt Prinzip zu arbeiten.
Ein Schlüssel, um Aufgaben im Berufsalltag mit dem richtigen Zeitmanagement zu strukturieren, ist das Notizmanagement – Welches durch das Schriftlichkeitsprinzip und das Direkt-Prinzip geprägt ist.
Inhalte
Das Schriftlichkeitsprinzip
Das Schriftlichkeitsprinzip basiert darauf, jede Aufgabe schon im Vorfeld schriftlich zu bearbeiten und sich nicht nur in Gedanken damit zu befassen. Die Methode gibt den zu bewältigenden Aufgaben eine größere Verbindlichkeit, als wenn sie nur gedanklich vorhanden sind.
» Notizen machen schafft Platz im Kopf
Deshalb ist es wichtig, sich Notizen zu machen und diese möglichst systematisch zu ordnen, wozu auch gehört, dass alle Notizen zu einer Aufgabe an einem Ort sind. Hier kann ein großes Notizbuch hilfreich sein.
Durch das Niederschreiben von Gedanken schafft man Platz im Kopf und behält die Übersicht über bereits getane Arbeiten. Zudem hilft das Aufschreiben dabei, einzelne Aufgaben nicht wieder zu vergessen, nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen und einen klaren Plan zu erstellen.
Wer eine Aufgabe nach diesem Schriftlichkeitsprinzip angeht, der wird sehr viel konzentrierter vorgehen, weniger Fehler machen und unnötige Arbeit vermeiden. Auf diese Weise verbessert man seine Selbstorganisation erheblich und kommt bei Anfragen nicht so schnell in Schwierigkeiten.
2. Das Direkt-Prinzip
Eine andere Möglichkeit der Selbstorganisation ist das Arbeiten nach dem Direkt Prinzip. Diese Methode besagt, dass man alle kleinen, schnell zu bewältigenden Aufgaben möglichst zeitnah erledigen soll, also direkt.
Erledigt man die Aufgaben sofort, nimmt das letztlich weniger Zeit in Anspruch, als wenn man sie lange vor sich herschiebt.
Werden kleinere Aufgaben sofort bearbeitet, hat man einerseits den Rücken schnell wieder für wichtigere Aufgaben frei und andererseits muss man sich nicht gegen den Gedanken wehren, dass irgendwo noch ein Haufen unerledigter Dinge auf einen wartet.
» Was man direkt erledigt, kann man nicht mehr vergessen
Außerdem besteht nicht mehr die Gefahr, eine Aufgabe zu vergessen, denn sie ist bereits erledigt. Das Arbeiten nach dieser Methode trägt also zu einem sehr viel ruhigeren Gewissen bei. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass man anstehende Entscheidungen unmittelbar trifft, weil die sofortige Erledigung einer Aufgabe meist nur im Zusammenspiel mit einer solchen möglich ist.
Das Direkt Prinzip funktioniert allerdings nur bei Aufgaben, die sich wirklich schnell, d.h. in wenigen Minuten, erledigen lassen. Alle Aufgaben, die zeitaufwendiger sind, sollten in einer eigenen Aufgabenliste landen, die man abarbeiten kann.
Fazit
Beide Methoden dienen also einer effizienteren Selbstorganisation, entlasten den Schreibtisch, den Kopf und auch das Gewissen. Auf diese Weise optimiert sich die eigene Arbeitsweise und ist hilfreich für das gesamte Unternehmen, für das man tätig ist. Denn funktionieren die einzelnen Arbeitsabläufe, dann funktioniert auch das Unternehmen als Ganzes besser und die Chefetage ist zufrieden.
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