Mitarbeiter steuerfrei beschenken – Das ändert sich 2015 bei der Geschenk-Regelung

Ein Buch, Blumen oder doch vielleicht lieber Wein? Wer seine Mitarbeiter beschenken möchte, muss aufpassen. Zu viel des Guten kann schließlich steuerliche Nachteile haben.

Endlich ist es so weit: Herr Müller aus der Buchhaltung ist Vater geworden. Da muss natürlich auch eine kleine Aufmerksamkeit her, um dem frisch gebackenen Vater zur Geburt zu gratulieren. Schließlich sind Aufmerksamkeiten eines Arbeitgebers anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses ja immer steuerfrei. Eigentlich! Gönnen Sie Ihrem Mitarbeiter eine Flasche Champagner im Wert von 75 EUR, dann ist diese z.B. nicht steuerfrei. Für solche Sachzuwendungen gibt es schließlich eine Freigrenze von 40 EUR. Liegen die Ausgaben für ein Geschenk darunter, ist es steuerfrei. Liegen die Ausgaben darüber, fällt eine Steuer an – und zwar für den gesamten Betrag.

Ab 2015 ändert sich diese Freigrenze nun aber. Das Gute: sie wird angehoben. Von 40 EUR auf 60 EUR. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern jetzt also zu einem besonderen, persönlichen Anlass (wie z.B. zum Geburtstag, zur Hochzeit, zur Geburt oder Einschulung des Kindes) etwas schenken möchten, dann darf das Geschenk ab 2015 zwar 60 EUR kosten, aber die Freigrenze von 60 Euro auch nicht überschreiten. Überschreiten Sie die Grenze lediglich um einen Cent, verlieren Sie schon die Steuerfreiheit für den ganzen Betrag.

Geschenk muss eine Sachzuwendung sein

Außerdem muss eine Voraussetzung gelten: bei dem Geschenk muss es sich um eine Sachzuwendung handeln. Das kann z.B. ein Blumenstrauß, ein Buch oder eine Flasche Wein sein. Wer nicht weiß, worüber sich der Mitarbeiter freuen könnte, der kann auch einen Gutschein verschenken. Besonders beliebt ist bei Arbeitergebern als Geschenk z.B. der so genannte Benefits Pass von Sodexo. Dabei handelt es sich um eine Prepaid-Karte, die Sie als Arbeitgeber nach Belieben aufladen können. Der Beschenkte hat dann bei über 80.000 Akzeptanzpartnern die Möglichkeit, seine Gutscheinkarte einzulösen.

Aber auch die Jochen Schweizer Wertgutscheine sind bei Mitarbeitern immer wieder ein sehr willkommenes Geschenk. Schließlich bietet das Unternehmen über 1300 unterschiedliche Aktivitäten für jeden Geschmack und jedes Alter an. Der Beschenkte kann auch hier wieder selbst bestimmen, wofür er seinen Gutschein einlösen möchte.

Übrigens:

Auch Mini-Jobber können von den steuerlichen Vorteilen profitieren und Sachzuwendungen steuer- und sozialabgabenfrei erhalten.

Freigrenze ist kein Jahresbetrag

Übrigens: die Freigrenze für persönliche Aufmerksamkeiten ist kein Jahresbetrag. Sie können einem Arbeitnehmer also auch mehrmals pro Jahr zu einem persönlichen Anlass etwas schenken. Das gilt sogar für Anlässe, die in einem Monat sind. Feiert einer Ihrer Mitarbeiter also z.B. im März seinen Geburtstag und die Geburt seines Kindes, können Sie ihm auch zwei Geschenke überreichen. Wichtig ist nur, dass beide Geschenke die Freigrenze von 40 EUR nicht überschreiten.

Aber Achtung:

Feiertage wie Ostern, Weihnachten usw. zählen nicht als persönlicher Anlass. Hier dürfen Sie Ihren Mitarbeitern keine Geschenke im Wert von 40 EUR machen, da diese Feiertage weder einmalig noch selten wiederkehrend sind und auch keinen persönlichen Bezug zum Beschenkten haben. (Lesetipp: 7 originelle Geschenke für Kunden zu Weihnachten)

Schnellcheck für steuerfreie Geschenkideen

Erfüllt das Geschenk diese vier Voraussetzungen, ist es steuer- und beitragsfrei:

1. Sie schenken etwas zu einem persönlichen Anlass des Arbeitnehmers oder eines seiner Familienangehörigen
2. der Wert der Aufmerksamkeit übersteigt nicht die Freigrenze von 40 EUR (ab 01.01.2015 sind es 60 EUR)
3. das Geschenk ist eine Sachzuwendung (niemals Geldgeschenke machen, denn diese sind immer ein lohnsteuer- und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt)
4. das Geschenk ist nicht zu einem Feiertag wie z.B. Ostern, Weihnachten, usw.

Es gibt allerdings noch einen Sonderfall: Müssen Ihre Mitarbeiter an einem Arbeitseinsatz (z.B. Inventur) teilnehmen, der einen unvorhersehbaren oder ohne Aufschub zu erledigenden Mitarbeitereinsatz erfordert, und Sie spendieren diesen Mitarbeitern in der Pause ein Essen auf Betriebskosten, dann darf diese Mahlzeit die Freigrenze von 40 Euro pro Mitarbeiter nicht überschreiten. Ab 01.01.2015 sind es auch hier 60 EUR pro Mitarbeiter.

Belohnungsgeschenke – Geschenke zu sonstigen Anlässen

Unabhängig von Geschenken zu persönlichen Anlässen dürfen Sie Ihren Mitarbeitern jeden Monat eine steuer- und sozialversicherungsfreie Sachzuwendung im Wert von bis zu 44 EUR zukommen lassen. Dabei kann es sich um Geschenke handelt, die als Dankeschön oder zur Mitarbeitermotivation dienen sollen. Wichtig ist nur, dass Sie beachten, dass es sich um einen Monatswert handelt. Anders, als bei den Geschenken zu persönlichen Anlässen können Sie Ihren Mitarbeitern also nur einmal pro Monat ein Geschenk im Wert von 44 EUR zukommen lassen.

Aber auch hier gilt wieder: die Freigrenze darf nicht einmal um einen Cent überschritten werden. Es geht sonst die Steuerfreiheit verloren. Nähere Informationen dazu finden Sie im Merkblatt der IHK Berlin zum Thema Betriebsveranstaltungen und Sachgeschenke.