Mahnung schreiben – So verfassen Sie Zahlungserinnerungen richtig

Auf einige Schreiben würde man gern verzichten. So beispielsweise auf eine Mahnung. Wenn der Kunde aber seine Ware nicht rechtzeitig gezahlt hat, kommen Sie nicht darum herum. Wie Sie diese formulieren, lesen Sie hier.

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Dem Verschicken der Ware und der Erbringung von Dienstleistungen folgt das Begleichen der Rechnung. Was eigentlich logisch klingt, ist für viele Unternehmer zu schön, um wahr zu sein.

Mit der Zahlungsmoral der Deutschen ist es nicht zum besten bestellt. Die Gründe sind verschieden.

Wie sieht eine Zahlungserinnerung aus?

Dabei kann es sich um ein formloses Schreiben handeln. Zahlungserinnerungen ziehen keine Konsequenzen nach sich, daher gibt es auch keine Vorgaben.

Folgende Angaben sollten dennoch enthalten sein:

  • Name und Adresse von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
  • Rechnungsnummer
  • Gegenstand der Rechnung
  • Bankverbindung
  • offener Betrag
  • Zahlungsziel

Folgender Wortlaut ist in etwa üblich:

Im Alltag passiert es leicht, dass bestimmte Dinge einfach vergessen oder verlegt werden. Leider konnten wir bislang auf die Rechnung … keinen Zahlungseingang feststellen. Daher bitten wir Sie, den noch offenen Betrag in Höhe von … baldigst, spätestens bis zum …, auf das angegebene Konto zu überweisen.

Sollte die Zahlung mittlerweile erfolgt sein, berücksichtigt sind Buchungen bis zum …, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Vielen Dank und freundliche Grüße

Die erste Mahnung

Der ersten Mahnung muss nicht zwingend eine Zahlungserinnerung vorausgehen. In Zahlungsverzug ist der Rechnungsempfänger automatisch geraten, wenn er das auf der Rechnung vermerkte Zahlungsziel nicht erreicht hat.

» Tipp: Mit der ersten Mahnung beginnt ein im Geschäftsalltag üblicher Vorgang, von dem jeder Unternehmer Gebrauch machen sollte.

Wenn auch die Mahnung einen anderen Stellenwert besitzt, als die Zahlungserinnerungen, konkrete Vorgaben gibt es auch für Mahnungen nicht. Wichtig ist, dass der Schuldner auf der Mahnung alle Angaben der Rechnung wiederfindet. Es muss davon ausgegangen werden, dass die Rechnung verlegt wurde und der Empfänger der Mahnung keinen direkten Zugriff darauf hat. Um nicht wertvolle Zeit verstreichen zu lassen, sind Mahnungen übersichtlich und zugleich aussagekräftig zu gestalten.

Zunächst muss aus dem Schriftstück klar und deutlich hervorgehen, dass es sich um eine Mahnung handelt.

Weiterhin sind folgende Angaben zwingend notwendig:

  • Name und vollständige Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungssumme
  • Bankverbindung
  • Steuernummer
  • konkretes neues Zahlungsziel

» Tipp: Bereits für die erste Mahnung können Mahngebühren erhoben werden. Auch Verzugszinsen kann der Gläubiger veranschlagen. Er sollte dies allerdings begründen und Zeitraum und Zinssatz nicht unerwähnt lassen.

Die erste Mahnung kann in etwa so lauten:

Bislang ist für die Rechnung … leider noch kein Zahlungseingang verbucht worden. Auf den Rechnungsbetrag von … werden Mahngebühren in Höhe von … erhoben. Wir bitten um baldige Zahlung der offenen Forderung. Spätestens zum … sollte der Betrag auf dem genannten Konto eingegangen sein. Sollte die Rechnung nicht fristgerecht beglichen werden, müssen Sie mit weiteren Mahngebühren und Verzugszinsen rechnen.

Mit freundlichen Grüßen

» Tipp: Wurde vorab keine Zahlungserinnerung verschickt, kann die Formulierung abgeändert und dem Wortlaut der Zahlungserinnerung angepasst werden.

Wie hoch sollten Mahngebühren veranschlagt werden?

Für die Erhebung von Mahngebühren gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Es sollte sich um einen angemessenen Betrag handeln, welcher dem Aufwand der Ausfertigung der Mahnung entspricht. Als allgemeine Empfehlung gelten 2,50 Euro pro Mahnstufe. Bei drei gängigen Mahnungen belaufen sich die Gesamt-Mahngebühren dann also auf 7,50 Euro.

Die zweite und dritte Mahnung

Wurde der fehlende Betrag nach Erhalt der ersten Mahnung beglichen, kann von einem weiteren Mahnverfahren abgesehen werden. Die Erfahrung beweist jedoch häufig das Gegenteil, der Unternehmer wartet auch nach erfolgter Mahnung noch auf sein Geld. Bei der zweiten und dritten Mahnung sollten Sie härtere Töne anschlagen und der Zahlungsforderung durch einen enger gesteckten Zeitrahmen Ausdruck verleihen.

» Tipp: Das Zahlungsziel sollte nicht mehrere Wochen in der Zukunft liegen, sondern auf wenige Tage begrenzt werden.

Der Wortlaut der zweiten und dritten Mahnung kann in etwa so aussehen:

Trotz der Zahlungserinnerung vom … und der ersten Mahnung vom … konnte für die Rechnung … noch kein Zahlungseingang festgestellt werden.

Sie haben folgende Beträge zu zahlen:

Rechnungssumme:
Mahngebühren:
Verzugssumme:
Gesamtsumme:

Der ausstehende Rechnungsbetrag ist bis zum … zu zahlen.

Wurde das Zahlungsziel nicht eingehalten, sehe ich mich, ohne eine weitere Ankündigung gezwungen, rechtliche Schritte in die Wege zu leiten.

Damit ist das einfache Mahnverfahren ausgeschöpft. Bleibt der Rechnungsempfänger den Betrag weiterhin schuldig, ist der nächste Schritt das gesetzliche Mahnverfahren.

Lesen Sie auch: Kunde zahlt Rechnung nicht – So gehen Sie bei Zahlungsverzug richtig vor

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