Ordnung halten: Schreibtisch aufräumen nach dem Ampel-Prinzip

Lose Zettel, Papierstapel in XXL und mittendrin ein Butterbrot. Ihr Schreibtisch befindet sich in Phase Rot! Mit dem cleveren Ampelsystem schaffen und halten Sie wieder Ordnung.

Ordnung halten - Schreibtisch aufräumen nach dem Ampel-PrinzipWenn Sie schon beim Suchen nach einem Stift verzweifeln, ist es meist zu spät. Im Büro hat sich ein mittelschweres Chaos gebildet, welches effektives Arbeiten schier unmöglich macht. Kollegen schmunzeln nur noch, wenn Sie an Ihrem Schreibtisch vorbei schlendern und die Blicke verraten was diese denken; „Hier kannst Du arbeiten?“ oder „Hier findest Du noch etwas wieder?“ Wenn Sie ehrlich zu sich selbst sind, werden Sie sich eingestehen, dass die lieben Kollegen leider Recht haben. Es wird also Zeit, etwas zu unternehmen, wenn Sie nicht komplett im Akten-Durcheinander versinken wollen.

Sie können natürlich blindlings anfangen, werden dann aber schnell merken, dass sich Ihr Ordnungssystem nicht lange hält. Wie bei vielem im Leben ist es auch hier besser, wenn Sie sich eine gewisse Strategie einfallen lassen. Deshalb mein Tipp: Mit dem Ampel-Prinzip gelingt es auch Ihnen, Ordnung dauerhaft auf dem Schreibtisch zu halten.

Ordnungsphase grün: alles ist aufgeräumt

Ordnunghalten Schreibtisch: Phase grünIn dieser Phase ist im wahrsten Sinne des Wortes alles in Ordnung. Diesen schönen Ursprungszustand finden Sie vor, wenn Sie gerade ein neues Büro eingerichtet oder bezogen haben. Wer clever ist, achtet schon beim Kauf der Büromöbel auf ordnungsrelevante Details. Funktionelle Büromöbel, wie Schreibtische mit speziellem Kabelsystem (bei der Bertz GmbH gesehen), oder Hängeregister zur übersichtlichen Ablage, sorgen schon im Vorfeld für ein aufgeräumtes Büro. Kabelsalat oder Berge von unsortierten Akten machen immer einen unordentlichen Eindruck. Behalten Sie deshalb die grüne Phase Ihres Büros immer im Hinterkopf, in der Ihr Schreibtisch wie folgt bestückt ist:

  • ➤ der Schreibtisch ist fast leer
  • ➤ notwendige Arbeitsgeräte: PC / Laptop, Tastatur, Telefon
  • ➤ wenige Stifte und Deko
  • ➤ Utensilien: Büroklammern, Notizblock,
  • ➤ Unterlagen, die hohe Priorität haben

Es ist klar, dass Sie die grüne Phase nicht auf Dauer halten können, dann wäre Ihr Schreibtisch ein hübsches Vorzeigemöbel aber kein praktischer Arbeitsplatz. Spätestens, wenn die Büro-Ordnungs-Ampel auf Rot umschaltet, ist es allerdings Zeit zu handeln. Dazu aber später mehr.

Ordnungsphase gelb: systematisches Arbeiten vermeidet Chaos

Ordnung halten Schreibtisch - Phase gelbIn der gelben Ordnungsphase werden Sie sich am häufigsten, sprich den Großteil Ihrer Arbeitszeit befinden. Es ist also völlig normal, wenn sich auf dem Schreibtisch die zu erledigende Post, Aktenordner und natürlich auch die geliebte Kaffeetasse befindet. Ihre Aufgabe ist es aber nun, ein System zu finden, dass aus den normalen Arbeitsspuren kein Wirrwarr entstehen lässt. Halten Sie also Ordnung auf dem Schreibtisch. Legen Sie genau fest, was sich dort befinden darf und was so lange im Aktenschrank verbleibt, bis es bearbeitet wird. Auch ein gut sortiertes Ablage- und Abarbeitungssystem mit Beschriftung hilft, den wenigen Platz auf dem Schreibtisch nicht zu vermüllen. Alles was Sie nur ab und zu brauchen, findet in Schubladen oder separaten Rollcontainern seinen Platz und ist trotzdem jederzeit griffbereit. Achten Sie außerdem darauf, dass Sie auf dem Schreibtisch selbst nicht alles durcheinander anordnen. Stifte, Locher, Brieföffner können beispielsweise im rechten oberen Drittel platziert werden, die gerade bearbeitete Rechnung oder ähnliches dann links neben die Tastatur und der Terminkalender aufgeschlagen und gut sichtbar oberhalb der Tastatur.

Ordnungsphase rot: Das Chaos ist perfekt – jetzt heißt es handeln!

Ordnung halten Schreibtisch - Phase rotWer wirklich Ordnung halten will, sollte niemals, wirklich niemals in diese Phase rutschen. Manchmal ist das Arbeitspensum aber derart hoch, dass sich ein Schreibtischchaos einstellt, ohne dass man es selbst merkt. Erst wenn nichts mehr auffindbar ist und im schlimmsten Fall sogar Akten nicht bearbeitet werden, weil man sie nicht gesehen hat, ist Alarmstufe Rot angesagt.

Doch wie gehen Sie jetzt vor um mindestens wieder in Ordnungsphase gelb zu landen? Die folgende Schritt für Schritt Anleitung hat sich in meinem Alltag bestens bewährt.

  1. Suchen Sie sich einen leeren Ablageplatz, im Notfall kann das auch der Fußboden sein.
  2. Räumen Sie nun Schritt für Schritt den Schreibtisch ab.
  3. Bilden Sie kleine Haufen / Stapel, damit schon beim Ausmisten ein Ordnungssystem entsteht.
  4. Ist der Schreibtisch quasi wieder jungfräulich, beginnen Sie mit dem Rückbau.
  5. Stopp: Nicht alles muss zurück auf den Schreibtisch. Sortieren Sie vor! Erledigte Unterlagen zurück in den Aktenschrank, Werbung und nicht benötigte Prospekte direkt in den Papierkorb.
  6. Alles was bleiben muss, ordnen Sie so, wie in Phase gelb beschrieben, wieder auf Ihrem Schreibtisch an.

Wussten Sie eigentlich, dass Aufräumen die Seele befreit?

Nein? Dann hier mein Lesetipp zur Wirkung eines aufgeräumten Schreibtisches auf unsere Psyche.


3 Extra-Tipps zum konstanten Ordnung halten

Tipp 1: Bewahren Sie Stifte, Büro- und Tackerklammern in geeigneten Boxen auf.
Tipp 2: Vermeiden Sie Papierflut. Drucken Sie nicht alles aus und heften Sie sofort ab, was nur zur Info auf Ihrem Schreibtisch landet.
Tipp 3: Räumen Sie den Schreibtisch täglich auf, am besten zum Feierabend.


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