Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellen – Dieser Vermerk ist wichtig

Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellen
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Umsatzsteuerpflichtig oder nicht? Mit dieser Frage müssen sich insbesondere Kleinunternehmer zu Beginn ihrer Tätigkeit befassen. Fakt ist: Nicht jeder Gewerbetreibende oder Freiberufler in Deutschland ist dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer (im Volksmund auch gern Mehrwertsteuer genannt) auszuweisen. Mit anderen Worten: Die 19 oder 7 Prozent müssen nicht automatisch auf den Netto-Rechnungsbetrag geschlagen werden. Wer beispielsweise der Kleinunternehmerregelung unterliegt, ist von der Umsatzsteuer befreit und muss diese dementsprechend auch nicht auf Rechnungen aufführen. Wichtig ist hierbei jedoch, dass ein spezieller Vermerk auf der Rechnung erscheint. Denn nur so kann sich der Rechnungsempfänger sicher sein, dass es sich bei der fehlenden Umsatzsteuer nicht um ein Versehen handelt.

Besteuerung von Kleinunternehmen

Kleinunternehmer unterliegen in Deutschland ein paar Sonderregelungen, die es den Unternehmern erleichtern sollen, ihr Business aufzubauen und irgendwann vielleicht auch zu vergrößern. Eine dieser Regelungen wird auch als Kleinunternehmerregelung bezeichnet und ist im §19 des Umsatzsteuergesetzes festgehalten. Aus diesem Gesetz geht beispielsweise hervor, in welchem Fall die Rede von einem Kleinunternehmen ist, beziehungsweise unter welchen Umständen ein Unternehmen keine Umsatzsteuer zahlen muss:

„Die für Umsätze im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 geschuldete Umsatzsteuer wird von Unternehmern, die im Inland oder in den in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebieten ansässig sind, nicht erhoben, wenn der in Satz 2 bezeichnete Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.“

Aus dem Paragraphen 19 des Umsatzsteuergesetzes geht also hervor, dass Unternehmen dann als Kleinunternehmen gelten, wenn ihr Umsatz im vergangenen Jahr bei maximal 17.500 Euro lag und er im aktuellen Kalenderjahr die Grenze von 50.000 Euro nicht überschreiten wird. Ist dies der Fall, kann der Unternehmer von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen und sich von der Umsatzsteuer befreien lassen.

Wichtig: Hierbei handelt es sich nicht um eine Pflichtmaßnahme. Gründer mit geringen Umsätzen können trotz möglicher Kleinunternehmerregelung Umsatzsteuer ausweisen. Das hat den Vorteil, dass sie wiederum auch Betriebsausgaben in der Buchhaltung angeben und die dafür gezahlte Umsatzsteuer zurückerhalten können. Wer sich beim Finanzamt offiziell als Kleinunternehmen meldet, hat keine Möglichkeiten, die Umsatzsteuer für betriebliche Ausgaben zu verlangen.

Richtig auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen

Wenn sich ein Unternehmer dazu entschließt, von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch zu machen und sich damit von der Umsatzsteuer zu befreien, dann ist er dazu verpflichtet, darauf explizit auf seinen Rechnungen zu verweisen. Eine festgelegte Formulierung für einen solchen Vermerk gibt es nicht. Der Rechnungssteller hat demzufolge Freiräume. Allerdings sollte auch darauf geachtet werden, dass unbedingt auf den weiter oben bereits erwähnten § 19 des Umsatzsteuergesetzes hingewiesen wird.

Kleinunternehmer können den Verweis auf Umsatzsteuerbefreiung auf ihren Rechnungen beispielsweise so formulieren:

  • Von der Umsatzsteuer befreit gemäß §19 Abs. 1 UStG.
  • Nicht umsatzsteuerpflichtig nach §19 Abs. 1 UStG.
  • Kein Ausweis der Umsatzsteuer notwendig, da gemäß §19 Abs. 1 UStG befreit.
  • Als Kleinunternehmer bin ich gemäß §19 Abs. 1 UStG von der Ausweisung einer Umsatzsteuer befreit.
  • Gemäß §19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
  • Nach §19 Abs. 1 UStG enthält dieser Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.
  • Rechnungsstellung gemäß §19 Abs. 1 UStG ohne Umsatzsteuer.
  • Aufgrund von Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach §19 Abs. 1 UStG beinhaltet dieser Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.

Man könnte sich noch viele weitere Formulierungsbeispiele überlegen und damit eine schier unendliche Liste füllen. Wichtig ist letztlich nur, dass

  1. überhaupt ein entsprechender Verweis auf der Rechnung vorhanden ist
  2. auf den §19 Abs. 1 UStG hingewiesen wird
  3. man die Kleinunternehmerregelung oder Umsatzsteuerbefreiung erwähnt
  4. nicht (aus Versehen) eine Umsatzsteuer ausgewiesen wird

Das Reverse-Charge-Verfahren

Unter gewissen Umständen kann es allerdings auch vorkommen, dass Unternehmen, die nicht als Kleinunternehmen gelten, keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen dürfen. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn man eine Rechnung ins EU-Ausland stellt. Im Fachjargon ist dann auch vom sogenannten Reverse-Charge-Verfahren die Rede.

Das Reverse-Charge-Verfahren kann folgendermaßen erklärt werden:
Normalerweise zieht der Rechnungssteller die Umsatzsteuer von seinem Kunden ein, um sie später an das Finanzamt abzuführen. Werden Geschäfte innerhalb der Europäischen Union getätigt, führt nicht der Auftragnehmer die Steuer ab, sondern der Auftraggeber. Oder mit anderen Worten: Derjenige, an den die Rechnung adressiert ist, rechnet den Umsatzsteuerbetrag aus und überweist diesen direkt an das für ihn zuständige Finanzamt in seinem Land.

Wie schon bei der Kleinunternehmerregelung muss auch in diesem Fall erklärt werden, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Bei dem Reverse-Charge-Verfahren beziehungsweise der Rechnungsstellung ins EU-Ausland ist beispielsweise folgender Hinweis auf der Rechnung möglich:
„Der Rechnungsausweis erfolgt ohne Umsatzsteuer, da vorliegend der Wechsel der Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge-Verfahren) greift. Die Umsatzsteuer ist vom Leistungsempfänger anzumelden und abzuführen.“

Alternativ reicht auch ein schlichtes „Steuerschuld liegt beim Leistungsempfänger (Reverse-Charge-Verfahren).“

Das Reverse-Charge-Verfahren ist im Paragraph 13b I Umsatzsteuergesetz geregelt. Hier heißt es:
„(1) Für nach § 3a Absatz 2 im Inland steuerpflichtige sonstige Leistungen eines im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmers entsteht die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistungen ausgeführt worden sind.
(2) Für folgende steuerpflichtige Umsätze entsteht die Steuer mit Ausstellung der Rechnung, spätestens jedoch mit Ablauf des der Ausführung der Leistung folgenden Kalendermonats:
1. Werklieferungen und nicht unter Absatz 1 fallende sonstige Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers“

Zusammenarbeit mit umsatzsteuerbefreiten Organisationen

Ein dritter und gleichzeitig auch letzter Fall, in dem auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss, ist die Zusammenarbeit mit umsatzsteuerbefreiten Organisationen. Auch hier ist ein entsprechender Vermerk, der auf den Sonderfall hinweist, notwendig. Denkbar sind beispielsweise diese Formulierungen:

  1. Die erbrachte Leistung ist gemäß § 4 Nr. 21 UStG. umsatzsteuerfrei. Eine entsprechende Bescheinigung des Auftraggebers liegt vor.
  2. Umsatzsteuerfrei gemäß § 4 Nr. 21 UStG.
  3. Es liegt eine Umsatzsteuerbefreiung gemäß § 4 Nr. 21 UStG. vor.

Im erwähnten § 4 Nr. 21 UStG. heißt es:
„Von den unter § 1 Abs. 1 Nr. 1 fallenden Umsätzen sind steuerfrei:
a) die unmittelbar dem Schul- und Bildungszweck dienenden Leistungen privater Schulen und anderer allgemeinbildender oder berufsbildender Einrichtungen,
aa) wenn sie als Ersatzschulen gemäß Artikel 7 Abs. 4 des Grundgesetzes staatlich genehmigt oder nach Landesrecht erlaubt sind oder
bb) wenn die zuständige Landesbehörde bescheinigt, dass sie auf einen Beruf oder eine vor einer juristischen Person des öffentlichen Rechts abzulegende Prüfung ordnungsgemäß vorbereiten,
b) die unmittelbar dem Schul- und Bildungszweck dienenden Unterrichtsleistungen selbständiger Lehrer
aa) an Hochschulen im Sinne der §§ 1 und 70 des Hochschulrahmengesetzes und öffentlichen allgemeinbildenden oder berufsbildenden Schulen oder
bb) an privaten Schulen und anderen allgemeinbildenden oder berufsbildenden Einrichtungen, soweit diese die Voraussetzungen des Buchstabens a erfüllen“

Info: Den gesamten Paragraphen 4 Umsatzsteuergesetz kann man hier einsehen.

Fazit: Fehlende Umsatzsteuer muss immer begründet werden

Wenn jemand eine Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellt, dann handelt es sich mit sehr großer Wahrscheinlichkeit um einen Kleinunternehmer, der gemäß §19 Abs. 1 UStG von der Umsatzsteuer befreit ist. Weniger oft kommt es vor, dass der Rechnungssteller einen Auftraggeber im Ausland hatte und darum das Reverse-Charge-Verfahren nach §13b I UStG anwenden muss. Die absolute Ausnahme bildet eine Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 21 UStG. Nur wenige Selbstständige arbeiten im Laufe ihrer Karriere mit Organisationen zusammen, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Da diese Situation jedoch nie völlig ausgeschlossen werden kann, ist es wichtig, darauf hinzuweisen.

Egal aus welchem Grund, sobald eine Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellt wird, muss ein entsprechender Hinweis darauf platziert werden. Dieser ist einerseits für den Rechnungsempfänger und andererseits auch für das Finanzamt von großer Wichtigkeit.

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