Um eine geordnete und übersichtliche Arbeitsatmosphäre zu schaffen, den vielfach begrenzten Platz im Büro besser zu nutzen und Arbeitsabläufe effektiver zu gestalten, müssen Gegenstände oder Unterlagen gelegentlich entweder archiviert oder komplett entsorgt werden.
Oft ist es aufgrund von Zeitmangel und einem zunehmend erhöhten Arbeitsaufwand im Büro so, dass sich auf dem Schreibtisch die Dokumente und Akten häufen, was sich in einem unaufgeräumten und chaotisch wirkenden Schreibtisch zeigt.
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Büro organisieren – Chaos beheben
Ein unaufgeräumtes Büro ist gerade dann nachteilig, wenn Kundenbesuch zu erwarten ist. Zudem hinterlässt ein chaotischer Schreibtisch sowie herumliegende Akten, welche schon lange nicht mehr benötigt werden, ebenso keinen guten Eindruck.
Zu einer praktischen und rationellen Organisation des Büroalltags und des Arbeitsraumes als Umgebung gehört nicht nur das geordnete Aufbewahren von Schriftstücken oder Akten, sondern auch deren systematische Entsorgung. Neben modernen Ablagesystemen ist das Ausmisten eine immer wiederkehrende Tätigkeit, welche durchaus notwendig ist und die Wirtschaftlichkeit des Arbeitens unterstützt.
➡️ Neues gekauft und Altes entsorgen
Geeignete Hilfsmittel für das Entrümpeln und Aufräumen bieten verschiedene Accessoires, welche sich für den Einsatz im Büro eignen. Von der Entrümpelung und vom Ausmisten sind nicht nur schriftliche Unterlagen und anderes Büromaterial betroffen. Oft müssen auch alte und überholte Geräte entsorgt werden. Dies ist immer dann günstig, wenn neue Anschaffungen getätigt werden. In diesem Zusammenhang ist es vorteilhaft, gleich die alten Vorrichtungen zu beseitigen und nicht aufzuheben, auch nicht als Reserve.
➡️ Aufbewahrungsfristen beachten
Beim Ausmisten in Bezug auf Papiere ist es wichtig, die sogenannten Aufbewahrungsfristen zu beachten. Bereits lange bearbeitete und schon abgeschlossene Vorgänge sollten in einem speziellen Aktensystem geordnet werden. Handelt es sich um Schriftverkehr, welcher bereits erledigt ist, oder veraltete Zeitschriften, Gesetzgebungen, alte Bücher, Weiterbildungsunterlagen oder veraltetes Informationsmaterial, dann können die Unterlagen durch den Reißwolf gehen oder werden in der Tonne entsorgt.
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➡️ Wenige Ablagekörbe ersparen Chaos
Das Ausmisten im Büro kann enorm zeitaufwendig sein. Deshalb ist es günstig, wenn sich nicht nur ein Mitarbeiter damit beschäftigt. Oft ist es schwierig, nach langer Zeit verschiedene und zusammenhängende Vorgänge zu sichten und unwichtige von wichtigen Unterlagen zu trennen. Je mehr Ablagekörbe angelegt wurden, umso schwerer und zeitaufwendiger sind das Aussortieren und Entsorgen der Inhalte. Um diese Vorgänge zu vereinfachen, sollten nur so wenige Ablagemöglichkeiten wie möglich bereitgestellt werden. Ein regelmäßiges Entleeren hilft beim Ausmisten.
➡️ Unnütze Kopien entsorgen
Vorteilhaft für das Ausmisten im Büro ist es, wenn zunächst die Ablagestapel mit täglichen Vorgängen kontrolliert werden. Aus diesem Grund sollte das Ausmisten nicht auf die lange Bank geschoben werden. Regelmäßige und vorher geplante Ausmistfristen sind ratsam.
Ein typischer Bremser, welcher gerade im Büroalltag am Ausmisten hindert, ist vorwiegend das sogenannte Sicherheitsdenken. Oft ist es jedoch so, dass manche Dokumente auch wieder von anderen Stellen beziehbar sind, in denen sie ebenfalls aufbewahrt werden. Häufig liegen mehrere unnütze Kopien vor, welche die Ablagen und Akten zusätzlich füllen. Man will eben auf Nummer sicher gehen und das führt zu einer Unmenge überflüssiger, doppelt erstellter Schriftstücke. In den wenigsten Fällen ist es so, dass entsorgte Unterlagen nicht wieder ersetzt werden können. Oft liegen sie bereits auf elektronischen Datenträgern vor.
➡️ Vorläufiger Papierkorb als Zwischenentsorgung
Mitarbeitern, welche unentschlossen sind und die Unterlagen sicherheitshalber noch aufbewahren möchten, erleichtert ein vorläufiger Papierkorb das Entsorgen. Dieser ist dadurch gekennzeichnet, dass er in größeren Zeitabständen ausgemistet wird als der herkömmlich genutzte und täglich geleerte Papierkorb. Eine monatliche Leerung genügt. In Sicherheitskorb können Schriftstücke zunächst nur vorübergehend entsorgt werden. Dieser Papierkorb entrümpelt den Schreibtisch und die Ablage zuverlässig.
Regelmäßig Ziele setzen
Ratsam ist es, das Ausmisten des Büros in Teilziele zu zerlegen. Dabei werden immer nur einzelne Arbeitsbereiche angegangen, beispielsweise zuerst die allgemeine Ablage, danach die Computerablage, der Postordner oder andere Dokumentensammler. Das Entrümpeln des Büros von Papieren ist dann einfacher, wenn genügend Zeit zur Verfügung steht. Deshalb ist es auch nicht unbedingt vorteilhaft, wenn das Ausmisten neben anderen Tätigkeiten erfolgen muss. Die Qualität leidet darunter und es kann nicht intensiv und effizient gearbeitet werden. Gründlichkeit beim Sichten der zu entsorgenden Unterlagen steht dabei im Vordergrund.
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