Posteingangsbearbeitung im Büro: So arbeiten Sie Briefpost effizient ab

Täglich treffen viele Briefe im Büro ein. Hier den Überblick zu behalten, fällt manchmal nicht leicht. Dabei ist es gar nicht so schwer, wenn Sie Schritt für Schritt vorgehen.

Sie treffen im Büro ein und schon liegt er da: der Stapel mit der heutigen Post. Da ist in der Regel immer alles dabei. Große, dicke Briefumschläge, kleine Postsendungen und auch Briefe, bei denen man auf den ersten Blick sieht, dass es sich um Werbung handelt. Ganz gleich, wie bunt gemischt, der Stapel auch aussehen mag: Sie müssen jeden einzelnen Brief zur Hand nehmen und weiter bearbeiten.

Fehler bei der Posteingangsbearbeitung

Sicherlich, eigentlich hört es sich ganz einfach an. Denn was ist schon so schwer daran, Briefe zu öffnen und zu sortieren? An dieser Tätigkeit hängt aber weitaus mehr dran. Schließlich müssen Sie die Briefe auch richtig analysieren, zuordnen und datieren. Wer hier einen wichtigen Brief für unwichtig einstuft, kann schnell für ein großes Malheur sorgen. Eines ist deswegen auch immer wichtig, wenn Sie den Posteingang bearbeiten: Ruhe. Schaffen Sie sich für die Posteingangsbearbeitung also eine störungsfreie Zeit.

Gehen Sie Schritt für Schritt vor

Die Posteingangsbearbeitung ist der erste wichtige Umlageplatz von Informationen, die eingehen. Machen Sie hier etwas falsch, weil Sie z.B. einen Brief vergessen, kann das einen Dominoeffekt nach sich ziehen. Gehen Sie deshalb am besten Schritt für Schritt vor, damit bei der Posteingangbearbeitung nichts schiefgeht.

➡️ Schritt 1 – Post vorsortieren

Teilen Sie die Post zunächst einmal grob nach ihrem äußeren Anschein auf. Sortieren Sie hier also alle Sendungen aus, die nicht weiter bearbeitet werden müssen. Dazu zählt z.B. Werbung, die für Ihr Unternehmen keinen Wert hat.

➡️ Schritt 2 – Post sortieren

Im zweiten Schritt schauen Sie alle übrig geblieben Briefe durch. Sind Irrläufer dabei, sprich also falsch zugestellte Briefe, legen Sie diese auf einen gesonderten Stapel. Briefe mit Vermerken wie „persönlich“, „eigenhändig“ oder „vertraulich“ kommen auf einen anderen Stapel. Diese können Sie später direkt an den Empfänger weiterleiten. Es bleiben nun also nur noch alle Briefe übrig, die weiter bearbeitet werden müssen.

➡️ Schritt 3 – Post öffnen

Jetzt müssen Sie die Briefe, die Sie selbst weiter bearbeiten können, öffnen. Nehmen Sie dabei alles aus dem Briefumschlag heraus und kontrollieren Sie, ob Seiten oder Anlagen fehlen. Wenn ja, dann nehmen Sie Kontakt zum Absender auf.

Wichtig: Sind Einschreiben oder Kündigungen unter den Briefen dabei, dann heften Sie den Briefumschlag mit dem Poststempel und somit mit dem Versanddatum mit einer Büroklammer daran fest.

➡️ Schritt 4 – Post mit Datum versehen

Nun kommt ein wichtiger Punkt, den Sie nicht überspringen dürfen. Es darum, die Post mit dem Eingangsdatum zu versehen. So wissen Sie immer, wann der Brief eingegangen ist. Urkunden und Verträge werden jedoch nicht mit dem Eingangsdatum versehen. Damit Sie das Datum nicht extra auf jeden einzelnen Brief schreiben müssen, sollten Sie am besten einen Datumstempel benutzen.

Bei den Modellen von Trodat können Sie z.B. Eingegangen, Beantwortet, Erledigt, Bestellt, Gemahnt, Bezahlt, Überwiesen, Betrag erh., Fakturiert, Kontrolliert, Gebucht und einen Termin einstellen (gesehen auf www.stempelfactory.de). Das spart viel Zeit.

➡️ Schritt 5 – Post in Eingangsbuch eintragen

In vielen Unternehmen wird anschließend noch die ganze Post in ein Posteingangsbuch eingetragen. Sollte z.B. der Verdacht bestehen, dass ein Brief verschwunden ist, können Sie so schnell nachschauen, ob er überhaupt bei Ihnen im Büro eingetroffen ist. So ein Posteingangsbuch finden Sie auch im Internet (z.B. von AVERY Zweckform).

➡️ Schritt 6 – Post weiterleiten

Jetzt müssen Sie eigentlich nichts mehr weiter machen, wie die Post in die Ablage legen bzw. die Post, die einen Vermerk wie „persönlich“, „eigenhändig“ oder „vertraulich“ hat, an die betroffene Person bzw. Abteilung weiterleiten.

Zusammenfassung