Rechnung schreiben als Privatperson – das gibt es zu beachten

Es ist zwar nicht die Regel, aber auch Privatpersonen können eine Rechnung ausstellen. Was es dabei zu beachten gibt, haben wir hier zusammen gefasst.

Rechnung privat ausstellen
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Auch Privatpersonen, buchhalterisch üblicherweise natürliche Personen genannt, können in die Verlegenheit kommen, eine Rechnung ausstellen zu müssen. Dies kann zum Beispiel dann passieren, wenn etwa privat verkauft (auch Dienstleistung), der Käufer dafür aber eine Rechnung verlangt. Damit Sie dann nicht dumm dastehen, sondern umgehend und souverän reagieren können, lohnt es, sich näher mit dem Thema vertraut zu machen und die folgenden Tipps und Ratschläge für eine private Rechnungsstellung zu beachten.

Wann ist eine Privatrechnung nötig?

Wenn Privatpersonen etwas veräußern, werden Privatrechnungen ausgestellt. Diese können an andere Privatpersonen, wie auch an Unternehmen gerichtet sein. Private Rechnungen sind nicht an eine bestimmte Zahlweise oder Lieferart gebunden. Die Rechnung wird also auch bei Barzahlung oder Abholung der Ware ausgestellt. Auf der Rechnung wird ein Zahlungsziel vermerkt. Wird die Rechnung bis dahin nicht beglichen, sind auch private Personen berechtigt, Mahnungen auszustellen.

Wann ist eine Rechnung „privat“?

Von einer Privatrechnung wird gesprochen, wenn es sich um einmalige Verkäufe oder Dienstleistungen handelt. Werden mehrere Rechnungen in Folge ausgestellt, wird die Rechnungsstellung zur Regelmäßigkeit und die Privatperson durch die Gewerbeanmeldung zum Unternehmer.

Muss für die Privatrechnung ein Gewerbe angemeldet werden?

Für einmalige Rechnungen, beispielsweise für den Verkauf von gebrauchter Kleidung oder Heimelektronik, muss kein Gewerbe angemeldet werden.

Tipp: Die für Privatverkäufe erzielten Einnahmen sollten in der jährlichen Steuererklärung erfasst werden.

Eine Gewerbeanmeldung wird erst dann notwendig, wenn es sich um regelmäßige Verkäufe handelt und dabei Gewinn erzielt wird. Entscheidend ist hierbei die Regelmäßigkeit, nicht die Höhe der Einnahmen.

Tipp: Nach einer Gewerbeanmeldung tritt der Verkäufer nicht mehr als Privatperson, sondern als Unternehmer auf. Unter diesen Voraussetzungen gelten unter Umständen andere Regelungen für die Rechnungsstellung.

Achtung, Fallstricke lauern

Es lässt sich nicht immer klar abgrenzen, ob es sich um eine einmalige oder regelmäßige Rechnungsstellung handelt. Wer nur zweimal jährlich für das Rasenmähen beim Nachbarn eine Rechnung schreibt oder häufiger bei Ebay Verkäufe tätigt, läuft Gefahr, in den Augen des Finanzamtes eine regelmäßige Tätigkeit auszuüben.

Werden auf Privatrechnungen Steuern fällig?

Auf Privatrechnungen darf keine Umsatzsteuer auftauchen, auch nicht wenn der Empfänger darauf bestehen sollte. Bei einmaligen Privatrechnungen fallen in der Regel keine Steuern an.

Auch bei Privatrechnungen greift die Umsatzsteuerregelung für Kleinunternehmer, nach der die Bruttoeinnahmen im Jahr 17.500 Euro nicht übersteigen dürfen.

Tipp: Auch Gewerbetreibende oder Freiberufler zahlen nicht zwangsläufig Steuern, es kommt immer auch auf die Höhe der Rechnungssumme an.

Welche Regelungen gelten für das Ausstellen von Privatrechnungen?

Wer eine Privatrechnung ausstellt, kann sich dabei an Rechnungen orientieren, die von Unternehmen ausgestellt werden. Vom Aufbau her unterscheiden sich die Rechnungen kaum.

Folgende Angaben dürfen auf einer Privatrechnung nicht fehlen

  • vollständiger Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
  • Rechnungsdatum
  • Zeitpunkt der Warenlieferung oder Erbringung der Dienstleistung
  • Art und Umfang der Ware oder Dienstleistung
  • Verweis auf einen Privatverkauf

Welche Besonderheiten sind bei der Privatrechnung zu beachten?

Auf einer privaten Rechnung darf keine Mehrwertsteuer auftauchen. Es wird also lediglich der eigentliche Betrag genannt. Dabei kommt es nicht darauf an, ob die Rechnung ebenfalls an eine Privatperson gestellt wird oder es sich um ein Unternehmen, welches selbst steuerpflichtig ist, handelt.

Daher sollte jede Privatrechnung nochmals gesondert auf diesen Umstand hinweisen, etwa in folgender Form:

“Da es sich bei vorliegender Lieferung/ausgeführter Leistung um eine private Arbeit handelt, entfällt nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) die Berechnung der Umsatzsteuer.”

Private und gewerbliche Rechnung: Unterschiede im Überblick

RechnungsartUnterschiede
PrivatrechnungAuf der Privatrechnung wird keine Umsatzsteuer vermerkt. Privatpersonen dürfen keine Mehrwertsteuer aufschlagen, auch nicht, wenn die Rechnung an ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen ausgestellt wird. Wichtig ist auf Privatrechnungen der Verweis auf die Kleinunternehmerregelung.
gewerbliche RechnungGewerbliche Rechnungen enthalten grundsätzlich auch Umsatzsteuer. Ausnahmen stellen Unternehmer oder Freiberufler dar, die jährlich weniger als 17.500 Euro Bruttoeinnahmen verzeichnen.

Wie viel darf auf Privatrechnungen verrechnet werden?

Privatrechnungen können in unbegrenzter Höhe ausgestellt werden. Steuerfrei bleiben Privatleistungen allerdings nur, wenn der Gewinn weniger als 730 Euro beträgt. Eine Pflicht zur Versteuerung besteht dann nur, wenn es sich um wiederkehrende Einnahmen handelt. Dies kann in § 23 EStG nachgelesen werden.

Bei wiederkehrenden Rechnungen, handelt es sich nicht mehr um eine Privatrechnung. Der Rechnungsteller muss dann ein Gewerbe anmelden und wird zum nebenberuflich Selbstständigen, also zum Unternehmer. Dann fallen automatisch auch Einkommenssteuer, Abgaben zur Sozialversicherung usw. an.

Garantieleistungen bei privaten Rechnungen – ja oder nein?

Die gesetzlich festgelegte Garantie, bzw. das 14tägige Widerrufsrecht, welches für Käufe und Verkäufe innerhalb Deutschlands vorgeschrieben ist, greift hier nicht.

Tipp: Auf der Rechnung kann vermerkt werden: “Da es sich um einen Privatverkauf handelt, entfallen jegliche Garantieansprüche.”

Um Streitigkeiten zu vermeiden, besonders wenn es sich um gebrauchte Ware handelt, die nicht mehr dem Neuwert entspricht, sollte der Verkäufer bereits im Vorfeld auf bekannte Mängel des Artikels hinweisen.


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