Rechnung online erstellen – 5 Vorteile die Zeit und Kosten sparen

Wer seine Rechnung online erstellen lässt, spart neben Zeit auch jede Menge Kosten. Ein Service, der nicht nur Buchhaltungsmuffeln zu Gute kommt!

Das Schreiben von Rechnungen ist fester Bestandteil jeder unternehmerischen Tätigkeit. Diese sind unverzichtbar für die eigene Buchführung und werden außerdem für die Steuer benötigt. Hier sind Aussteller der Rechnung und Empfänger gleichermaßen in der Pflicht. Es ist deshalb wichtig, die Rechnungen gemäß der aktuellen Gesetzeslage abzufassen, sicher zu speichern und stets zur Wiederverwendung zur Hand zu haben. Viele Unternehmen, und gerade Existenzgründer, tun sich damit aber schwer. Wenn es Ihnen genauso geht, dürften die vielen Vorteile, die Sie beim  Rechnung online erstellen haben, von großem Nutzen sein.

Vorteil 1 – Formell korrekte Rechnungsvorlagen

Manch Unternehmer hat zwar das nötige Knowhow um seine Firma am Markt ganz nach oben zu bringen, mit einer rechtlich korrekten Rechnungsschreibung aber nichts am Hut. Wo muss die Empfängeradresse stehen, mein Firmenlogo platziert werden und welche Angaben sind sonst noch relevant. Wenn Sie Ihre Rechnungen online erstellen, werden Ihnen all diese Fragen abgenommen. Sie müssen lediglich ein paar Grundangaben zu Ihrer Firma machen, den Rest erledigt der jeweilige Anbieter bzw. die Software.

Vorteil 2 – Sichere Speicherung all Ihrer Rechnungen

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, alle Rechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren. Welch einen Aufwand allein die Ablage macht, muss hier wohl nicht extra erwähnt werden. Lassen Sie Ihre Rechnung online erstellen, übernimmt diesen Part die Softwarefirma. Diese ist verpflichtet Ihre Rechnungen sachgemäß zu archivieren, so dass Sie trotzdem jederzeit Zugriff darauf haben. Ein kurzer Login und Ihre Rechnungen sind wieder abrufbar. Wie lange benötigen Sie, wenn Sie diese erst in der Ablage suchen müssen?

Vorteil 3 – Keine Kosten für Papier und Versand

Auch wenn sich die Kosten für Kopierpapier mittlerweile im Rahmen halten, ist dieser Posten nicht zu unterschätzen. Auf ein Jahr gerechnet, kommt ganz schnell eine größere Summe zusammen. Hinzu kommen Ausgaben für Druckerpatronen, Briefumschläge und vor allem Portokosten. Wer also seine Rechnungen online schreibt, wird diese in aller Regel nicht mehr ausdrucken und postalisch versenden, sondern sich für die elektronische Übermittlung entscheiden. Hochwertige Software-Lösungen versehen die Rechnungsmasken, mit denen die Dokumente erstellt werden, automatisch mit den hierfür notwendigen Kennzahlen. Dies spart mittel- und langfristig Kosten durch den Wegfall des Postversandes. Zugleich wird der gefürchtete „Papierkrieg“ vermieden, was Aussteller und Empfänger der Rechnung gleichermaßen als angenehm empfinden dürften.

Vorteil 4 – Rechnung erstellen von überall möglich

Wer sich dafür entscheidet, die Rechnung online erstellen zu lassen, arbeitet im Prinzip in einer Cloud-Umgebung. Sie erstellen einen User-Account bei einem entsprechenden Anbieter (z.B. Pactas oder Easybill) und können mit den Nutzungsdaten von überall auf das eigene Konto zugreifen. Dieses ist mit einer Software verknüpft, welche die schnelle und einfache Rechnungserstellung ermöglicht. Der Anbieter selbst kümmert sich dann darum, dass stets eine Software-Lösung bereitsteht, die der aktuellen Gesetzeslage entspricht. Durch die Speicherung Ihrer Rechnungen können Sie jederzeit eine digitale Version herunterladen oder eine Papierversion ausdrucken. Ein Backup, um dessen Sicherheit sich der Anbieter kümmert, ist in Form der Onlinespeicherung stets vorhanden.

Vorteil 5 – Kein Datenverlust bei Hardwarecrash

Einen Großteil der Vorteile haben Sie allerdings auch, wenn Sie mit einer eigenen Rechnungssoftware Ihre Rechnungen erstellen würden. Auch diese könnten Sie problemlos in einer Cloud-Umgebung online sichern. Die Online-Variante ist trotzdem überlegen: Erleidet man im eigenen Unternehmen einen Hardware-Schaden, so ist der komplette Geschäftsbetrieb lahmgelegt. Auch die Software kann in diesem Fall nicht mehr genutzt werden. Vertrauen Sie hingegen auf die Online-Variante, so benötigen Sie lediglich einen Ersatzcomputer, um sofort wieder mit den Rechnungen arbeiten zu können.

Fazit

Wer den hohen Aufwand der papiergebundenen Rechnungserstellung meiden will, sollte seine Rechnungen online erstellen. Sie sparen damit Kosten für Material, Postversand und Archivierung. Neben den materiellen Kosten, kommt auch noch eine erhebliche Zeitersparnis hinzu und Sie sind bei der Rechnungserstellung geografisch flexibel.