Ratgeber Personalwirtschaft: Aufgaben und Ziele in der Personalverwaltung

Personalwirtschaft wird oft mit reiner Lohn- und Gehaltsberechnung gleichgesetzt. Aus wirtschaftlicher Sicht sind die Aufgaben aber deutlich vielschichtiger.

Da kann die Geschäftsleitung noch so gut sein, wenn kein fähiges Personal sie unterstützt, geraten sämtliche Betriebsabläufe schnell durcheinander. Dieser Satz erklärt schon, warum Personalwirtschaft ein wichtiger Zweig für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens ist. Hierbei gilt es, die Relation zwischen Kosten und Nutzen zu finden.

Aufgaben der Personalverwaltung

Mit der Personalwirtschaft, auch Personalmanagement genannt, werden einzelne Personen oder ganze Abteilungen betraut, immer in Zusammenarbeit mit den Führungskräften. Vertrauen und Kommunikation sind die Schlüsselwörter für eine erfolgreiche Personalverwaltung. Dabei geht es aber nicht nur um die betrieblichen Belange, auch der humanitäre Faktor spielt eine große Rolle. Nur wer auch die menschliche Seite seiner Mitarbeiter betrachtet, wird letztlich motiviertes Personal an seiner Seite haben.

➡️ Ökonomische Ziele der Personalwirtschaft

Bei den ökonomischen, also wirtschaftlichen Zielen im Personalwesen, geht es darum, die Produktivität zu steigern, den Umsatz zu erhöhen und eine bessere Postion am Markt zu erreichen. Dazu zählt auch, die Auswahl qualifizierter Mitarbeiter.

➡️ Nicht ökonomische Ziele der Personalwirtschaft

Die sozialen Ziele der Personalwirtschaft umfassen alle Handlungen, die den Mitarbeitern ein angenehmes Arbeiten ermöglichen. Dazu zählen gerechte Entlohnung, Motivationsmaßnahmen, Weiterbildungsangebote, Gesundheitsvorsorge und die Schaffung eines guten Betriebsklimas.

Um die oben genannten Ziele zu erreichen, stehen dem Personalmanagement zahlreiche Aufgaben gegenüber. Lang sind die Zeiten vorbei, in denen personalbezogene Daten noch mit Stift und Zettel erfasst wurden. Moderne Personalwirtschaft ist deutlich umfangreicher geworden und mit herkömmlichen Methoden kaum zu bewältigen.

Ob Einzelanwendung oder Komplettpaket, Fakt ist, ohne computerbasierende Datenerfassung und -verwaltung, werden die Aufgaben in der Personalwirtschaft kaum zu stemmen sein.

Die 5 relevantesten Aufgaben der Personalwirtschaft

Die Liste der Aufgaben ist sehr lang und kann im Detail auch noch komplexer gesehen werden. Hier soll es aber zunächst nur um die wichtigsten Anforderungen in der Personalwirtschaft gehen.

Personalabteilung Aufgaben und Ziele:

➡️ Personalbeschaffung

Erster und unabdingbarer Schritt ist die Beschaffung passendes Personals. Dazu müssen zwei Fragen grundlegend gestellt werden:

• Welches Personal wird benötigt? (Anforderungen und Qualifizierung)
• Wie viel Personal wird benötigt? (Anzahl der „neuen“ Mitarbeiter)

Weiter geht es mit der Beschaffungsmethode. Es ist nicht immer zwingend erforderlich, auf externem Weg nach Personal zu suchen. Manche Stellen lassen sich mit bereits beschäftigten Mitarbeitern besetzen. Damit kann zeitgleich der wichtige Punkt der sozialen Personalwirtschaft erfüllt werden, wenn unter anderem ein Mitarbeiter einen höheren Posten bekommt (Motivation, Anerkennung).

Bei Neubesetzungen lässt sich Zeit sparen, wenn man die Agentur für Arbeit beauftragt. Alle relevanten Fakten zur Stellenausschreibung werden übermittelt, die Suche vom Jobcenter erledigt. Auch Online-Jobbörsen sind eine gute Quelle, um qualifiziertes Personal zu finden. Lassen Sie bei Ihrer Recherche nicht den Einstellungstermin aus den Augen!

➡️ Auswahl des Personals

Je interessanter die Stellenausschreibung, desto mehr Bewerber wird es geben. Um die Kosten und den Aufwand für die richtige Personalauswahl so gering wie möglich zu halten, müssen Sie eine Vorauswahl treffen. Gelinde gesagt, wird hier schon die Spreu vom Weizen getrennt. Allein aus den Bewerbungsunterlagen müssen gute Personalmanager erkennen, ob die gewünschten Anforderungen mit dem Bewerberprofil übereinstimmen. Hier gilt es sorgsam vorzugehen, damit Sie rein rechtlich nicht mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz in Konflikt kommen.

Ist die erste Vorauswahl getroffen, werden Vorstellungstermine vereinbart. Um auch hier wieder den Zeit- und Kostenfaktor im Blick zu behalten, benachrichtigen Sie die Bewerber telefonisch. Zum einen wird damit direkt der erste persönliche Kontakt hergestellt, zum anderen ersparen Sie sich das Aufsetzen eines Einladungsschreibens. Erst nachdem alle Bewerber gehört wurden, wird gemeinsam mit der Geschäftsführung über den neuen Mitarbeiter entschieden.

➡️ Personalplanung und Personaleinsatz

Um einen reibungslosen Arbeits- bzw. Produktionsablauf zu gewährleisten, muss das Personal effektiv eingesetzt werden. Jede unvorhergesehene Lücke verursacht Kosten. Krankheitsbedingte Ausfülle müssen von der Personalabteilung kurzfristig überbrückt werden können. Ebenso gehört es zu den Aufgaben des Personalmanagements langfristige Mitarbeiterpausen, zum Beispiel bei einer Schwangerschaft, durch adäquate Vertretungen zu besetzen (siehe auch Punkt 1 – Personalbeschaffung).

➡️ Urlaubsplanung / Fehlzeitenabrechnung

Wer arbeitet, muss auch ruhen, grob gesagt, jedem Mitarbeiter steht Erholungsurlaub zu. Für die Mitarbeiter in der Personalabteilung oft ein Balanceakt zwischen menschlichem Verständnis und Unternehmenswirtschaftlichkeit. Dieser Konflikt tritt nämlich ein, wenn mehrere Mitarbeiter zeitgleich in den Urlaub gehen wollen und damit den gesamten Arbeitsablauf durcheinander bringen. Wer wann gehen darf und wie lange, ist keine Entscheidung Ihrer persönlichen Sympathie. Rechtliche Grundlagen regeln genau, wie viel Tage im Jahr dem jeweiligen Mitarbeiter zustehen und was im Streitfall zu beachten ist.

Eine weitere wichtige Kennzahl in der Personalwirtschaft ist die Auswertung von nicht urlaubsbedingten Fehlzeiten. In der Regel sind das Krankheitstage. Diese sollten, immer unter Beachtung des Datenschutzes, erfasst und ausgewertet werden. Erst so kann genau analysiert werden, warum Mitarbeiter krank sind, wie oft und wo am häufigsten (Abteilung).

Übrigens: Betriebsratsmitglieder, die während der Arbeitszeit an einer Sitzung teilnehmen, erhalten zwar ihr volles Gehalt / Lohn, sind aber aus betriebswirtschaftlichen Gründen als Fehlzeiten zu führen, da sie in dieser Zeit ihrer Arbeit nicht nachgehen können.

➡️ Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Berechnung und Verwaltung der Löhne und Gehälter zählt zu den verantwortungsvollsten Aufgaben in der Personalwirtschaft. Werden hier Fehler gemacht, trägt das nicht nur zu einem ungesunden Betriebsklima bei, es schadet auch der Firma. Auch wenn der Großteil der Berechnungen von einer Personalsoftware durchgeführt wird, so ist es doch Aufgabe der Mitarbeiter, auf die richtige Dateneingabe zu achten.

• Gehört der Angestellte einer Konfession an?
• Ist sein Gehalt tariflich gebunden?
• Werden alle Sozialbeiträge korrekt berechnet und abgeführt?

Wie man sieht, meistert die Personalabteilung jeden Tag neue Herausforderungen, um ihre umfangreichen Aufgaben und Ziele zu erfüllen, stets mit dem Wohl der Mitarbeiter im Blick.