Ordnung auf dem Schreibtisch schaffen

Ordnung auf dem Schreibtisch – das ist eine wichtige Voraussetzung, um effizient, stressfrei und systematisch arbeiten zu können.

Bereits in kürzester Zeit häufen sich auf dem Schreibtisch verschiedene Gegenstände an. Daneben befinden sich auch Notizzettel oder Terminplaner und andere Hilfsmittel auf dem Schreibtisch, von zahlreichen Schreibutensilien ganz abgesehen. Gerade für Recherchen, das Bearbeiten komplexer Sachverhalte oder ein kreatives Arbeiten sind oft mehrere Schriftstücke notwendig, welche schnell Unordnung auf dem Arbeitsbereich erzeugen.

Schreibtisch aufräumen

Ordnung auf dem Schreibtisch herzustellen – dies ist mit einigen ganz systematisch und konsequent durchgeführten und wirksamen Maßnahmen rasch möglich. Die Basis für eine dauerhafte Ordnung des Schreibtisches besteht darin, dass dieser groß genug ist und ausreichend Platz bietet. Noch wenn der Tisch leer ist, ist es vorteilhaft, wenn eine Einteilung des Platzes auf die persönlichen Erfordernisse beim Arbeiten abgestimmt wird.

Die Kategorien für die Unterteilung sind:

1. Schreibmaterialien
2. weitere Hilfsmittel wie Büroklammern, Klebemittel, Schere, Klammervorrichtung
3. Platz für die zu bearbeitenden Papiere
4. Die umfangreichste Schreibtischfläche sollte zum eigentlichen Arbeiten gedacht sein.

Dies ist auch dann nötig, wenn ein PC und ein Telefon untergebracht werden müssen.

➡️ Den Schreibtisch komplett leer räumen

Zunächst ist es wichtig, den Schreibtisch einmal ganz leerzuräumen, wobei so vorgegangen wird, dass Ordnung dadurch hergestellt werden kann, wenn eine grobe Vorsortierung und Übersichtsauswahl aller Schriftstücke erfolgt.

Dabei kann nach folgenden Kriterien gesichtet werden:

1. Stapel zum Entsorgen
2. Stapel zur Erledigung
3. Stapel zur Weitergabe an andere Mitarbeiter

➡️ Büromaterial immer am selben Platz

Gerade bei Termindruck ist es wichtig, Ordnung auf dem Schreibtisch sowie in der Schreibtischschublade zu halten. Dies bedeutet, dass wichtige Hilfsmittel in einem speziellen Bereich gelagert werden. So sollten z. Bsp. Locher, Brieföffner, Schreibutensilien und das Telefonverzeichnis immer an demselben Platz liegen, wo sie griffbereit sind und nicht mit anderen Gegenständen oder Dokumenten durcheinander gebracht werden können.

➡️ Der Posteingangskorb

Eine günstige Variante, für Ordnung auf dem Schreibtisch zu sorgen, kann das Einrichten eines sogenannten Posteingangskorbes sein. Der Posteingang ist nur dann effizient, wenn bereits dort nach eiligen Schriftstücken und solchen Unterlagen geordnet wird, welche unter Termindruck zu erledigen sind. Es gibt Vorgänge, welche nur wenige Minuten Zeitaufwand bedeuten, diese sollten sofort erledigt werden.

➡️ Nie mehr als 3 Schriftstücke

Grundlegend ist es so, dass während der Arbeit nie mehr als drei Schriftstücke gleichzeitig vor einem liegen sollten. Die restlichen Unterlagen sind griffbereit in einer speziellen Verwahrmöglichkeit untergebracht. Beim Arbeiten sollte darauf geachtet werden, dass sich Schriftstücke auf dem Schreibtisch nicht stapeln, da dies zu einer schnellen Unübersichtlichkeit führt und die beste Voraussetzung Chaos auf dem Schreibtisch ist.

➡️ Doppelte Ablage vermeiden

Besonders viel Unordnung auf dem Schreibtisch entsteht dann, wenn Mitarbeiter alle Schriftstücke aufheben und somit ein und dasselbe Dokument mehrfach vorliegt. Dies ist häufig dann der Fall, wenn alle Schriftstücke vielfach kopiert werden. Wenn das originale Schriftstück vorhanden ist, dann können alle Kopien verworfen werden.

➡️ Persönliche Dinge sind tabu

In vielen Bereichen ist es üblich geworden, dass der Schreibtisch auch persönliche Gegenstände beherbergt. Dies führt dazu, dass Platz unnötig vergeudet wird und sollte daher vermieden werden.